Poradnik Przedsiębiorcy

Doręczenia elektroniczne - jakie zaszły zmiany?

W ostatnich latach organy państwa coraz bardziej się informatyzują. Jedną ze zmian są elektroniczne sposoby komunikacji pomiędzy organami czy sądami a petentami. W tym zakresie od 1 lipca 2021 roku wprowadzono do obrotu gospodarczego i postępowań administracyjnych oraz sądowych nowy rodzaj korespondencji elektronicznej, tzw. e-doręczenia. Zmiana spowoduje, że doręczenia elektroniczne będą wywierać takie same skutki jak tradycyjne doręczenie korespondencji. Ustawodawca chce, aby ta forma była dominująca. Proces e-doręczeń jest rozłożony w czasie. 

Wyłączone pisma z e-doręczeń

Ustawodawca uznał, że nie każda korespondencja może być wysyłana elektronicznie.  Powyższych regulacji nie stosujemy do korespondencji:

  • zawierającej informacje niejawne;

  • przesyłanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursach prowadzonych na podstawie ustawy – Prawo zamówień publicznych;

  • przesyłanej w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi;

  • która na mocy odrębnych przepisów jest nadawana lub odbierana z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych (np. na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów).

W przypadku, gdy organ ma wiedzę, że osoba fizyczna mająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności, również nie stosujemy tej formy doręczeń.

Doręczenia elektroniczne i hybrydowe

W ustawie opisano szczegółowo, kiedy należy stosować doręczenia elektroniczne. Ponadto ustawodawca wprowadził możliwość doręczania hybrydowego. 

Podmioty publiczne będą miały obowiązek doręczania między sobą korespondencji z wykorzystaniem doręczenia elektronicznego.  

Ponadto podmioty publiczne będą dostarczać pisma za pomocą e-doręczeń firmom i osobom fizycznym.

Doręczenia będą możliwe pod warunkiem posiadania przez firmy i osoby fizyczne adresu do doręczeń elektronicznych. Adres ten winien być wpisany do bazy adresów elektronicznych, która będzie prowadzona przez ministra właściwego do spraw cyfryzacji.

Ponadto wprowadzono tzw. publiczną usługę hybrydową. Ma zapewnić elektronizację wymiany pism także w kontaktach z osobami, które z różnych przyczyn nie mogą odebrać korespondencji w formie elektronicznej.

W takim przypadku osoby otrzymają korespondencję z urzędu w formie papierowej. Co istotne, wówczas pisma będą utworzone i przesłane elektronicznie, następnie drukowane i w formie papierowej dostarczane za pośrednictwem poczty. Po 31 grudnia 2025 roku zostanie w przetargu wyłoniony operator zajmujący się przesyłkami hybrydowymi.  

Nowa baza adresów elektronicznych

Jak to już zostało wspomniane, ustawodawca wprowadził bazę adresów elektronicznych. Wprowadzono więc nowy rejestr publiczny prowadzony przez ministra cyfryzacji.

W powyższym rejestrze zgromadzone będą adresy do doręczeń elektronicznych wszystkich podmiotów, które korzystają z tej formy.

W przypadku niektórych podmiotów wpis na listę będzie obowiązkowy. Powyższe dotyczy m.in.:

  • adwokatów, radców prawnych, notariuszy wykonujących swój zawód;

  • doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych wykonujących swój zawód;

  • rzeczników patentowych wykonujących swój zawód;

  • radców Prokuratorii Generalnej wykonujących czynności służbowe.

Ponadto w bazie winni znaleźć się:

  • przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG, czyli np. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą;

  • przedsiębiorstwa prowadzące działalność na podstawie wpisu w KRS.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS będą mieli obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. W przypadku osób fizycznych nie będzie takiego obowiązku.

Co do zasady jeden podmiot będzie miał w bazie tylko jeden adres do doręczeń elektronicznych. 

Od tej zasady przewidziano kilka wyjątków. W tych przypadkach podmiot może mieć kilka adresów – pod warunkiem, że jest to uzasadnione strukturą podmiotu, jego organizacją lub wielkością. 

Wprowadzono okres przejściowy

Biorąc pod uwagę, jak istotne zmiany będą wprowadzone, ustawodawca wprowadził okres przejściowy.  

W tym przypadku proces wdrażania e-doręczeń ma skończyć się dopiero w 2029 roku. Od 1 lipca 2021 roku podatnicy mogą składać wnioski o wpis do bazy adresów elektronicznych. 

Ustawodawca także szczegółowo określił, w jakim terminie podmioty będą musiały wpisać się do rejestru. 

Przedsiębiorstwa podlegające wpisowi do KRS będą musiały wpisać adres do 30 września 2022 roku.

Natomiast przedsiębiorcy działający na podstawie wpisu do CEIDG będą musieli spełnić ten obowiązek do 30 września 2022 roku.

Ponadto, ustawodawca określił, od kiedy ustawę o doręczeniach elektronicznych, w zakresie e-doręczeń, muszą stosować poszczególne instytucje publiczne.

Doręczenia elektroniczne– ZUS

Instytucją, która dostarcza bardzo dużą liczbę przesyłek, jest ZUS. Tym samym nowe rozwiązania wprowadziły nowe zasady w dostarczaniu korespondencji z ZUS-em za pomocą e-doręczeń.

Zmiany wchodzą w życie od 1 lipca 2021 roku, jednak ZUS ma stosować nowe przepisy  od 1 stycznia 2022 roku. 

Podsumowując, doręczenia elektroniczne  spowodują, że tradycyjny sposób powoli przestanie obowiązywać. Co istotne, ustawodawca dał zarówno podmiotom, jak i instytucjom czas na dostosowanie się do zmian. Długi czas na ich wprowadzenie należy ocenić pozytywnie.