E-doręczenia niedługo będą dotyczyć obowiązkowo sporej grupy podmiotów. Adres do doręczeń elektronicznych podmioty niepubliczne uzyskują na wniosek, w ramach którego można, a w niektórych przypadkach trzeba wskazać administratora skrzynki doręczeń, którym może być pracownik. Możliwe jest także nadawanie innych dostępów przez administratora. Sprawdź, co jeszcze warto wiedzieć o adresie do doręczeń elektronicznych i zarządzaniu skrzynką do e-doręczeń.
Adres do doręczeń elektronicznych
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.
Kto powinien mieć adres do doręczeń elektronicznych?
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jest obowiązany, począwszy od 1 października 2024 roku:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Od 1 października 2026 taki obowiązek będą miały również podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
Podmiot niepubliczny inny niż określony powyżej może, lecz nie musi mieć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje:
- na podstawie wniosku, lub
- automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 3a ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym albo w art. 3 ust. 1 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Minister właściwy do spraw informatyzacji tworzy adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego na wniosek podmiotu niepublicznego skierowany do tego ministra.
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest składany z wykorzystaniem usługi online.
Do wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dołącza się:
- dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego;
- pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony.
Jeżeli we wniosku nie wskazano adresu wnioskodawcy i nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, minister właściwy do spraw informatyzacji pozostawia wniosek bez rozpoznania.
Jeżeli wniosek nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa lub zawiera nieprawidłowe dane, minister właściwy do spraw informatyzacji wzywa wnioskodawcę do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego minister właściwy do spraw informatyzacji przesyła niezwłocznie informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń, jeżeli został wskazany, a w przypadku podmiotu niepublicznego będącego osobą fizyczną – także na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku.
Minister właściwy do spraw informatyzacji:
- wpisuje adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych po aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych;
- przesyła informację o wpisie na adres do doręczeń elektronicznych, którego dotyczy wpis.
Administrator skrzynki do doręczeń
Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.
Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest z kolei tylko uprawniony, a nie zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń.
Do aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz zarządzania skrzynką doręczeń jest uprawniony:
- administrator skrzynki doręczeń – w przypadku podmiotu publicznego oraz podmiotu niepublicznego niebędącego osobą fizyczną;
- podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną oraz administrator skrzynki doręczeń, jeżeli został wyznaczony.
Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego następuje po uwierzytelnieniu osoby uprawnionej do dokonania tej czynności w sposób określony w art. 20a ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
E-doręczenia - zarządzanie skrzynką
Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności:
- dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji wysyłania i odbierania korespondencji oraz zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny, a także konfigurowania skrzynki doręczeń;
- wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa wyżej.
Przykład 1.
W jaki sposób nadać pracownikowi dostęp do skrzynki do doręczeń? Pracownik może pełnić funkcję administratora skrzynki do doręczeń – dane takiej osoby wskazuje się we wniosku o uruchomienie adresu do doręczeń. Następnie wyznaczony administrator do doręczeń może wskazywać inne osoby fizyczne i nadawać im dostęp do skrzynki, upoważniając do dokonywania czynności na skrzynce.
