Prawidłowe rozliczenie zwolnienia lekarskiego, które wpłynęło do pracodawcy już po wypłacie pensji, bywa wyzwaniem dla działów kadr. Zrozumienie procedur, jak ująć zaległe zwolnienie lekarskie w dokumentacji płacowej, jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia błędów w rozliczeniach wynagrodzeń pracowników.
Wynagrodzenie za czas choroby i zasiłek chorobowy
Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek:
- choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
- wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży – w okresie wskazanym w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia;
- poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – w okresie wskazanym w pkt 1 – pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.
Jeżeli niezdolność do pracy z przyczyn wymienionych wyżej w pkt 1-3 trwa łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi nie wypłaca się już wynagrodzenia za czas choroby, lecz zasiłek chorobowy na zasadach określonych w Ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – tzw. ustawie zasiłkowej.
Zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i zasiłek chorobowy oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, określonych w ustawie zasiłkowej, i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Należy przy tym wspomnieć o jednej różnicy polegającej na tym, że wynagrodzenie za czas choroby nie ulega obniżeniu w przypadku ograniczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego na podstawie art. 46 ustawy zasiłkowej, który stanowi, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego nie może być wyższa niż kwota wynosząca 100% przeciętnego wynagrodzenia (kwotę tę ustala się miesięcznie, poczynając od 3. miesiąca kwartału kalendarzowego, na okres 3 miesięcy, na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału, ogłaszanego dla celów emerytalnych).
Wynagrodzenie za pracę a świadczenia chorobowe
Sposób ustalania omawianych świadczeń chorobowych – wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego – różni się od sposobu, w jaki ustala się należne pracownikowi wynagrodzenie za pracę.
Świadczenia chorobowe oblicza się od podstawy, którą stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego, podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku (art. 36 ustawy zasiłkowej).
Wysokość wynagrodzenia za pracę wynika z treści zawartej przez strony umowy o pracę. W okresie zwolnienia chorobowego pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za pracę, lecz tylko świadczenie chorobowe – o ile nie upłynął tzw. okres zasiłkowy. W przypadkach, w których pracownik przez część miesiąca był niezdolny do pracy z powodu choroby, a pozostałą część przepracował, konieczne jest ustalenie zarówno kwoty należnego świadczenia chorobowego, jak i wynagrodzenia za pracę. Wówczas znajduje zastosowanie § 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z tym przepisem w celu obliczenia wynagrodzenia za pracę, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał świadczenie chorobowe, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Zaległe zwolnienie lekarskie a wynagrodzenie za pracę
Comiesięczne ustalanie i wypłacanie zarówno wynagrodzenia za pracę, jak i świadczeń chorobowych, nie powoduje trudności, gdy przed dniem wypłaty wiadomo, w jakich dniach i przez ile godzin pracownik wykonywał w danym miesiącu pracę, a także czy i przez ile dni był niezdolny do pracy z powodu choroby. Wtedy pracodawca ustala należne pracownikowi kwoty odpowiednio na podstawie § 11 wyżej wspomnianego rozporządzenia oraz art. 36 i nast. ustawy zasiłkowej.
Zdarzają się jednak sytuacje, w których pracodawca otrzymuje zwolnienie lekarskie pracownika z opóźnieniem – już po wypłacie wynagrodzenia za pracę. Okazuje się wówczas, że pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za pracę również za dni, na które wystawiono mu zwolnienie lekarskie. Powoduje to konieczność dokonania rozliczenia takiego zaległego zwolnienia lekarskiego w ten sposób, że w miejsce wynagrodzenia za pracę wypłaconego za dni nieobecności spowodowanej chorobą pracownik otrzyma świadczenie chorobowe. Rozliczenie takie umożliwiają przepisy o dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę.
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 87 § 1 kp z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania – podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.
W art. 87 § 7 kp zamieszczono szczególną regulację, rozszerzającą katalog przypadków, w których pracodawca może dokonywać potrąceń bez zgody pracownika. W myśl tego przepisu z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Jak wyjaśniono w wyroku Sądu Najwyższego z 4 października 1994 roku (I PRN 71/94), art. 87 § 7 kp został przewidziany dla sytuacji, w których po wypłaceniu przez zakład pracy wynagrodzenia za dany okres (najczęściej z góry) nastąpi nieobecność pracownika w pracy, za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie. Wówczas z mocy omawianego przepisu pracodawca może „odliczyć” z wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, będąc zobowiązany przepisami określającymi terminy wypłaty wynagrodzeń. Istota tego „odliczenia” polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu o wynagrodzenie wypłacone mu w jedynie poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje.
Przykład 1.
Wynagrodzenie pracownika, ustalone w stałej stawce miesięcznej, wynosiło 9000 zł. W obowiązującym w zakładzie pracy terminie, 26 maja, dokonano wypłaty tego wynagrodzenia pracownikowi. 29 maja pracownik nie stawił się do pracy, a 1 czerwca wpłynęło do zakładu pracy zwolnienie lekarskie stwierdzające jego niezdolność do pracy z powodu choroby, obejmujące 3 dni – od 29 do 31 maja. W tych okolicznościach pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za przepracowanie całego maja, lecz tylko okresu od 1 do 28 maja. Za 3 dni maja (od 29 do 31) nabył on prawo do świadczenia chorobowego (wynagrodzenia za czas choroby, ewentualnie zasiłku chorobowego). W związku z tym pracodawca obliczył kwotę należnego mu wynagrodzenia za przepracowanie części maja, wynoszącą 8100 zł:
- 9000 zł : 30 = 300 zł
- 300 zł × 3 dni = 900 zł
- 9000 zł – 900 zł = 8100 zł
Następnie przy wypłacie wynagrodzenia za pracę dokonywanej w czerwcu pracodawca odliczył nienależną pracownikowi kwotę wypłaconą 26 maja za okres nieobecności w pracy spowodowanej chorobą, czyli kwotę 900 zł. W konsekwencji w czerwcu wypłacono pracownikowi 8100 zł tytułem wynagrodzenia za pracę.
Przepis art. 87 § 7 kp ułatwia pracodawcom rozliczanie zaległych zwolnień lekarskich, gdyż upoważnia ich do dokonania stosownego odliczenia bez konieczności uzyskiwania na tę okoliczność zgody pracownika.
