Przepisy prawa pracy ustalają jak powinno być ustalane wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w zależności od tego, czy przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym, czy też był nieobecny z innych przyczyn.
Miesięczne wynagrodzenie za pracę
W Kodeksie pracy przyjęto generalną zasadę miesięcznego cyklu wypłacania wynagrodzenia. Zgodnie z art. 85 § 1 kp wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 2–3 Kodeksu pracy).
W przepisach przewidziano jednak również, że niektóre elementy pensji można wypłacać rzadziej niż co miesiąc. W myśl art. 85 § 4 kp składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.
Forma oraz sposób wypłaty wynagrodzenia
Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 1–3 Kodeksu pracy).
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca
Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 80 Kodeksu pracy, iż wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią – w przypadkach, w których pracownik nie świadczył pracy przez część miesiąca, pracodawca musi odpowiednio umniejszyć wynagrodzenie pracownika, wypłacając mu należność za czas przepracowany.
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, to jego wartość należy obliczać odrębnie, opierając się na odnośnych przepisach ustalających w tym zakresie różne zasady, w tym na:
- art. 81 Kodeksu pracy (wynagrodzenie za czas przestoju);
- art. 92 i unormowaniach Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1133 ze zm.);
- art. 172 Kodeksu pracy (wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego) i przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14);
- przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).
Przy ustalaniu wynagrodzenia za pracę wykonywaną przez część miesiąca należy stosować przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927) – dalej „rozporządzenie”.
Przypadek niezdolności do pracy z powodu choroby
Zgodnie z § 11 rozporządzenia w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy (tzw. wynagrodzenie za czas choroby) lub zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa bądź w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30
- i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, a następnie
- tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład 1.
Od 1 do 10 lipca pracownik nie wykonywał pracy z powodu choroby, a dni od 11 do 31 lipca przepracował. Jego miesięczna stawka wynagrodzenia wynosi 5 400,00 zł. Jak wyliczyć wynagrodzenie?
Obliczenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca (11–31 lipca) przedstawia się następująco:
5 400,00 zł : 30 = 180,00 zł;
180,00 zł x 10 dni choroby = 1 800,00 zł;
5 400,00 zł – 1 800,00 zł = 3 600,00 zł.
Wynagrodzenie pracownika za przepracowaną część miesiąca wynosi 3 600,00 zł.
Pozostałe przypadki
W myśl § 12 ust. 1 rozporządzenia w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu
- i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn, a następnie
- tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład 2.
Pracownik, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku, przez 8 godzin dziennie. W dniach od 7 do 10 października korzystał z urlopu bezpłatnego – nieobecność pracownika objęła zatem 4 dni, czyli 32 godziny (4 dni x 8 godzin). W październiku przypadają do przepracowania 184 godziny. Miesięczne wynagrodzenie pracownika, określone w umowie o pracę, wynosi 6 200,00 zł. Jak wyliczyć wynagrodzenie?
Wynagrodzenie za przepracowane dni obliczamy następująco:
6 200,00 zł : 184 godziny = 33,70 zł;
33,70 zł x 32 godziny = 1 078,40 zł;
6 200,00 zł – 1 078,40 zł = 5 121,60 zł.
Wynagrodzenie pracownika za przepracowaną część miesiąca wynosi 5 121,60 zł.
Sposób ustalania wynagrodzenia za przepracowanie części miesiąca, określony w § 12 ust. 1 rozporządzenia, należy stosować także w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca (§ 12 ust. 2 rozporządzenia).
Przykład 3.
Pracownik i pracodawca uzgodnili, że łącząca ich umowa o pracę zostanie rozwiązana 27 sierpnia. To oznacza, że w sierpniu pracownik nie będzie świadczył pracy przez 3 dni: od 28 do 30 sierpnia. Pracownik był zatrudniony w ramach systemu równoważnego czasu pracy i zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy miał wykonywać pracę: 28 sierpnia – przez 12 godzin, 29 sierpnia – przez 6 godzin, a 30 sierpnia – przez 10 godzin, czyli razem przez 28 godzin. W sierpniu przypada do przepracowania 168 godzin. Miesięczna stawka wynagrodzenia pracownika wynosi 4 900,00 zł. Jak wyliczyć wynagrodzenie?
Wynagrodzenie za przepracowane dni od 1 do 26 sierpnia obliczamy następująco:
4 900,00 zł : 168 godzin = 29,17 zł;
29,17 zł x 28 godzin = 816,76 zł;
4 900,00 zł – 816,76 = 4 083,24 zł.
Wynagrodzenie pracownika za przepracowaną część miesiąca (do dnia rozwiązania umowy o pracę) wynosi 4 083,24 zł.
Przedstawione sposoby obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca opierają się na generalnym założeniu, że kwota takiego wynagrodzenia ma być proporcjonalna do przepracowanego czasu.
