Poradnik Przedsiębiorcy

Potrącenie z wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego

Każdy pracownik może poprosić pracodawcę o zwolnienie z pracy w celu załatwienia różnych swoich spraw. Jednak czas wyjścia prywatnego należy odpracować lub przygotować się na potrącenie z wynagrodzenia.

Wyjście prywatne w czasie pracy

Wyjścia prywatne to inaczej zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Wyjścia takie wymagają złożenia przez pracownika wniosku i zaakceptowania go przez przełożonego. Przepisy nie regulują jednak ani treści takiego wniosku, ani sposobu i terminu jego złożenia. Prawo pozostawia tu dużą swobodę, dlatego sprawy związane z udzielaniem takich zwolnień są często uregulowane w wewnętrznych przepisach, np. w regulaminie pracy.

Przykład 1.

Pan Adam otrzymał telefon od żony, która miała wypadek samochodowy. W związku z tym o godzinie 13:00 poprosił przełożonego o zwolnienie z pracy do końca dnia, czyli na 2 godziny wcześniej (powinien pracować do godziny 15:00). Przełożony poprosił o złożenie wniosku o wyjście prywatne i zadeklarowanie, czy pan Adam zamierza odpracować czas zwolnienia, a następnie zaakceptował wniosek pracownika.

Samowolne opuszczenie miejsca pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Dlatego pracownik powinien pamiętać o poinformowaniu przełożonego o wyjściu prywatnym. Co ważne, pracodawca nie ma obowiązku się na nie zgodzić.

Przykład 2.

Pani Joanna miała umówioną wizytę u kosmetyczki o godzinie 14:30 (powinna pracować do godziny 16:00). Dlatego poprosiła przełożonego o możliwość wcześniejszego wyjścia z pracy. Przełożony uznał, że powód jest zbyt błahy i nie wyraził zgody na wyjście prywatne.

Pracodawca nie ma obowiązku zgodzić się na wyjście prywatne pracownika.

Odpracowanie wyjścia prywatnego

Wyjście prywatne pracownik może odpracować, ale jest to nieobowiązkowe i zależy od decyzji zatrudnionego. Odpracowywanie wcześniejszego wyjścia powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Jednak gdy z jakichś względów nie jest to możliwe, pracodawca może wymagać podpisania zobowiązania do odrobienia godzin pracy w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy odpracowanie nie stanowi pracy w nadgodzinach, a więc nie uprawnia do dodatkowej rekompensaty z tego tytułu. By czas odpracowywania prywatnego wyjścia z pracy nie liczył się jako godziny nadliczbowe, wniosek o wyjście prywatne musi zostać złożony w formie pisemnej.

Przykład 3.

Pani Joanna przychodzi do pracy na godzinę 8:00, następnie na swój pisemny wniosek w godzinach od 12:00 do 14:00 załatwia swoje prywatne sprawy, po czym wraca do zakładu pracy i kontynuuje pracę do godziny 18:00, zamiast normalnie do godziny 16:00. W tym przypadku praca ponad standardowe godziny nie jest pracą w godzinach nadliczbowych.

Ponadto jeżeli pracownik decyduje się na odpracowanie wyjścia prywatnego, to nie może ono naruszać prawa do 11-godzinnego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Odpracowanie wyjścia prywatnego nie powinno następować w dni wolne od pracy: z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, niedziele i święta wolne od pracy, ponieważ wtedy pojawiłby się obowiązek oddania kolejnego dnia wolnego od pracy.

Przykład 4.

Pan Witold w poniedziałek 24 sierpnia 2020 roku wyszedł z pracy 6 godzin wcześniej. Złożył odpowiedni wniosek, w którym poinformował, że odpracuje wyjście prywatne 25, 26 oraz 27 sierpnia 2020 roku, zostając w te dni dłużej – codziennie po 2 godziny. Odpoczynek dobowy został zachowany, więc pracodawca zgodził się na wyjście prywatne i jego odpracowanie w proponowanych terminach.

Jeżeli wyjście prywatne pracownika i odpracowanie tego wyjścia przypada w tym samym miesiącu, wtedy podczas wyliczania wynagrodzenia nie ma potrzeby dokonywać dodatkowych obliczeń, a wynagrodzenie pracownika pozostaje niezmienione. Odmiennie jest, gdy pracownik odpracował wyjście prywatne w innym miesiącu. W takim przypadku podczas wyliczania wynagrodzeń:

  • w miesiącu, w którym nastąpiło wyjście w celach prywatnych, wynagrodzenie podlega odpowiedniemu obniżeniu;
  • w miesiącu odpracowania wyjścia prywatnego kwotę wynagrodzenie należy powiększyć o godziny, w których pracownik odpracował to wyjście.

Przy różnych wymiarach czasu pracy w poszczególnych miesiącach takie wyliczenie prowadzić będzie do otrzymania różnych kwot wynagrodzenia. Oznacza to, że obniżenie pensji za prywatne wyjście może nie być równe kwocie wynagrodzenia za czas przepracowany. Natomiast jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie godzinowe, akordowe lub prowizyjne, wówczas powyższych wyliczeń przy wyjściach prywatnych wykonywać nie trzeba.

Przykład 5.

Pani Dorota jest zatrudniona na cały etat z wynagrodzeniem zasadniczym 6000 zł brutto. W sierpniu 2020 roku skorzystała z wyjścia prywatnego i nie było jej w pracy przez 2 godziny. Czas ten odpracowała we wrześniu 2020 roku.

  • Wynagrodzenie za pracę w sierpniu:

6000 zł : 160 (godziny do przepracowania w sierpniu) = 37,50 zł;

37,5 zł x 2 (godziny wyjścia prywatnego) = 75 zł;

6000 zł – 75 zł = 5 925 zł.

  • Wynagrodzenie za pracę we wrześniu:

6000 zł : 176 (godziny do przepracowania we wrześniu) = 34,09 zł;

34,09 zł x 2 (godziny wyjścia prywatnego) = 68,18 zł;

6000 zł + 68,18 zł = 6068,18 zł.

Pani Dorota za odpracowany czas dostała o 6,81 zł mniej (75 zł – 68,18 zł), niż potrącono jej z tytułu prywatnego wyjścia; jest to wyliczenie prawidłowe.

Potrącenie z wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego

Wyjścia prywatnego pracownik nie musi odpracować. Natomiast przepisy nie przyznają mu prawa do wynagrodzenia za czas wyjść prywatnych, a zatem co do zasady powinno być ono za ten czas potrącone. Wyjścia prywatne mają zatem charakter nieodpłatny, chyba że kwestia ta została odmiennie uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast za czas nieświadczenia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, tylko gdy przewidują to przepisy prawa pracy.

Przykład 6.

Pan Tomasz pracuje na cały etat z wynagrodzeniem 4000 zł brutto. W sierpniu 2020 roku skorzystał z wyjścia prywatnego i nie było go w pracy przez 5 godzin. Pan Tomasz nie będzie odpracowywał tego wyjścia. Pracodawca w sierpniu wypłaci mu pomniejszone wynagrodzenie:

4000 zł : 160 (godziny do przepracowania w sierpniu) = 25 zł

25 zł x 5 (godziny wyjścia prywatnego) = 125 zł

4000 zł –125 zł = 3875 zł.

Pan Tomasz w sierpniu otrzyma wynagrodzenie w wysokości 3875 zł brutto.

Potrącenie z wynagrodzenia z tytułu wyjścia prywatnego bez zgody pracownika jest możliwe jedynie w miesiącu, w którym miało ono miejsce, oraz w kolejnym. W innym terminie jest to możliwe wyłącznie za pisemną zgodą pracownika. Jeśli pracownik nie wyrazi takiej zgody,  pracodawca może dochodzić swych roszczeń wyłącznie na drodze sądowej.

Przykład 7.

Pani Karolina w sierpniu wyszła z pracy wcześniej o 1 godzinę i tego nie odpracowała. W sierpniu i we wrześniu pracodawca nie potrącił jej tego wyjścia prywatnego z wynagrodzenia. Potrącenie z wynagrodzenia sierpniowego możliwe będzie do wykonania, z tytułu wyjścia prywatnego, w wynagrodzeniu za październik dopiero po wyrażeniu zgody przez panią Karolinę.

Pracownicy czasami korzystają z wyjść prywatnych w godzinach pracy. Pracodawcy muszą natomiast znać zasady, na jakich pracownicy mogą ten czas odpracować, a także wiedzieć, jak wygląda potrącenie czasu nieprzepracowanego z wynagrodzenia pracownika.

Potrącenie z wynagrodzenia czasu wyjścia prywatnego w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl można w łatwy sposób dokonać potrącenia z wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego. W zakładce KADRY » PRACOWNICY » SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA » CZAS PRACY wprowadza się informacje na temat czasu pracy. W zależności od indywidualnych potrzeb można wprowadzać zmiany w liczbę godzin pracy poprzez AKCJE » GODZINY PRACY.

potrącenie z wynagrodzenia

Jeżeli pracownik skorzystał z wyjścia prywatnego i ustalił z pracodawcą, że czas ten nie będzie obrabiany, dzięki opcji POTRĄCANE czas taki może zostać potrącony z wynagrodzenia, o czym więcej w artykule Ewidencja czasu pracy w systemie wFirma.pl.