Poradnik Przedsiębiorcy

Nieobecność w pracy - jak ją usprawiedliwić

Nieobecność w pracy może być spowodowana różnymi czynnikami – zarówno chorobą, jak i zdarzeniami losowymi, którym nie można było zapobiec, a które mogą zostać uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające absencję. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie powody mogą stanowić o usprawiedliwieniu nieobecności w pracy.

Elektroniczne L4 – brak obowiązku informowania?

Odkąd wprowadzono elektroniczne zwolnienia lekarskie, które trafiają bezpośrednio do ZUS-u oraz na konto PUE pracodawcy, niektórzy wyszli z założenia, że nie muszą już informować przełożonego o swojej nieobecności i jej przyczynie. Nic bardziej mylnego – pracownicy nadal mają obowiązek informacyjny względem swojego pracodawcy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik ma obowiązek uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

E-zwolnienie wystawione pracownikowi trafia automatycznie do pracodawcy, ale pracownik i tak musi poinformować firmę, że nie będzie go w pracy.

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik powinien dokonać osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Na ogół jednak najbardziej powszechne jest poinformowanie pracodawcy drogą telefoniczną. Bez względu na formę, w jakiej otrzymał zwolnienie lekarskie, pracownik ma obowiązek niezwłocznego poinformowania swojego pracodawcy o tym zdarzeniu.

Nieobecność w pracy – poinformuj pracodawcę o przyczynach

Jak wcześniej wspomniano, pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie oraz przewidywanym czasie nieobecności niezwłocznie – nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Niedotrzymanie terminu również można usprawiedliwić, jednak tylko w szczególnych okolicznościach, na przykład obłożnej choroby pracownika połączonej z nieobecnością domowników lub innym zdarzeniem losowym.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

  • zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA;
  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych przepisami;
  • oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza;
  • oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzające niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem – w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem;
  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Oświadczenie o chorobie niani lub dziennego opiekuna jest stosunkowo nową przyczyną usprawiedliwiania absencji. W ten sposób pracownicy mogą wytłumaczyć nieobecność w pracy od 22 listopada 2013 roku.

Kwarantanna pracownika – jak usprawiedliwić?

Jeżeli państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny wydadzą decyzję o konieczności poddania się kwarantannie lub izolacji, to taka decyzja stanowi podstawę do wypłaty świadczeń z tytułu choroby własnej lub opieki nad chorym dzieckiem. Decyzję tę pracownik przekazuje do swojego płatnika składek, czyli do swojej firmy. Przedsiębiorca jest zobowiązany wypłacić takiemu pracownikowi świadczenie chorobowe, które w przypadku kwarantanny przysługuje na zasadach ogólnych. Oznacza to, że jeśli pracownik nie wykorzystał limitu (33 lub 14 dni) choroby w ciągu roku, wówczas pracodawca wypłaca za kwarantannę wynagrodzenie chorobowe. Jeśli jednak pracownikowi przysługuje już zasiłek, przedsiębiorca przekazuje dokumenty do ZUS-u celem wypłaty zasiłku lub jeśli jest płatnikiem zasiłków – wypłaca świadczenie w imieniu ZUS-u.

W związku z epidemią COVID-19 ZUS od 24 października 2020 roku uzyskuje informacje o osobach, które przebywają na kwarantannie lub izolacji, i dane te przekazuje płatnikom składek na PUE ZUS. Do wypłaty świadczenia nie jest już więc potrzebna decyzja z sanepidu.
Jeśli pracownik przebywa na kwarantannie lub izolacji i nie otrzymał decyzji w związku z tym zdarzeniem, to i tak ma obowiązek poinformować swojego pracodawcę o tym fakcie. Informację powinien przekazać jakkolwiek, może być np. poprzez e-mail lub telefonicznie.

Import e-zla w systemie wFirma.pl

W obecnej sytuacji warto mieć w pracy narzędzie, które wspiera rozliczenia absencji chorobowych i nie tylko. System wFirma.pl posiada funkcję importu zwolnień lekarskich z systemu ZUS PUE. Import e-zwolnień jest możliwy, jeśli pracodawca ma utworzone konto na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Po zalogowaniu się do systemu ZUS PUE należy przejść do zakładki PANEL PŁATNIKA » ZAŚWIADCZENIA LEKARSKIE. Następnie zwolnienie lekarskie danego pracownika trzeba zaznaczyć po prawej stronie » EKSPORTUJ.

W kolejnym kroku należy zalogować się do systemu wFirma.pl i przejść do zakładki KADRY » GRAFIK » IMPORT E–ZWOLNIEŃ.

W oknie importu zwolnienia należy nacisnąć przycisk PRZEGLĄDAJ i wybrać zapisany wcześniej plik CSV.

Po zapisaniu do systemu zostanie zaimportowana nieobecność pracownika. Będzie ona dostępna w zakładce KADRY » GRAFIK w widoku miesięcznym.

Nieobecność w pracy – podsumowanie

Pracownik, który jest nieobecny w pracy, musi niezwłocznie poinformować o tym fakcie swojego pracodawcę. Z tego obowiązku nie zwalnia go nawet otrzymanie zwolnienia lekarskiego w formie elektronicznej, które trafia bezpośrednio do pracodawcy. Nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy ciąży na pracowniku i może stanowić poważne naruszenie jego podstawowych obowiązków.