Poradnik Przedsiębiorcy

Karta ewidencji czasu pracy - wzór z omówieniem

Karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona dla prawidłowego ustalenia przysługującego pracownikowi wynagrodzenia oraz pozostałych świadczeń, związanych ze świadczeniem pracy. Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia chociażby jednego pracownika na podstawie umowy o pracę. 

Darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania w formacie PDF lub XLSX! 

Do pobrania:

pdf
karta ewidencji czasu pracy wzór z omówieniem.pdf druk do ręcznego wypełnienia
xlsx
karta ewidencji czasu pracy wzór z omówieniem.xlsx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Karta ewidencji czasu pracy – jakie informacje powinna zawierać od stycznia 2019 roku?

Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona poza aktami osobowymi pracownika i udostępniania pracownikowi na jego żądanie. 1 stycznia 2019 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. W dokumentach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy powinny znaleźć się:

1. Karta ewidencji czasu pracy z naniesionymi informacjami o:

  • godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbie przepracowanych godzin;

  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej;

  • liczbie godzin nadliczbowych;

  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;

  • godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz liczbie godzin dyżuru z zaznaczeniem miejsca jego pełnienia;

  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;

  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy;

  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy;

  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

2. Wnioski pracownika dotyczące:

  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych;

  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;

  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty;

  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy;

  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta;

  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy;

  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

3. Dokumenty związane:

  • ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy;

  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;

  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.

4. Zgoda:

  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsca pracy;

  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy.

Karta ewidencji czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie!

Dodatkowo pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dokumentację związaną z ubieganiem się oraz korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę ewidencji przydziału ubrania oraz obuwia roboczego, a także listę wypłat wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Najważniejsze zmiany w prowadzeniu ewidencji czasu pracy

Nowe rozporządzenie w zakresie ewidencjonowania czasu pracy zobowiązuje pracodawcę do wskazania w karcie ewidencji czasu pracy nie tylko liczby łącznie przepracowanych godzin, ale również godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Przykład 1.

Według nowego sposobu ewidencjonowania czasu pracy nie wystarczy podać liczby przepracowanych godzin, ale również godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony według podstawowego systemu czasu pracy i pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin od 8:00 do 16:00, to należy w karcie ewidencji zapisać np.: “8(8:00-16:00)” zamiast jak dotychczas np. “8”.

Od 1 stycznia 2019 roku w karcie ewidencji czasu pracy należy również podać godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz czas i miejsce, w którym się odbył. Ważną zmianą jest również obowiązek określenia w karcie ewidencji czasu pracy rodzaju dnia wolnego udzielonego pracownikowi. Przepisy prawa pracy nie określają jednorodnych symboli, które należy stosować przy wypełnianiu ewidencji czasu pracy. Ważne jest, aby stosowane ikony były czytelne zarówno dla osoby wypełniającej kartę, jak i dla pracownika oraz organów kontroli. Na karcie ewidencji czasu pracy można zamieścić legendę z opisem stosowanych symboli.

Przykład 2.

Do 31 grudnia 2018 roku wprowadzając dzień wolny w karcie ewidencji czasu pracy nie było obowiązku podawania z jakiego tytułu został udzielony. Wystarczyło jedynie zaznaczyć dzień wolny stosując do tego celu np. symbol “W”. Od nowego roku należy uwzględniać w zapisie rodzaj dnia wolnego np. “WN” jako dzień wolny z tytułu niedzieli lub “WŚ” – wolne z tytułu święta.

Karta ewidencji czasu pracy może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej!

Karta ewidencji czasu pracy – kiedy nie trzeba jej prowadzić?

Dla niektórych pracowników pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Dotyczy to pracowników:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz

  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

W powyższych przypadkach należy ewidencjonować w kartach dni świadczenia pracy, a także urlopy i inne nieobecności.

Karta ewidencji czasu pracy nie jest równoważna z prowadzeniem listy obecności lub harmonogramem czasu pracy.