Prezenty świąteczne dla pracowników są stałym elementem polityki benefitowej w wielu firmach. Są nie tylko miłym gestem, ale również odpowiedzią na potrzebę zauważenia i docenienia wysiłku zespołu. W warunkach rosnących kosztów prowadzenia działalności to, w jaki sposób prezenty zostaną sfinansowane i rozliczone, ma jeszcze większe znaczenie. Odpowiedni dobór upominków może znacząco obniżyć zobowiązania podatkowe i składkowe. Właśnie dlatego tak istotne jest umiejętne wykorzystanie potencjału Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Źródło finansowania prezentów świątecznych a koszty i zwolnienia
Pierwszym krokiem w planowaniu świątecznych upominków jest wybór źródła finansowania. Jeżeli prezenty zostaną opłacone ze środków obrotowych firmy, będą podlegać zarówno opodatkowaniu PIT, jak i oskładkowaniu ZUS. Zwiększa to koszt całkowity świadczenia i może stanowić dodatkowe obciążenie, szczególnie w końcowych miesiącach roku.
Jak wynika z „TAX & LEGAL Benefit Guidebook 2025”, materiału o zmianach prawnych i podatkowych dotyczących świadczeń pozapłacowych opracowanego przez Pluxee Polska i Deloitte, znacznie korzystniejszą alternatywą jest finansowanie prezentów ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku świadczenia są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości 1000 zł rocznie na osobę i nie podlegają składkom ZUS bez limitu kwotowego. Dzięki temu pracownik otrzymuje świadczenie o wyższej wartości, a pracodawca redukuje koszty fiskalne i składkowe.
Kryterium socjalne – warunek przyznawania świadczeń zgodnie z prawem
Aby móc skorzystać z preferencji podatkowych, prezenty finansowane z ZFŚS muszą zachować charakter socjalny (zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie świadczeń i dopłat). Oznacza to konieczność uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników. Praktyka „po równo dla wszystkich” może skutkować zakwestionowaniem wydatku jako pozbawionego elementu socjalnego i w efekcie prowadzić do opodatkowania świadczeń.
Dlatego zasady przyznawania upominków świątecznych powinny być jasno określone w regulaminie ZFŚS oraz potwierdzone odpowiednią dokumentacją, na przykład oświadczeniami pracowników. Takie podejście buduje nie tylko zgodność z przepisami, ale także poczucie sprawiedliwości i transparentność wewnątrz organizacji.
Forma prezentu przesądza o skutkach podatkowych
Zgodnie z przepisami ze środków ZFŚS można finansować świadczenia wyłącznie o charakterze rzeczowym lub usługowym. Oznacza to, że nie każda forma upominku pozwala skorzystać ze zwolnień podatkowych.
Dlatego warto sięgnąć po bezpieczne rozwiązania, m.in.:
- karty przedpłacone (np. Pluxee Prezent), umożliwiające zakup towarów,
- paczki świąteczne i zestawy prezentowe,
- bilety na wydarzenia kulturalne i rozrywkowe.
W odróżnieniu od nich bony, talony i vouchery, których celem jest wymiana na towary lub usługi, nie spełniają wymogu „rzeczowego charakteru” i tym samym nie uprawniają do korzystania z preferencji podatkowych. Różnica ta wpływa bezpośrednio na koszt całkowity po stronie pracodawcy, dlatego warto o niej pamiętać już na etapie zakupów.
Jednak spełnienie wymogów ustawowych to tylko połowa drogi. Druga to zaoferowanie pracownikom satysfakcjonującego prezentu świątecznego. Warto więc wziąć pod uwagę, że według „Pluxee Benefit Guidebook 2026” aż 53% pracowników uważa prezenty okazjonalne (np. karty przedpłacone) za jeden z najbardziej atrakcyjnych benefitów.
Dokumentacja to fundament bezpiecznego rozliczenia świadczeń
Aby skorzystać z preferencyjnych zasad rozliczeń, niezbędne jest odpowiednie udokumentowanie wydatków z ZFŚS. Pracodawca powinien przygotować m.in.:
- listę pracowników wraz z wartością przyznanego świadczenia,
- potwierdzenie odbioru prezentów lub raport z systemu dystrybucji kart,
- uzasadnienie świadczenia w oparciu o regulamin ZFŚS,
- dowód księgowy obciążający fundusz.
Kluczowa jest spójność zapisów w regulaminie z rzeczywistą praktyką w firmie. Warto również pamiętać, że choć odpis na ZFŚS jest kosztem podatkowym pracodawcy, to same wydatki z funduszu już nim nie są – to środki celowe o charakterze socjalnym.
Kontrola limitu podatkowego w skali całego roku
Zwolnienie z podatku dochodowego świadczeń finansowanych z ZFŚS obowiązuje do wysokości 1000 zł rocznie na osobę. Obejmuje m.in. dopłaty do wypoczynku, świadczenia rzeczowe, takie jak karty przedpłacone (np. Pluxee Prezent), czy bilety na wyjścia okazjonalne, pod warunkiem, że mają charakter socjalny.
Limit ten dotyczy sumy wszystkich świadczeń udzielonych w danym roku podatkowym. Jeśli firma wykorzystuje fundusz na różne cele, konieczne jest monitorowanie kwoty wykorzystanych środków. Przekroczenie limitu oznacza konieczność naliczenia podatku od nadwyżki i może wpłynąć na finalną kwotę rozliczenia.
Artykuł sponsorowany
