Prowadzę sprzedaż sezonowych akcesoriów samochodowych i okresowo zawieszam tę działalność. Część towaru nabyłem przed jej wstrzymaniem, a ponieważ sporadycznie trafiają się chętni na zakup, nie chcę każdorazowo odwieszać działalności tylko po to, by wystawić pojedynczą fakturę. Czy możliwe jest wystawianie faktur w trakcie zawieszenia działalności?
Marcin, Wrocław
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej w niektórych sytuacjach przedsiębiorca ma wręcz obowiązek wystawienia faktury sprzedaży. Chodzi tutaj przede wszystkim o sprzedaż składników majątku zaliczonych do środków trwałych lub wyposażenia.
Może jednak się zdarzyć, iż w okresie zawieszenia działalności wystąpi np. jednorazowa sprzedaż. Jeżeli podlega ona opodatkowaniu VAT, a nabywcą jest inny przedsiębiorca, to również w tym wypadku będzie wymagana faktura sprzedaży.
Słowo o zawieszeniu prowadzenia działalności gospodarczej
Okres zawieszenia działalności gospodarczej to czas niewykonywania i nieprowadzenia tej działalności, a także nieosiągania z niej bieżących przychodów.
W tym czasie przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązków względem ZUS (opłacania składek i składania deklaracji) oraz odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca nie musi też opłacać podatku VAT czy składać ewidencji i deklaracji VAT, niemniej istnieją na tym gruncie pewne wyjątki.
Natomiast za okres zawieszenia przedsiębiorca musi złożyć zeznanie roczne PIT, nawet jeśli będzie ono zerowe.
Liczne zwolnienia z obowiązków przysługujące w trakcie zawieszenia działalności nie oznaczają jednak całkowitego braku powinności wobec fiskusa. W pewnych wyjątkowych okolicznościach przedsiębiorca ma wręcz obowiązek udokumentować sprzedaż fakturą, mimo zawieszenia działalności.
Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 22 oraz 23 Ustawy z 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (dalej: Prawo przedsiębiorców) przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić działalność gospodarczą na zasadach określonych w tej ustawie, z uwzględnieniem przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.
Zawieszenie działalności gospodarczej może być dokonane również, gdy przedsiębiorca zatrudnia wyłącznie:
- pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającym urlopie macierzyńskim, urlopie wychowawczym, urlopie opiekuńczym lub urlopie rodzicielskim, którzy nie łączą korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
- zleceniobiorców lub inne osoby, z którymi ma zawarte umowy cywilnoprawne.
Minimalny i maksymalny okres zawieszenia działalności gospodarczej
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na czas nieokreślony albo określony, niekrótszy jednak niż 30 dni.
Natomiast przedsiębiorca wpisany do KRS może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na co najmniej 30 dni, ale niedłużej niż na 24 miesiące.
Obowiązki przedsiębiorcy w czasie zawieszenia działalności gospodarczej
Nawet w czasie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca ma pewne prawa, ale i obowiązki. Zgodnie z art. 25 Prawa przedsiębiorców, do tych praw i obowiązków należą:
- wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów,
- możliwość przyjmowania należności i obowiązek regulowania zobowiązań powstałych przed datą zawieszenia działalności gospodarczej,
- możliwość zbywania własnych środków trwałych i wyposażenia,
- uczestniczenie w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia,
- wykonywanie wszelkich obowiązków nakazanych przepisami prawa,
- możliwość osiągania przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia,
- poddanie się kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą,
- możliwość powołania albo odwołania zarządcy sukcesyjnego.
Czy wystawianie faktur w trakcie zawieszenia działalności jest możliwe?
W czasie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca ma wręcz obowiązek wystawienia faktury sprzedaży. Jedną z takich sytuacji jest sprzedaż składników majątku zaliczonych u podatnika do środków trwałych lub wyposażenia. Kolejnym przykładem jest jednorazowa transakcja opodatkowana VAT na rzecz innego przedsiębiorcy. W takim przypadku wystawienie faktury również pozostaje obowiązkowe.
Należy zaznaczyć, że przedsiębiorca może zbywać w trakcie okresu zawieszenia działalności towary lub usługi, których zakup (podpisanie umowy na nabycie) nastąpiło jeszcze przed rozpoczęciem okresu zawieszenia działalności.
W tych okolicznościach przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia:
- faktury sprzedaży dla udokumentowania sprzedaży opodatkowanej VAT,
- paragonu fiskalnego dla konsumenta albo osoby fizycznej nabywającej towar lub usługę na cele prywatne,
- faktur sprzedaży dotyczących sprzedaży zwolnionej z VAT, jeżeli miało miejsce żądanie wystawiania faktury przez nabywcę.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2019 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.99.2019.2.MK), w której wskazano, że:
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawczyni nie jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Wnioskodawczyni wskazała, że jej usługi polegają na nawiązaniu spotkania z klientem, wykonaniu analizy potrzeb i sprzedaży polis ubezpieczeniowo-finansowych zgodnie z potrzebami i zainteresowaniem klientów oraz serwis umów podpisanych przypominający potrzeby, pomoc techniczna i utrzymanie wizerunku firmy. Wnioskodawczyni za otrzymaną pracę wystawiła faktury, natomiast niewielka część wynagrodzenia Wnioskodawczyni jest wypłacana w formie cyklicznego wynagrodzenia do czasu trwania umowy. Wnioskodawczyni w czerwcu 2018 roku zawiesiła działalność gospodarczą i nie świadczy usług zawierania nowych umów. Wątpliwości Wnioskodawczyni dotyczą kwestii, czy może wystawiać faktury w trakcie zawieszonej działalności na część wynagrodzenia wypłacaną cyklicznie za pracę wykonaną przed zawieszeniem działalności. W zakresie podatku od towarów i usług podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy, o czym stanowi art. 106b ust. 2 ustawy o VAT. Taka faktura jest wystawiana na żądanie nabywcy usługi, o ile żądanie wystawienia faktury zgłoszone zostało w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy). Jednakże z przepisów ustawy o VAT nie wynika, że podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1 i ust. 9 ustawy, nie może wystawiać faktur, bez żądania nabywcy. Przepisy rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (§ 3 pkt 3 w zw. z § 3 pkt 1) przewidują, jakie dane powinna zawierać taka faktura. Zatem Wnioskodawczyni niebędąca czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT może wystawiać faktury dokumentujące otrzymane płatności z tytułu uprzednio zawartych umów – polis ubezpieczeniowych w okresie zawieszenia działalności niezależnie od tego, czy wypłacający to wynagrodzenie zażąda wystawienia takiej faktury. […]”.
Inne stanowisko potwierdzające powyższe zostało wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z 7 maja 2025 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2025.1.MPA). W interpretacji tej Dyrektor wskazuje, że:
Tym samym, jeżeli otrzyma Pani wynagrodzenie w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, za wykonanie czynności rozpoczętych przed zawieszeniem działalności gospodarczej, tj. przed 1 września 2021 roku, będzie Pani zobowiązana do wystawiania i wydawania faktur na rzecz klientów będących przedsiębiorcami oraz paragonów fiskalnych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych bądź również faktur na żądanie wyrażone w odpowiednim czasie przez klientów będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej i rolnikami ryczałtowymi. [...]”.
Zawieszenie działalności gospodarczej to nie zaprzestanie jej prowadzenia. To szczególny okres, w którym przedsiębiorca nie osiąga bieżących przychodów z prowadzonej działalności. Może ponosić jednak koszty. Mimo zwolnienia z wielu obowiązków niektóre z nich pozostają aktualne. Jednym z nich będzie obowiązek wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT. Fakturę trzeba wystawić również w przypadku transakcji zwolnionych z tego podatku, jeżeli nabywca zgłosi takie żądanie.
