Rok 2025 przyniósł istotne zmiany dla pracodawców, a kluczowym zagadnieniem stała się umiarkowana niepełnosprawność a wynagrodzenie w kontekście rosnącej płacy minimalnej. Nowe limity dofinansowań z PFRON oraz obowiązek stosowania specjalnych przeliczników sprawiają, że działy kadr muszą zachować szczególną czujność, aby poprawnie rozliczyć pracowników z orzeczeniem.
Zatrudnienie pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu umiarkowanym wiąże się z szeregiem przywilejów dla zatrudnionego, które dla pracodawcy oznaczają konieczność dostosowania parametrów płacowych. Najwięcej wątpliwości budzi kwestia skróconego czasu pracy w relacji do wynagrodzenia. Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy skoro pracownik pracuje krócej, mogę zapłacić mu mniej? Odpowiedź brzmi: absolutnie nie. Co więcej, stawka za godzinę pracy takiej osoby musi być wyższa niż w przypadku pracownika pełnosprawnego na tym samym stanowisku.
Umiarkowana niepełnosprawność a wynagrodzenie – co mówią przepisy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej czas pracy osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Jest to norma sztywna, która obowiązuje od momentu przedstawienia pracodawcy orzeczenia. Dla porównania standardowy etat to 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.
Kluczowym przepisem, który reguluje kwestie finansowe w tym kontekście, jest art. 18 ustawy o rehabilitacji. Stanowi on fundament ochrony wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością. Przepis ten wprowadza dwie żelazne zasady:
- Stosowanie skróconych norm czasu pracy nie może powodować obniżenia wysokości wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości.
- Godzinowe stawki wynagrodzenia zasadniczego, odpowiadające osobistemu zaszeregowaniu lub zaszeregowaniu wykonywanej pracy, ulegają podwyższeniu w stosunku, w jakim pozostaje dotychczasowy wymiar czasu pracy do tych norm.
W praktyce oznacza to, że pracownik, który przeszedł na skrócony czas pracy (np. po dostarczeniu orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności), musi otrzymać na koniec miesiąca taką samą pensję, jak gdyby pracował pełne 40 godzin tygodniowo. Aby ten warunek został spełniony przy stawce godzinowej, sama stawka za jedną godzinę pracy musi wzrosnąć.
Umiarkowana niepełnosprawność a wynagrodzenie - jak obliczyć nową stawkę godzinową? Mechanizm przelicznika 8/7
Działy kadrowo-płacowe od 2025 roku muszą biegle operować tzw. współczynnikiem korygującym. Aby zachować stałość wynagrodzenia miesięcznego przy zmniejszonej liczbie godzin pracy, należy zastosować prosty, ale bezwzględnie wymagany matematyczny wzór.
Stosunek dotychczasowego wymiaru czasu pracy (8 godzin) do nowego wymiaru (7 godzin) daje nam wskaźnik, o który trzeba powiększyć stawkę.
Wynosi on: 8 ÷ 7 = 1,143 (w zaokrągleniu).
Przykład 1.
Umowa ze stawką godzinową
Pani Anna pracowała jako kasjerka ze stawką 29,00 zł brutto za godzinę. W styczniu 2025 roku dostarczyła pracodawcy orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jej czas pracy automatycznie skrócił się do 35 godzin tygodniowo. Pracodawca nie może po prostu płacić jej 29 zł za mniejszą liczbę godzin, ponieważ jej miesięczna pensja uległaby obniżeniu. Należy dokonać przeliczenia stawki:
- Dotychczasowa stawka: 31,50 zł
- Działanie: 31,50 zł × (8/7)
- Nowa stawka godzinowa: 36,00 zł brutto
W aneksie do umowy o pracę pani Anny musi pojawić się nowa stawka w wysokości 36,00 zł/godz. Dzięki temu pracując 7 godzin dziennie, zarobi tyle samo, co pracując wcześniej 8 godzin dziennie.
Przykład 2.
Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto. Kwota ta dotyczy pełnego etatu, niezależnie od tego, czy pełny etat wynosi 40 godzin (dla osoby zdrowej), czy 35 godzin (dla osoby z umiarkowaną niepełnosprawnością). Jeśli pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności jest wynagradzany stawką miesięczną, sprawa jest prosta – otrzymuje 4806 zł za wypracowanie swojej normy (czyli np. za 152 godziny w miesiącu, a nie za 168 godzin).
Jeśli jednak ten sam pracownik ma stawkę godzinową, nie można zastosować standardowej minimalnej stawki godzinowej dla umów cywilnoprawnych (31,40 zł w 2026 roku), lecz trzeba wyliczyć stawkę wynikającą z jego etatu.
- Wynagrodzenie minimalne: 4806 zł
- Czas pracy przy 7h/dziennie (styczeń 2026): ok. 140 h
- Efektywna stawka godzinowa: 4806 zł ÷ 140 h = 34,33 zł brutto
Dla porównania dla pracownika pełnosprawnego (160 h) ta stawka wyniosłaby około 30,03 zł. Różnica ta obrazuje mechanizm ochronny zawarty w ustawie.
Dofinansowanie z PFRON od 2025 roku – realna ulga dla pracodawcy
Wzrost kosztów pracy wynikający z podwyżki płacy minimalnej oraz konieczności podnoszenia stawek godzinowych jest rekompensowany przez nowy system dofinansowań z PFRON. Zmiany, które weszły w życie 1 stycznia 2025 roku (z wyrównaniem od lipca 2024 roku), znacząco podniosły atrakcyjność zatrudniania osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.
Wcześniej kwoty te nie były waloryzowane od 2022 roku, co przy dynamicznym wzroście płacy minimalnej powodowało realny spadek wsparcia. Nowelizacja ustawy naprawiła tę dysproporcję.
Kwoty dofinansowania obowiązujące od 2025 roku
Dla pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracodawca może otrzymać:
- Kwota podstawowa: 1550 zł miesięcznie (wzrost z dotychczasowych 1350 zł).
- Dofinansowanie dla schorzeń specjalnych: jeśli pracownik ma orzeczenie z kodem choroby specjalnej, kwota ulega zwiększeniu o dodatkowe 1035 zł (wzrost z 900 zł).
Oznacza to, że łącznie za jednego pracownika ze „schorzeniem specjalnym” w stopniu umiarkowanym pracodawca może otrzymać aż 2585 zł miesięcznie refundacji kosztów płacy.
Czym są schorzenia specjalne?
Wyższa kwota dofinansowania (tzw. dodatek) przysługuje w przypadku pracowników, u których orzeczono:
- chorobę psychiczną (kod 02-P),
- upośledzenie umysłowe (kod 01-U),
- całościowe zaburzenia rozwojowe (kod 12-C),
- epilepsję (kod 06-E),
- bycie osobą niewidomą (kod 04-O).
Warto pamiętać, że kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy (wynagrodzenie brutto + narzuty pracodawcy). Przy nowym minimalnym wynagrodzeniu (4666 zł) limit ten zazwyczaj nie jest przekraczany, co pozwala na wykorzystanie pełnej kwoty dotacji.
Obowiązki pracodawcy – procedura krok po kroku
Prawidłowe wdrożenie zmian wymaga od pracodawcy podjęcia konkretnych działań administracyjnych. Zaniedbania w tym obszarze mogą skutkować roszczeniami pracowniczymi o wyrównanie wynagrodzenia lub koniecznością zwrotu środków do PFRON.
1. Weryfikacja umów o pracę
Należy dokonać przeglądu wszystkich umów pracowników mających orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jeśli w umowie widnieje stawka godzinowa, konieczne jest sporządzenie aneksu uwzględniającego przelicznik 8/7. Zaniechanie tego kroku i wypłacanie stawki „starej” przy mniejszej liczbie godzin jest bezpośrednim naruszeniem prawa pracy.
2. Dostosowanie harmonogramów czasu pracy
Systemy rejestracji czasu pracy (RCP) muszą zostać przeprogramowane. Norma dobowa dla tych pracowników to sztywno 7 godzin. Praca powyżej tej normy (np. 8. godzina) jest pracą w godzinach nadliczbowych, która jest co do zasady zabroniona, chyba że lekarz medycyny pracy wyrazi na to zgodę na wniosek pracownika.
3. Złożenie wniosków Wn-D (również korygujących)
Ponieważ nowe stawki dofinansowania obowiązują z wyrównaniem od 1 lipca 2024 roku, pracodawcy mają prawo złożyć korekty wniosków za drugą połowę 2024 roku, aby odzyskać różnicę między starą a nową stawką dofinansowania. Bieżące wnioski składane od 2025 roku powinny już uwzględniać kwoty 1550 zł lub 2585 zł.
4. Ewidencja PFRON
Aby otrzymać środki, pracodawca nie może mieć zaległości wobec PFRON przekraczających 100 zł. Wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami w firmie (jeśli zatrudnia ona co najmniej 25 pracowników) musi wynosić minimum 6%. Mniejsze firmy (poniżej 25 etatów) otrzymują dofinansowanie bez konieczności spełniania wymogu wskaźnika.
Najczęstsze pułapki w interpretacji przepisów
Mimo że przepisy wydają się jasne, w praktyce przedsiębiorcy często popełniają błędy, które mogą być kosztowne.
Błąd 1: Obniżanie wynagrodzenia proporcjonalnie do etatu.
Częstym błędem jest myślenie: „Skoro to 7/8 etatu, to płacę 7/8 pensji”. To rozumowanie jest błędne, w przypadku gdy skrócenie czasu pracy wynika z orzeczenia o niepełnosprawności. Pracownik musi otrzymać 100% dotychczasowego wynagrodzenia za skrócony czas pracy.
Błąd 2: Mylenie minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców z umową o pracę.
Minimalna stawka godzinowa 31,40 zł obowiązująca w 2026 roku dotyczy umów cywilnoprawnych. Nie można jej automatycznie stosować jako wyznacznika dla pracownika etatowego z niepełnosprawnością. Jego stawka wynika z ilorazu minimalnego wynagrodzenia miesięcznego i jego indywidualnej normy godzinowej.
Błąd 3: Brak zgody lekarza na nadgodziny.
Często pracodawcy pozwalają pracownikom z umiarkowanym stopniem pracować 8 godzin, płacąc im za 1 nadgodzinę. Bez wyraźnego zaświadczenia od lekarza medycyny pracy (o braku przeciwwskazań do pracy w normach ogólnych) jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Podsumowanie
Od 2025 roku przedsiębiorcy mierzą się z wyzwaniem w postaci wyższych kosztów pracy, ale jednocześnie oferuje solidne wsparcie w postaci zwaloryzowanych dofinansowań PFRON.
Kluczem do bezpiecznego i opłacalnego zatrudniania osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności jest matematyka – zawsze stosuj przelicznik 8/7 przy stawkach godzinowych i pamiętaj, że skrócony czas pracy (35 h) jest w tym przypadku pełnowymiarowym etatem płatnym w 100%. Kwota dofinansowania na poziomie 1550 zł lub 2585 zł sprawia, że mimo podwyżek utrzymanie takich miejsc pracy pozostaje dla przedsiębiorców racjonalne ekonomicznie i społecznie odpowiedzialne.
