Każda firma ma możliwość wręczenia prezentów swoim pracownikom. Z reguły następuje to 2 razy do roku w okresach przedświątecznych i jest finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy prezenty świąteczne dla pracowników są rozliczane w jakikolwiek sposób z urzędem skarbowym i ZUS-em?
Kiedy można wręczać pracownikom prezenty świąteczne?
Obecne przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawców obowiązku wręczania prezentów świątecznych. Zatrudniający może poprzestać wyłącznie na złożeniu życzeń w okresie bożonarodzeniowym lub wielkanocnym, a i to również nie jest konieczne. Jeśli pracodawca zdecyduje się na wręczenie prezentu świątecznego, może to zrobić zarówno względem wszystkich pracowników, jak i tylko części z nich. Co więcej, rodzaj i liczba prezentów mogą być również zróżnicowane, co oznacza, że niektórzy zatrudnieni mogą otrzymać znacznie lepsze podarunki od pozostałych osób. Pracodawca może wręczać przeróżne prezenty świąteczne – mogą to być przedmioty materialne, bony na zakupy lub do spa, konkretne kwoty pieniężne, karty upominkowe, a nawet dodatkowe dni wolne od pracy. Ostateczną decyzję w tym zakresie podejmuje przełożony, podobnie zresztą, jeśli chodzi o termin wręczania takich upominków, który nie musi pokrywać się z datą najbliższych świąt.
Co ciekawe, pracownik nie musi wyrażać zgody na prezent świąteczny i ma prawo odmówić jego przyjęcia. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia opodatkowania takiego podarunku, ponieważ co do zasady większość prezentów od pracodawcy będzie oznaczała konieczność zapłaty podatku dochodowego.
Podatek dochodowy od prezentu świątecznego
Świąteczne podarunki są opodatkowane, jeśli mają charakter rzeczowy lub pieniężny. Tym samym, gdy pracodawca w ramach prezentu zaoferuje pracownikowi dodatkowy dzień wolny od pracy albo lepsze miejsce na parkingu firmowym, nie dojdzie wówczas do powstania obowiązku podatkowego. Podatek dochodowy obciążający obdarowanego pracownika będzie miał miejsce, gdy zostaną spełnione łącznie 4 poniższe warunki:
- prezent świąteczny ma charakter materialny, tj. jest konkretną rzeczą lub kwotą pieniężną;
- pracownik przyjął prezent, tj. wyraził zgodę na wręczenie mu go przez pracodawcę;
- podarunek przyniósł mierzalną korzyść majątkową pracownikowi, tzn. zwiększył jego dotychczasowy majątek nawet w niewielkim zakresie;
- uzyskana korzyść majątkowa może być przypisana do konkretnego pracownika.
Zgodnie z treścią art. 12 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy. Powyższa regulacja jasno wskazuje, że prezenty świąteczne dla pracowników mogą być uznawane za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.
Jeśli cena prezentu została pokryta z funduszu obrotowego przedsiębiorstwa, to wartość podarunku należy doliczyć do wysokości wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym otrzymał on upominek. Warto też wspomnieć, że prezenty o niskiej wartości, tzn. nieprzekraczające kwoty 200 zł, są zwolnione z omawianego podatku.
Przykład 1.
Pracodawca postanowił wręczyć wybranym pracownikom prezent świąteczny pod postacią dodatkowych 2 dni wolnych od pracy, które można wykorzystać w ciągu całego najbliższego roku. Czy tego rodzaju upominek podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Nie, ponieważ nie ma on materialnego charakteru i stanowi bardziej formę przywileju pracowniczego niż faktycznego prezentu. Pracownicy, którzy otrzymają taki prezent, nie muszą obawiać się dodatkowego podatku dochodowego.
Przykład 2.
Pracodawca postanowił wręczyć wszystkim pracownikom drobne upominki świąteczne – każdy zatrudniony otrzymał bon na zakupy o wartości 150 zł. Czy zatrudnieni będą zobowiązani do zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych? Nie, ponieważ wartość prezentu jest niższa, niż graniczna ustawowa kwota 200 zł, która przesądza o możliwości skorzystania ze zwolnienia podatkowego w zakresie podatku PIT.
Przykład 3.
Pracodawca postanowił wręczyć wartościowe prezenty kilku najlepszym pracownikom w firmie. Wartość jednego upominku wynosi ok. 6000 zł. 2 pracowników odmówiło przyjęcia tego podarunku, ponieważ nie chcą zapłacić podatku dochodowego od osób fizycznych. Czy w ich przypadku powstanie taki podatek? Nie. Ponieważ odmówili przyjęcia prezentu, nie doszło do powstania przychodu po ich stronie, który mógłby być opodatkowany. Pozostali pracownicy będą musieli zapłacić podatek dochodowy.
Przykład 4.
Pracodawca wręczył prezenty świąteczne wszystkim swoim pracownikom. Każdy zatrudniony otrzymał dodatkowe świadczenie pieniężne w wysokości 200 zł. Czy pracownicy będą obciążeni podatkiem dochodowym od wartości takiego podarunku? Nie, ponieważ kwota 200 zł pozwala jeszcze na skorzystanie ze zwolnienia podatkowego w tym zakresie.
Prezenty świąteczne z ZFŚS a podatek dochodowy
Pracownicy mają jeszcze jedną szansę na uniknięcie podatku dochodowego od otrzymanych prezentów świątecznych. Dotyczy to sytuacji, w której podarunki są wręczane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jeśli w ciągu całego roku podatkowego wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych lub pieniężnych z ZFŚS nie przekroczy kwoty 1000 zł, to pracownik nie zapłaci podatku dochodowego. Dotyczy to również prezentów świątecznych przyznawanych z ZFŚS dzieciom pracowników.
„W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof, świadczenia w postaci przekazywanych dzieciom pracowników prezentów z okazji niektórych świąt (np. z okazji Dnia Dziecka i Świąt Bożego Narodzenia) nie będą stanowić dla Państwa pracowników przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. W związku z powyższym na Państwu nie będą ciążyć obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na PIT z powyższego tytułu”.
Wyjątkiem od reguły zwolnienia podatkowego prezentów świątecznych z ZFŚS jest wręczanie bonów i talonów na zakupy. Tego rodzaju podarunki stanowią bowiem przychód ze stosunku pracy i niezależnie od ich wartości podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Przykład 5.
W firmie X corocznie wręczane są prezenty świąteczne z ZFŚS. Wartość podarunków jest zawsze taka sama dla każdego pracownika. W bieżącym roku wynosi ona 680 zł na 1 zatrudnionego. W ciągu całego roku pracownicy nie otrzymują żadnego dodatkowego wsparcia z ZFŚS. Czy pracownicy, którzy otrzymają takie podarunki, będą musieli zapłacić podatek dochodowy od osób fizycznych? Nie, ponieważ prezenty zostały przyznane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i względem 1 pracownika nie przekroczono granicznej wartości 1000 zł, która decyduje o możliwości skorzystania ze zwolnienia podatkowego w tym zakresie.
Przykład 6.
Pracodawca pozwala, aby z ZFŚS opłacać podarunki świąteczne dla dzieci pracowników. W tym roku wartość przygotowanych paczek wynosi 2000 zł na 1 dziecko. Czy w takim przypadku zatrudniony, którego dziecko otrzyma taki prezent, będzie musiał zapłacić podatek dochodowy od osób fizycznych? Nie, ponieważ prezenty dla dzieci pracowników, które zostały opłacone z ZFŚS, nie podlegają opodatkowaniu bez względu na wartość danego podarunku.
Prezenty świąteczne dla pracowników a ZUS
W przypadku gdy paczki świąteczne zostały zakupione ze środków obrotowych firmy, podlegają one pełnemu oskładkowaniu. Analogicznie, jeśli prezent świąteczny został zakupiony ze środków z ZFŚS, to nie ma obowiązku jego oskładkowania, chyba że stanowi on formę bonu lub talonu na zakupy. Podobnie będzie w przypadku prezentów z ZFŚS, których wartość przekroczy w danym roku kwotę 1000 zł – nadwyżka będzie musiała zostać oskładkowana. Pracodawca zobowiązany do oskładkowania prezentu świątecznego ma obowiązek podwyższyć składki pracownicze w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Warto także nadmienić, że z obowiązku oskładkowania zwolnione są bony przyznawane z Funduszu Socjalno-Bytowego do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS. W 2024 roku jest to kwota 2417,14 zł.
Podsumowanie
Prezenty świąteczne dla pracowników mogą być traktowane jako przychód opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeśli ich wartość przekracza 200 zł. W przypadku gdy są one sfinansowane z ZFŚS, pracownik może skorzystać ze zwolnienia podatkowego pod warunkiem, że roczna wartość wsparcia uzyskanego z ZFŚS nie przekracza 1000 zł. Opodatkowanie prezentów świątecznych oznacza również konieczność ich oskładkowania.
