Każdy przedsiębiorca może zatrudniać dowolną liczbę pracowników. Jest to dopuszczalne także przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy zatrudnianie pracowników w firmie oznacza jednak konieczność samodzielnego przeprowadzenia procesu rekrutacji? Czy właściciel przedsiębiorstwa może wynająć w tym celu podmiot zewnętrzny, który pomoże mu w znalezieniu odpowiedniego pracownika?
Prawo do zatrudniania pracowników
Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce może przybierać różne formy. Bez względu jednak na to, czy przedsiębiorca decyduje się na wybór jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, czy spółki prawa handlowego, ma pełne prawo zatrudnić dowolną liczbę osób w swojej firmie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawcą w Polsce może być:
- jednostka organizacyjna, nawet jeśli nie ma osobowości prawnej (np. spółki jawne, spółki partnerskie, stowarzyszenia);
- osoba fizyczna, jeśli zatrudnia pracowników. Nie jest wymagane prowadzenie działalności gospodarczej, aby być pracodawcą (np. osoba fizyczna może zatrudnić nianię, ogrodnika czy pomoc domową na podstawie umowy o pracę).
Rodzaj zatrudnienia zależy od aktualnych potrzeb i możliwości finansowych pracodawcy, przy czym zawsze musi być zgodny z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorcy mają możliwość modyfikowania formy zatrudnienia i liczby osób pracujących w firmach co do zasady w każdym czasie. Należy jednak pamiętać, że ewentualne zwolnienia muszą odbywać się w zgodzie z przepisami prawa pracy. Dotyczy to w szczególności obowiązku zachowania odpowiedniego okresu wypowiedzenia dla osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy.
Prawo do zatrudniania pracowników należy do głównych kompetencji pracodawcy. Żaden obowiązujący przepis nie zakazuje ani nie nakazuje zatrudniania kogokolwiek w prywatnych zakładach pracy. Prawo nie określa również, jaka powinna być minimalna lub maksymalna liczba pracowników w prywatnych przedsiębiorstwach. Pracodawca nie może być przymuszany do zatrudniania nowych osób ani do zwalniania tych, którzy są obecnie zatrudnieni. Podobnie jest w przypadku doboru kandydatów do pracy – mogą oni pochodzić z kręgu bliskich znajomych przedsiębiorcy, jego rodziny, ale także całkowicie obcych mu osób.
Czy przedsiębiorca może samodzielnie zatrudnić pracownika?
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw zatrudnianie pracowników bardzo często jest powiązane z osobistym udziałem właściciela firmy w toku całego procesu rekrutacyjnego. Przedsiębiorcy mogą samodzielnie określić wymagania stawiane kandydatom na dane stanowisko, przeprowadzać z nimi rozmowy i wybrać te osoby, które ich zdaniem spełnią warunki do objęcia etatu. Pracodawcy mogą jednak delegować obowiązki rekrutacyjne innym osobom, co jest szczególnie zauważalne w dużych firmach. W takich przypadkach kierownicy ogromnych przedsiębiorstw nie mają czasu, aby samodzielnie przeprowadzać postępowanie rekrutacyjne. Stąd też delegowanie tych obowiązków na inne osoby jest wręcz niezbędne. Rekrutacją mogą zajmować się pracownicy, którzy już są zatrudnieni w danej firmie (np. pracownicy z działu HR lub zastępcy właściciela). Dopuszczalne jest także korzystanie ze wsparcia podmiotów zewnętrznych specjalizujących się w poszukiwaniu pracowników. Kandydatów do pracy można wreszcie szukać także w urzędach pracy oraz na portalach społecznościowych i internetowych. W tym zakresie przedsiębiorca może zarówno działać samodzielnie, jak i delegować te obowiązki swoim podwładnym.
Przedsiębiorca, który wybrał nowego pracownika, jest stroną stosunku pracy – pod warunkiem, że doszło do powstania takiego stosunku. W przypadku podpisania umowy cywilnoprawnej lub kontraktu B2B przedsiębiorca nie staje się formalnie pracodawcą, jednak jest drugą stroną umowy (często określaną jako zatrudniający). Jeśli przedsiębiorca przy wyborze pracownika zdecyduje się na skorzystanie z pomocy zewnętrznych podmiotów, to nie stają się one z tego tytułu ani pracodawcą, ani zatrudniającym. Takie podmioty są w zasadzie tylko pośrednikami, których celem jest odnalezienie kandydatów spełniających wymagania przedsiębiorcy. Stroną stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego będzie zatem w każdej sytuacji przedsiębiorca zatrudniający, a nie przedsiębiorca, który poszukuje pracowników dla innej firmy. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, w których przedsiębiorca wynajmuje pracowników od agencji pracy tymczasowej tylko na określony czas.
Przykład 1.
Pan Kamil prowadzi niewielką firmę, w której zatrudnia 2 osoby. Ze względu na powiększającą się liczbę zleceń postanowił zatrudnić jeszcze 1 pracownika. Przedsiębiorca nie ma jednak czasu na przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych ani na zapoznawanie się z dokumentami kandydatów. Zlecił więc poszukiwania nowego pracownika firmie zewnętrznej, która specjalizuje się w takich zadaniach. Po ok. 3 tygodniach firma ta wyłoniła kandydata, którego zaproponowała panu Kamilowi. Przedsiębiorca po krótkiej rozmowie telefonicznej z tą osobą zdecydował się ją zatrudnić na umowę o pracę. Kto w tym przypadku jest pracodawcą nowego pracownika? Będzie to oczywiście pan Kamil, ponieważ firma poszukująca nowych pracowników nie jest stroną stosunku pracy. To pan Kamil dokonuje rzeczywistego zatrudnienia i to on podpisuje się jako pracodawca na umowie o pracę.
Przykład 2.
Pani Patrycja prowadzi niewielką firmę i poszukuje nowego pracownika. Z powodu małej ilości czasu zdecydowała się skorzystać z pomocy pana Karola, który prowadzi własną działalność gospodarczą polegającą na znajdowaniu osób do pracy dla małych przedsiębiorstw. Mężczyzna wywiązał się ze swojego zadania i w krótkim czasie znalazł dla pani Patrycji odpowiedniego kandydata do pracy. Kobieta w ciągu kilku dni podpisała z tą osobą umowę o pracę, jednak nie zapłaciła panu Karolowi za jego pracę. Mężczyzna zakwestionował więc ważność nawiązania stosunku pracy. Stwierdził, że jeśli pani Patrycja nie zapłaci należnego mu wynagrodzenia, zgłosi sprawę do sądu pracy i unieważni podpisaną umowę o pracę pomiędzy nią a nowym pracownikiem. Zdaniem pana Karola do momentu zapłaty to on może korzystać z praw należnych pracodawcy – czy ma rację? Nie, ponieważ stronami stosunku pracy jest pani Patrycja (jako pracodawca) i nowo zatrudniona osoba (jako pracownik). Mężczyzna nie jest stroną tego stosunku, niemniej jednak przysługuje mu roszczenie o zapłatę względem pani Patrycji za należycie wykonaną usługę. Pan Karol nie może zainicjować sprawy w sądzie pracy, może jednak skierować ją do wydziału cywilnego właściwego sądu powszechnego.
Przykład 3.
Pan Leon prowadzi działalność gospodarczą, zatrudnia kilku pracowników. Ze względu na duże zainteresowanie jego produktami i faktem, że część pracowników przebywa na zwolnieniu lekarskim, postanowił wynająć kilku nowych pracowników z agencji pracy tymczasowej. Nowe osoby mają pracować w firmie pana Leona nie dłużej niż przez 2 miesiące. Agencja pracy tymczasowej znalazła osoby, które chcą podjąć się takiego zatrudnienia. Kto w tym przypadku jest pracodawcą? Będzie to agencja pracy tymczasowej, która podpisuje umowy z pracownikami delegowanymi do wykonywania zadań w firmie pana Leona. Przedsiębiorca nie jest w tym przypadku stroną stosunku pracy, ponieważ otrzymuje jedynie pracowników oddelegowanych z agencji do wykonywania czasowych zadań.
Formy poszukiwania pracowników przez podmioty zewnętrzne
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z pomocy podmiotu zewnętrznego specjalizującego się w poszukiwaniach pracowników, może to zrobić na 2 różne sposoby:
- poprzez zastosowanie modelu outsourcingu rekrutacji (Recruitment Process Outsourcing – RPO). W tym modelu przedsiębiorca wynajmuje zewnętrzną firmę (agencję rekrutacyjną) do przeprowadzenia całego lub części procesu rekrutacyjnego;
- poprzez skorzystanie z pomocy agencji pracy tymczasowej. W tym przypadku podmiot zewnętrzny (agencja pracy tymczasowej) zatrudnia pracowników u siebie na podstawie umowy o pracę tymczasową, a następnie oddelegowuje ich do wykonywania pracy w firmie przedsiębiorcy. Formalnym pracodawcą jest agencja, która zajmuje się wszelkimi formalnościami (umowy, rozliczenia, wynagrodzenia, składki ZUS itp.).
W przypadku wyboru pierwszej opcji agencja outsourcingowa zajmuje się definiowaniem profilu idealnego kandydata dla danego przedsiębiorcy, aktywnym poszukiwaniem kandydatów (np. poprzez ogłoszenia, bazy danych, media społecznościowe, direct search/headhunting, targi pracy), selekcją CV i wstępnymi rozmowami kwalifikacyjnymi, weryfikacją referencji i kwalifikacji, przedstawianiem najlepszych kandydatów firmie, a niekiedy także pomocą w negocjacjach warunków zatrudnienia i onboardingiem (wprowadzeniem) nowego pracownika.
Jeśli chodzi o wybór agencji pracy tymczasowej, to w tym modelu to agencja jest formalnym pracodawcą. Pracownik jest zatrudniany przez agencję, a następnie delegowany do wykonywania pracy w innej firmie. Agencja odpowiada za wszystkie formalności związane z zatrudnieniem – od umów, przez wynagrodzenia, aż po składki ZUS. Agencje pracy tymczasowej są idealne w sytuacjach, gdy przedsiębiorca potrzebuje elastyczności. Stanowią one dobre rozwiązanie, gdy przedsiębiorca ma zwiększone zapotrzebowanie na pracowników w określonym sezonie, realizuje projekt o ograniczonym czasie trwania, potrzebuje zastępstwa za pracownika na urlopie czy po prostu chce przetestować nowego pracownika przed stałym zatrudnieniem.
Zatrudnianie pracowników przez podmioty zewnętrzne - podsumowanie
Przedsiębiorcy mają pełne prawo do samodzielnego poszukiwania i zatrudniania nowych osób do pracy. Mogą także skorzystać w tym zakresie również ze wsparcia podmiotów zewnętrznych, takich jak firmy outsourcingowe lub agencje pracy tymczasowej. Rynek oferuje wiele usług, które pozwalają firmom skupić się na swojej podstawowej działalności, jednocześnie gwarantując dostęp do wykwalifikowanej kadry. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca potrzebuje kompleksowego wsparcia w rekrutacji na kluczowe stanowiska, czy elastycznych rozwiązań na potrzeby projektów, istnieją podmioty zewnętrzne gotowe mu w tym pomóc. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyfiki danej firmy, potrzeb kadrowych oraz strategii rozwoju. Warto jednak pamiętać, że korzystanie z zewnętrznych ekspertów to często inwestycja, która przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, zwiększonej efektywności i dostępu do najlepszych talentów na rynku.
