Darowizna w księgach rachunkowych według UoR

Darowizny będące formą nieodpłatnego przekazania określonych wartości majątkowych stanowią szczególny rodzaj zdarzeń gospodarczych, które wymagają odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych. W zależności od tego, czy jednostka występuje jako darczyńca, czy jako obdarowany, darowizny są ujmowane w różnych kategoriach przychodów lub kosztów. Odpowiednie zakwalifikowanie tych zdarzeń ma kluczowe znaczenie dla rzetelnego i zgodnego z przepisami przedstawienia sytuacji finansowej jednostki. Jak powinna być zaewidencjonowana darowizna w księgach rachunkowych?

Koszty i przychody związane z darowizną w księgach rachunkowych

Podstawową cechą darowizny jest jej nieodpłatny charakter, co oznacza, że darczyńca nie otrzymuje żadnego świadczenia wzajemnego ze strony osoby obdarowanej. Zgodnie z art. 888 ust. 1 ustawy Kodeks cywilny przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku. Oznacza to, że świadczenie darczyńcy w postaci przekazania składnika majątku w ramach darowizny odbywa się bez otrzymania ekwiwalentnego świadczenia od obdarowanego, a w konsekwencji to samo przekazanie darowizny jest kosztem dla darczyńcy i równocześnie przychodem dla obdarowanego.

Koszty oraz przychody wynikające z darowizny jako dotyczące pośrednio działalności operacyjnej jednostki powinny być wykazywane w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w art. u ust. 1 pkt 32 lit. h ustawy o rachunkowości. Przepis ten definiuje rachunkowe ujęcie darowizny i określa rodzaj kosztu darczyńcy oraz rodzaj przychodu obdarowanego. Zgodnie z tym przepisem przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w tym koszty i przychody związane m.in. z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.

Zobacz też:

Darowizna w księgach rachunkowych darczyńcy

Nieodpłatne przekazania składnika majątku w ramach darowizny ewidencjonuje się w księgach rachunkowych darczyńcy jako pozostałe koszty operacyjne, a więc koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Do ewidencji kosztu darczyńcy w księgach rachunkowych jednostki przekazującej darowiznę wykorzystuje się konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Z perspektywy rachunkowości darowizny mogą obejmować zarówno przekazanie środków pieniężnych, jak i składników majątku, takich jak środki trwałe, wyposażenie, materiały czy towary.

W przypadku gdy jednostka przekazująca darowiznę (darczyńca) ma obowiązek rozliczenia VAT należnego od tej darowizny, kwotę należnego podatku VAT również ujmuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Ewidencja w księgach rachunkowych może przebiegać zapisem:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma konto 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”.

Przekazanie darowizny środków pieniężnych

W przypadku darowizny, której przedmiotem są środki pieniężne, ich wartość nominalna jest ujmowana w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego lub dowodu KW (kasa wydała) w zależności od tego, czy środki pieniężne są przekazywane przelewem na rachunek bankowy obdarowanego, czy w formie gotówkowej. W księgach darczyńcy środki pieniężne przekazane w ramach darowizny można zaksięgować w dniu ich przekazania w następujący sposób:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma konto 130 „Rachunek bieżący” lub konto 100 „Kasa”.

W przypadku darowizny środków pieniężnych w walucie obcej koszt darowizny wykazywany jest w korespondencji z kontem 131 „Rachunek walutowy” lub 102 „Kasa walutowa”, w zależności od tego, czy środki pieniężne są przekazywane przelewem na rachunek bankowy obdarowanego, czy w formie gotówkowej. Należy pamiętać, że mogą wówczas powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.

Przykład 1.

Spółka z o.o. specjalizująca się w kompleksowej obsłudze finansowo-księgowej przedsiębiorstw oraz doradztwie podatkowym zdecydowała się przekazać darowiznę w wysokości 5000 zł na rzecz stowarzyszenia wspierającego edukację i rozwój młodzieży. Przelew został dokonany z rachunku bankowego jednostki. W jaki sposób powinna przebiegać ewidencja w księgach rachunkowych Spółki z o.o przekazanej przez jednostkę darowizny środków pieniężnych? Ujęcie przekazania darowizny w księgach rachunkowych wygląda następująco:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – 5000 zł,
Ma: konto 130 „Rachunek bieżący” – 5000 zł.

Darowizna w postaci środka trwałego

Darowizna środka trwałego wiąże się z przeprowadzeniem procesu likwidacji darowanego środka trwałego. Przy czym likwidacja środka trwałego następuje w 2 krokach:

likwidacja księgowa – wycofanie środka trwałego z używania i postawienie go w stan likwidacji,
likwidacja faktyczna – fizyczna likwidacja środka trwałego.

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji to w istocie usunięcie darowanego środka trwałego z ewidencji bilansowej środków trwałych. Postawienie środka trwałego w stan likwidacji następuje na podstawie sporządzonego protokołu komisji likwidacyjnej zatwierdzonego przez kierownika jednostki lub na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki o postawieniu środka trwałego w stan likwidacji. Następnie sporządzany jest dowód wewnętrzny „LT – Likwidacja środka trwałego”, stanowiący podstawę do wyksięgowania przekazywanego w darowiźnie środka trwałego z ewidencji bilansowej, czyli z konta 010 „Środki trwałe”. Jednocześnie dokonuje się zewidencjonowania środka trwałego postawionego w stan likwidacji w ewidencji pozabilansowej przy wykorzystaniu konta 090 „Środki trwałe w likwidacji” na podstawie dowodu „PK – Polecenie księgowania”. Następuje wówczas zlikwidowanie w ewidencji księgowej środka trwałego postawionego w stan likwidacji (fizycznie środek trwały może nadal istnieć).

Przy czym ewidencja przekazania darowizny w postaci środka trwałego różni się w zależności od tego, czy dany środek trwały został już całkowicie zamortyzowany, czy nie. W sytuacji, gdy środek trwały został całkowicie zamortyzowany, postawienie środka trwałego w stan likwidacji ewidencjonujemy w księgach rachunkowych następująco:

LT „Likwidacja środka trwałego” – postawienie środka trwałego w stan likwidacji:

Wn konto 071 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”,
Ma konto 010 „Środki trwałe”;

PK – ujęcie środka trwałego postawionego w stan likwidacji w ewidencji pozabilansowej:

Wn konto 090 „Środki trwałe w likwidacji”.

Jeżeli przekazany w darowiźnie środek trwały nie został jeszcze całkowicie zamortyzowany, to jego niezamortyzowaną wartość (księgową wartość netto likwidowanego środka trwałego) ujmuje się na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Ewidencja postawienia środka trwałego w stan likwidacji przebiega wówczas następująco:

LT „Likwidacja środka trwałego” – postawienie środka trwałego w stan likwidacji:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” (nieumorzona wartość początkowa środka trwałego),
Wn konto 071 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” (wartość dokonanych odpisów amortyzacyjnych),
Ma konto 010 „Środki trwałe” (wartość początkowa środka trwałego);

PK – ujęcie środka trwałego postawionego w stan likwidacji w ewidencji pozabilansowej:

Wn konto 090 „Środki trwałe w likwidacji” (wartość początkowa środka trwałego).

Kolejnym krokiem przeprowadzenia procesu likwidacji darowanego środka trwałego jest likwidacja faktyczna. W momencie dokonania jego fizycznej likwidacji środek trwały przekazany w darowiźnie podlega wyksięgowaniu z ewidencji pozabilansowej. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych może być protokół fizycznej likwidacji środka trwałego sporządzany przez komisję likwidacyjną, przy czym umowa darowizny powinna stanowić załącznik do protokołu.

Przykład 2.

Spółka z o.o. specjalizująca się w handlu środkami czystości i akcesoriami do sprzątania przeznaczonymi zarówno dla firm, jak i klientów indywidualnych zdecydowała się przekazać jednemu ze swoich kontrahentów w formie darowizny samochód dostawczy o wartości początkowej 80 000 zł i dotychczasowym umorzeniu 60 000 zł. W jaki sposób przebiega ewidencja darowizny pojazdu w księgach rachunkowych spółki z o.o.? Pierwszym krokiem przeprowadzenia procesu likwidacji jest postawienie darowanego środka w stan likwidacji. W księgach rachunkowych dokonuje się wówczas następujących zapisów:

LT „Likwidacja środka trwałego” – postawienie środka trwałego w stan likwidacji:

Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” kwota 20 000 zł,
Wn konto 071 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” kwota 60 000 zł,
Ma konto 010 „Środki trwałe” kwota 80 000 zł.

PK – ujęcie środka trwałego postawionego w stan likwidacji w ewidencji pozabilansowej:

Wn konto 090 „Środki trwałe w likwidacji” kwota 80 000 zł.
Kolejnym krokiem przeprowadzenia procesu likwidacji samochodu dostawczego przekazanego w darowiźnie jest likwidacja faktyczna, ewidencja w księgach rachunkowych:

PK – wyksięgowanie środka trwałego z ewidencji pozabilansowej:

Ma konto 090 „Środki trwałe w likwidacji” kwota 80 000 zł.

Darowizna w księgach rachunkowych obdarowanego

Nieodpłatne otrzymanie składnika majątku w ramach darowizny ewidencjonuje się w księgach rachunkowych obdarowanego jako pozostałe przychody operacyjne, czyli przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Do ewidencji przychodu obdarowanego w księgach rachunkowych jednostki otrzymującej darowiznę wykorzystuje się konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Przykładowo otrzymanie środków pieniężnych w ramach darowizny w księgach rachunkowych obdarowanego ujmuje się na podstawie wyciągu bankowego lub dowodu KP (kasa przyjęła) w zależności od tego, czy środki pieniężne otrzymano przelewem na rachunek bankowy, czy w formie gotówkowej zapisem: