Prezenty dla pracowników na święta a PIT

Święta to czas, kiedy pracodawcy organizują dla swoich pracowników spotkania świąteczne, ale także obdarowują ich upominkami. Bardzo często stoją oni przed dylematem, jak rozliczyć świąteczne prezenty dla pracowników. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować charakter prezentów i zastosować odpowiednie przepisy. W artykule wyjaśniamy szczegóły. 

Prezent ze środków obrotowych firmy

Aby określić, czy otrzymany od pracodawcy prezent podlega opodatkowaniu, kluczowe jest ustalenie źródła finansowania tego upominku. Jeżeli środki pochodzą z bieżącej działalności firmy, wartość prezentu stanowi zazwyczaj przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz ZUS. Natomiast, jeśli pracodawca przeznaczył na ten cel środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub funduszy związków zawodowych, to wartość prezentu jest zwolniona z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Prezent świąteczny z ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych umożliwia pracodawcom finansowanie świadczeń socjalnych dla pracowników, w tym paczek świątecznych. Świadczenia te, kwalifikujące się jako pomoc materialna, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem spełnienia określonych warunków.

Wartość przyznawanych świadczeń powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb pracowników, a zasady ich przyznawania powinny być jasno określone w regulaminie funduszu. Środki z ZFŚS mogą być przeznaczone wyłącznie na rzecz pracowników i członków ich rodzin, a łączna wartość świadczeń otrzymanych przez jednego pracownika w ciągu roku nie może przekroczyć ustawowego limitu.

Prezenty a przychód pracownika 

Jak już wspomniano, przekazanie pracownikowi świadczeń niepieniężnych, takich jak prezenty, może skutkować powstaniem przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, aby takie świadczenie mogło być uznane za przychód pracownika, musi być spełnione kilka warunków, w tym: świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie), w jego indywidualnym interesie oraz musi przynieść mu wymierną korzyść. W przypadku spełnienia tych przesłanek pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od wartości takiego świadczenia. 

Idąc dalej, jeżeli przedsiębiorca nie dysponuje środkami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), to wszelkie dodatkowe świadczenia dla pracowników, takie jak prezenty świąteczne, podlegają w pierwszej kolejności kwalifikacji jako przychody ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że pracownik będzie musiał zapłacić podatek od wartości otrzymanego prezentu.

Jak uniknąć opodatkowania prezentu?

W sytuacji, kiedy zakład pracy nie dysponuje ZFŚS, aby uniknąć opodatkowania, prezent musi spełniać kryteria darowizny. 

W tym miejscu warto odwołać się do kluczowego wyroku, a mianowicie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). Zgodnie z jego treścią: „[…] W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 roku o podatku od spadków i darowizn. A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. […]”.

Wyrok ten wskazuje, że aby świadczenie niepieniężne otrzymane od pracodawcy mogło być zakwalifikowane jako darowizna, a nie jako element wynagrodzenia za pracę, musi być niezależne od osiągnięć zawodowych pracownika oraz nie może być związane z wykonywanymi przez niego obowiązkami służbowymi. W takim przypadku świadczenie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Objęcie świadczeń niepieniężnych otrzymanych od pracodawcy opodatkowaniem podatkiem od spadków i darowizn nie oznacza automatycznie powstania obowiązku podatkowego po stronie obdarowanego. Ustawa o podatku od spadków i darowizn przewiduje zwolnienia podatkowe, w tym kwotę wolną od podatku w wysokości 5733 zł dla darowizn pochodzących od osób niepowiązanych rodzinnie. Kwota ta odnosi się do darowizn nabytych w ciągu 5 lat kalendarzowych od każdej osoby.

Warto pamiętać, że nawet jeśli prezent zostanie uznany za darowiznę, to pracodawca nie może zaliczyć jego wartości do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo pracownik, jak już wspomniano, może mieć obowiązek zapłaty podatku od spadków i darowizn, jeśli łączna wartość otrzymanych darowizn od tego samego darczyńcy w ciągu 5 lat przekroczy ustawowy limit.

Prezenty na święta a ZUS

Jeśli prezent dla pracownika zostanie zakwalifikowany jako darowizna, to jego wartość nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że pracodawca nie musi odprowadzać od takiej wartości składek ZUS. Podobnie z prezentami, które są finansowane z ZFŚS. Jeśli firma ma fundusz socjalny, to może z niego finansować prezenty dla pracowników, a to oznacza, że na takie prezenty nie trzeba płacić składek. Natomiast w przypadku gdy świadczenia są finansowane ze środków pracodawcy i stanowią przychód pracownika, podlegają pełnemu opodatkowaniu.

Prezenty dla pracowników – kwalifikacja 

Kwalifikacja prezentu świątecznego wręczanego pracownikowi przez pracodawcę jako darowizny lub części wynagrodzenia ma kluczowe znaczenie dla konsekwencji podatkowych i ubezpieczeniowych obu stron. Darowizna oznacza, że prezent nie jest związany z pracą pracownika. Jest to dobrowolny gest pracodawcy, który nie ma charakteru nagrody ani dodatkowego wynagrodzenia. W takiej sytuacji pracodawca nie może zaliczyć wydatku na prezent do kosztów uzyskania przychodu, a pracownik może mieć obowiązek zapłacenia podatku od darowizn, jeśli wartość wszystkich otrzymanych prezentów przekroczy określony limit.

Część wynagrodzenia oznacza, że prezent jest związany z pracą pracownika, np. jest nagrodą za osiągnięcia lub elementem systemu motywacyjnego. W takiej sytuacji wartość prezentu stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, a pracodawca może zaliczyć wydatek na prezent do kosztów uzyskania przychodu. Pracownik musi zapłacić podatek dochodowy od wartości prezentu, a pracodawca musi odprowadzić za niego składki ZUS.

Poprawne zakwalifikowanie prezentów dla pracowników jako darowizn pozwala pracodawcom na uniknięcie dodatkowych obciążeń podatkowo-składkowych. Jednakże, aby skorzystać z takiego zwolnienia, należy spełnić określone warunki i zachować ostrożność, aby nie narazić się na zarzuty ze strony organów kontroli.

Wyznaczenie granicy między darowizną a wynagrodzeniem w przypadku świadczeń dla pracowników jest często problematyczne. W takiej sytuacji pracodawcy często decydują się na uzyskanie indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych, aby zminimalizować ryzyko podatkowe i zapewnić zgodność swoich działań z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie 

Kwalifikacja prezentu świątecznego dla pracownika jako darowizny lub części wynagrodzenia to często złożona kwestia, która wymaga indywidualnej analizy każdego przypadku. Granica między tymi dwiema kategoriami jest płynna i może być trudna do jednoznacznego określenia.