Jeśli chcesz, aby Twoje biuro rachunkowe działało sprawniej, a Ty jako właściciel miał więcej czasu na życie prywatne, warto zastanowić się nad obecną współpracą z klientami. Może są obszary, które wymagają poprawy, a Ty jeszcze ich nie dostrzegasz? Wprowadzenie niewielkich zmian i wypracowanie nowych nawyków może przynieść korzyści zarówno teraz, jak i w przyszłości, ostatecznie usprawniając relacje z klientami. Nie musisz od razu rewolucjonizować swoich zasad czy przyzwyczajeń, czasem wystarczą drobne korekty, które znacząco podniosą efektywność. Jak możesz to osiągnąć? Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak prawidłowo powinna wyglądać współpraca klienta z biurem rachunkowym!
Jasno określone zasady od samego początku współpracy
Udana i efektywna współpraca zaczyna się od wypracowania transparentnych zasad już na jej początku. Ustalanie reguł na starcie jest łatwiejsze – nowy klient szybciej adaptuje się do ustalonych zasad, co minimalizuje ryzyko nieporozumień. Jednak nawet jeśli współpraca trwa już jakiś czas, wprowadzenie zmian w przyzwyczajeniach jest możliwe – wymaga jedynie konsekwencji i jasnej komunikacji.
Aby relacja między klientem a biurem rachunkowym była uporządkowana i efektywna, warto jasno określić:
- zakres usług – co dokładnie obejmuje obsługa, np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, sporządzanie deklaracji ZUS czy może również doradztwo podatkowe;
- terminy przekazywania dokumentów –- klient powinien dostarczać dokumenty w ustalonym czasie, aby biuro rachunkowe mogło terminowo wywiązać się ze swoich obowiązków;
- formy komunikacji – czy kontakt będzie odbywał się głównie mailowo, telefonicznie, czy poprzez przeznaczoną do tego platformę online.
Dobrze sporządzona umowa to połowa sukcesu
Umowa między biurem rachunkowym a klientem to fundament udanej współpracy. To nie tylko formalność, lecz także dokument, który precyzyjnie określa wzajemne prawa i obowiązki, budując zaufanie i zabezpieczając interesy obu stron. Aby umowa była skuteczna i przejrzysta, powinna zawierać kilka bardzo istotnych informacji:
- Zakres usług
Jasno określ, jakie usługi będzie świadczyć biuro rachunkowe, np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe i w zakresie ubezpieczeń przedsiębiorcy, obsługa kadr i płac lub tylko samych płac, jak również czy będą świadczone usługi doradztwa podatkowego. Dzięki temu unikasz nieporozumień i sytuacji, w których klient oczekuje dodatkowych usług bez ponoszenia dodatkowych kosztów. - Terminy realizacji
Ustal konkretne terminy, np. na przesyłanie dokumentów przez klienta i opracowanie ich przez biuro. Wyraźnie określone terminy pomagają unikać opóźnień i blokowania pracy biura, ale mogą też być podstawą do naliczania dodatkowych opłat, jeśli klient nie wywiąże się ze swojego obowiązku. - Wynagrodzenie
Sprecyzuj wysokość opłat za usługi, częstotliwość ich uiszczania oraz dodatkowe koszty za usługi niestandardowe. Klient od razu powinien wiedzieć, co obejmuje ustalona kwota, a za co będzie musiał dopłacić. - Zasady odpowiedzialności
Określ, kto odpowiada za jakie działania. Biuro rachunkowe za błędy w wyliczeniach, a klient np. za brak dostarczenia kompletnych danych lub za nieterminowe przekazywanie dokumentacji źródłowej. - Poufność i ochrona danych
W czasach RODO zapisy dotyczące ochrony danych osobowych i poufności są niezbędne. Może być temu poświęcona nawet odrębna umowa. - Tryb rozwiązania umowy
Przewiduj sytuacje, w których można wypowiedzieć umowę, określając okres wypowiedzenia i warunki zakończenia współpracy. - Klauzule dodatkowe
Dodaj zapisy dotyczące korzystania z cyfrowych narzędzi, np. systemów do obiegu dokumentów, które ułatwiają współpracę.
Dobrze sporządzona umowa to fundament, ale to tylko połowa sukcesu. Kluczem jest przestrzeganie jej zapisów przez obie strony. Często problemem nie jest jedynie klient, który nagina zasady, lecz także biuro, które ulega jego naciskom, rezygnując z ustalonych reguł. Konsekwencja po obu stronach jest niezbędna, by umowa spełniała swoje zadanie i prowadziła do efektywnej współpracy.
Przekazywanie dokumentów
Jednym z najczęstszych problemów we współpracy między klientem a biurem rachunkowym jest nieterminowe dostarczanie dokumentów. Klienci często obiecują poprawę w kolejnym miesiącu, ale mimo zapewnień nadal przesyłają dokumenty na ostatnią chwilę. Efektem tego są nadgodziny dla biura rachunkowego i presja związana z szybkim rozliczaniem firm. Problem staje się szczególnie uciążliwy, gdy większość klientów nie trzyma się terminów, co prowadzi do straty czasu i frustracji w biurze.
Klient powinien regularnie dostarczać faktury, umowy, paragony i inne dokumenty niezbędne do rozliczeń. Aby ułatwić ten proces, biuro rachunkowe może udostępnić mu konto w systemie księgowym, które umożliwia bezpośrednie przesyłanie dokumentów. W systemach z modułem obiegu dokumentów, takich jak wFirma dla Biur Rachunkowych, wszystkie faktury sprzedażowe są automatycznie widoczne dla biura.
Systemy te często wyposażone są w technologię OCR, dzięki której klient może zrobić zdjęcie faktury lub przesłać plik, a dokument zostaje automatycznie zaksięgowany w wersji roboczej. Księgowy musi jedynie zweryfikować poprawność dokumentu i, jeśli to konieczne, wprowadzić drobne poprawki. Taki moduł obiegu dokumentów nie tylko usprawnia współpracę, lecz także pozwala oszczędzić czas obu stronom.
Dzięki systemowi wFirma dla Biur Rachunkowych klient z poziomu swojego konta widzi wysokość podatków i składek ZUS do zapłaty. To redukuje liczbę pytań, takich jak: „Ile mam zapłacić w tym miesiącu?”.
Co więcej, niektóre systemy umożliwiają klientowi opcję potwierdzenia, że wszystkie dokumenty zostały przesłane. Dla biura rachunkowego jest to sygnał, że można rozpocząć prace związane z zamknięciem danego miesiąca rozliczeniowego.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym proces przekazywania dokumentów staje się bardziej zorganizowany i efektywny, co przekłada się na większą satysfakcję zarówno biura rachunkowego, jak i klienta.
Nie możesz robić wszystkiego za klienta
Ważne jest, aby od początku „uczyć” klienta, że to jest współpraca, a nie tylko praca po Twojej stronie. Jeśli klient przyzwyczai się, że zawsze wszystko zrobisz za niego, szybko możesz stać się dla niego nie tylko księgową, ale też asystentką od zadań wszelakich: wystawianie faktur, odnajdywanie dokumentów z zapisów z poprzednich miesięcy itd. Dlatego jasno określ również, jakie możliwości daje system, na którym wspólnie pracujecie.
Pamiętaj, że Twoja rola to wspierać klienta w kwestiach księgowych, a nie przejmować całkowitą odpowiedzialność za jego firmę. Wyznaczenie i konsekwentne egzekwowanie zasad współpracy nie tylko ułatwi Twoją pracę, lecz także nauczy klienta większej odpowiedzialności i samodzielności w zarządzaniu swoimi obowiązkami.
Pamiętaj, że nie jesteś psychologiem, tylko księgową
Najważniejsze to pamiętać, że jesteś tylko albo aż księgową – profesjonalistką, której praca polega na wsparciu klienta w sprawach finansowych, podatkowych czy kadrowych. Niestety, klienci często przekraczają granice, traktując księgową jako powiernika do plotek, a czasem nawet jako terapeutę, który wysłucha ich problemów i doradzi w trudnych momentach.
Aby uniknąć takich sytuacji, od początku współpracy warto jasno określić granice komunikacyjne i konsekwentnie się ich trzymać. Delikatnie, ale stanowczo przypomnij klientowi, że Twoja rola ogranicza się do kwestii zawodowych, a wszelkie sprawy emocjonalne czy osobiste wykraczają poza Twoje kompetencje.
Nie oznacza to, że musisz być chłodna czy zdystansowana – uprzejmość i empatia są ważne, ale tylko w ramach zdrowych granic. Wprowadzenie takiego podejścia ułatwia pracę i pozwala budować profesjonalne relacje z klientami, które opierają się na wzajemnym szacunku i jasno określonych zasadach.
Jeśli masz klienta, który regularnie przekracza granice, możesz rozważyć wdrożenie ustalonych procedur komunikacyjnych, np. ograniczenie kontaktu do konkretnego kanału (e-mail, system komunikacji), co dodatkowo wzmocni Twoją pozycję jako specjalisty w swojej dziedzinie. Pamiętaj, że Twoim celem jest efektywna współpraca zawodowa, a nie przejmowanie ról, które nie są Twoją odpowiedzialnością.
Jak powinna wyglądać współpraca klienta z biurem rachunkowym – podsumowanie
Współpraca między biurem rachunkowym a klientem to sztuka wyznaczania granic, budowania transparentnych zasad i konsekwentnego ich przestrzegania. To również proces, który wymaga wzajemnego zaangażowania i zrozumienia, że partnerstwo opiera się na współodpowiedzialności, a nie na jednostronnym działaniu.
Nowoczesne narzędzia, takie jak systemy automatyzujące obieg dokumentów, mogą znacznie usprawnić relacje, ale kluczem do sukcesu pozostaje komunikacja i jasne określenie ról. Profesjonalizm polega na zachowaniu równowagi między pomocą a wymaganiem od klienta odpowiedzialności za swoją część zadań.
W efektywnej współpracy liczy się nie tylko umiejętność radzenia sobie z bieżącymi wyzwaniami, lecz także zdolność do budowania relacji, które wspierają rozwój obu stron – biura rachunkowego i jego klientów.
