Zamknięcie ksiąg rachunkowych - o czym należy pamiętać w firmie?

Coroczny obowiązek, jakim jest zamknięcie ksiąg rachunkowych, spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. To skomplikowany i czasochłonny proces, ale jego sprawne przeprowadzenie jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Jak się do niego przygotować i o czym pamiętać, aby uniknąć błędów oraz niepotrzebnego stresu? Warto poznać kilka sprawdzonych metod, które ułatwią to zadanie.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Jak mówi art. 12 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości): księgi rachunkowe zamyka się:

1. na dzień kończący rok obrotowy,
2. na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3. na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4. w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5. na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6. na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7. na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami

– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Jednostka może nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową albo połączenia jednostek, gdy w myśl ustawy rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki.

Inwentaryzacja

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości: jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Przy czym należy zwrócić uwagę na częstotliwość realizacji tej inwentaryzacji. W art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazano, że: termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

1. składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto niewcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową 

– przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,

3. nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat,

4. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku,

5. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.

Warto zwrócić uwagę na nieruchomości. Nierzadko te składniki majątku powinny być częściej weryfikowane niż raz na 4 lata. Nieruchomości mają to do siebie, że podlegają w różnym stopniu zużyciu. Wszelkie uszkodzenia lub inne ubytki mogą wpływać zdecydowanie na utratę ich wartości, w tym trwałą utratę.

W praktyce weryfikację inwentaryzacyjną nieruchomości lepiej dokonywać przynajmniej raz na 2 lata. To pozwoli na bardziej skrupulatne sprawdzenie stanu nieruchomości w firmie oraz ustalenie jej wartości.

Ponadto bardzo często przedsiębiorcy mają problemy z niedoborami albo brakami występującymi w towarach na skutek kradzieży, zniszczenia, przeterminowania i z innych powodów. Niezgodności są wykrywane dość późno. Warto w tym miejscu przytoczyć pewne proste rozwiązanie. 

Weryfikacje stanu ilości i jakości (przydatności) towarów warto dokonywać np.:

1. dwa miesiące przed dniem bilansowym, albo
2. miesiąc przed dniem bilansowym.

Pozwoli to na oszczędzenie sobie pracy w jednym z najcięższych okresów sprawozdawczych na początku nowego roku obrotowego.

Co więcej, ustalony stan zapasów towarowych, produkcji w toku itd. spowoduje jedynie konieczność dodania lub rozliczenia pozostałej ilości towarów za krótszy okres tj. za dwa ostatnie miesiące albo za ostatni miesiąc roku obrotowego.

Warto wspomnieć, iż tego typu rozwiązanie bardzo wiele podmiotów stosowało już w latach 90. w USA, ale nie tylko.

Należy także pamiętać, iż rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych należy dokonać najdalej do 85 dnia po dniu bilansowym.

Uzgodnienia kont księgowych

Jedną z najbardziej pracochłonnych czynności w okresie zamykania ksiąg rachunkowych jest uzgadnianie salda kont księgowych.

Wiąże się to nie tylko z weryfikacją stanów i operacji gospodarczych na kontach księgowych, ale także m.in. ze sprawdzeniem:

• stanów kont bankowych w złotówkach i w walutach, stanów kredytów, lokat bankowych, innych rachunków rozliczeniowych (także technicznych) czy stanu kasy zakładowej,
• potwierdzeń należności i zobowiązań, a także wysłaniem uzgodnień do kontrahentów,
• różnych zobowiązań z tytułów podatkowych i składkowych pod względem zgodności z posiadaną dokumentacją, a także w administracji państwowej,
• dokumentacji dotyczącej towarów, wyrobów gotowych czy też produkcji w toku,
• różnych umów między kontrahentami, ale także pochodzących od banków, leasingodawców, pożyczkodawców, franczyzodawców, od pozostałych podmiotów,
• rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów, rezerw z różnych tytułów,
• rozliczeń wewnętrznych z udziałowcami,
• gwarancji, ubezpieczeń robót i usług,
• stałych i zmiennych odchyleń od cen ewidencyjnych,
• różnic bilansowych i podatkowych przychodów i kosztów,
• porównania i wyliczenia wartości inwestycji krótkoterminowych i długoterminowych,
• stanu kapitałów i zmian w kapitałach.

Jedyną słuszną receptą na usprawnienie wspomnianych prac jest bieżąca, comiesięczna weryfikacja stanów kont księgowych. Nie musi ona dotyczyć wszystkich wymienionych obszarów, ale warto, aby najbardziej pracochłonne uzgodnienia były prowadzone co miesiąc. Chodzi tutaj o bieżące uzgodnienia rozrachunków z kontrahentami, stanów środków pieniężnych w kasie i w banku wraz z kredytami, rozliczeń międzyokresowych, rozliczeń ze wspólnikami oraz bilansowych i podatkowych różnic kursowych.

Natomiast w przypadku uzgodnień sald z kontrahentami warto posłużyć się metodą na koniec października albo listopada. Po takim uzgodnieniu sald pozostaną do weryfikacji operacje gospodarcze dotyczące jedynie listopada i grudnia albo tylko grudnia danego roku obrotowego. Oczywiście, nie w każdej firmie i z różnych przyczyn takie rozwiązanie jest możliwe do wdrożenia.

Warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z indywidualnych narzędzi dostępnych w ramach posiadanego systemu księgowego, tzw. narzędzi windykacyjnych, które wspomagają uzgadnianie sald, a także konieczność dokonania korekt w przypadku:

1. rozbieżności w saldach kont rozrachunkowych,
2. konieczności zastosowania ulgi na złe długi w VAT,
3. konieczności zastosowania ulgi na złe długi w PIT, CIT,
4. przedawnienia zobowiązania albo należności,
5. wystąpienia okoliczności powodujących zmianę rozliczenia danej transakcji (zwrot towarów, zaliczek, rozliczenie kompensatą, barter, wiele innych).

Różnice bilansowe i podatkowe o charakterze przejściowym i trwałym

Z pewnością każdy przedsiębiorca co miesiąc ustala bilansowe i podatkowe różnice przejściowe i trwałe, czyli różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a podatkowym, które to pozwalają na wyodrębnienie dochodu do opodatkowania i ustalenie miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy.

Problem leży jednak gdzie indziej. Mało przedsiębiorców sprawdza poprawność zespołu kont „9”, a więc zespołu, na którym najczęściej widnieją zapisy operacji gospodarczych stanowiących przychody i koszty niepodatkowe o charakterze trwałym i przejściowym.

Natomiast bieżące, comiesięczne przeliczenie stanu kont zespołu „9” (uzgodnienie z zespołami kont dotyczącymi przychodów i kosztów) pozwala na szybkie zamknięcie i uzgodnienie tych kont na koniec roku obrotowego. Dokonywanie w ciągu roku jedynie zapisów na tych kontach celem wyłączenia niektórych operacji z rachunku podatkowego to zdecydowanie za mało.

Różnice kursowe i inne kwestie

Warto, aby podatnicy, którzy mają do przeliczenia nieco więcej różnic kursowych (dokonują więcej transakcji z kontrahentami zagranicznymi), zaopatrzyli się w prosty, niedrogi system do rozliczania różnic kursowych od własnych środków pieniężnych na kontach walutowych i kasie walutowej na koniec roku (jeżeli ich system księgowy nie obsługuje takiej funkcji poza podstawowym przeliczaniem różnic kursowych).

Pozwoli to na znacznie szybsze rozliczenie różnic kursowych na gruncie bilansowym i podatkowym na ostatni dzień roku obrotowego z uwagi na to, iż system automatycznie przelicza wybraną metodą (FIFO, LIFO, wg średnich cen ważonych) różnice kursowe od własnych środków pieniężnych na rachunkach walutowych i kasach walutowych.

Wartość aktualizacji inwestycji krótkoterminowych

Przedsiębiorcy nabywający akcje, udziały, instrumenty finansowe dokonują w niektórych przypadkach obowiązkowo a w niektórych dobrowolnie aktualizacji ich wartości. W przypadku dobrowolnej aktualizacji ich wartości w ciągu roku mogą tego dokonywać np. miesięcznie, kwartalnie, półrocznie albo w inaczej zdefiniowanych przez siebie okresach.

Wszystko zależy od konkretnych potrzeb. Warto natomiast zauważyć, iż aktualizacja wartości inwestycji krótkoterminowych raz na pół roku w przypadku instrumentów finansowych o dużej zmienności wartości jest chybiona.

Warto zwiększyć częstotliwość bilansowej aktualizacji ich wartości.

Nie tylko pomoże to monitorować ich aktualną wartość, ale usprawni aktualizację wartości na koniec roku obrotowego. Co więcej, ułatwi aktualizację wartości na koniec roku obrotowego przedsiębiorcom, którzy poza korzystaniem z aktualnych kursów na dany instrument finansowy muszą dokonywać aktualizacji wartości według mechanizmów zawartych w różnego rodzaju umowach sprzedaży, wymiany instrumentów finansowych czy zarządzania nimi.

Na koniec trzeba wspomnieć jeszcze o jednej kwestii. Nie warto większości wyżej wymienionych prac pozostawiać na ostatnią chwilę przed ostatecznymi terminami sprawozdawczymi z uwagi na pojawiające się rozbieżności, których wyjaśnienie będzie nierzadko bardziej czasochłonne.