W branży księgowej wiele tematów i zmian budziło mnóstwo emocji, jednak to co czeka na księgowych oraz przedsiębiorców już od przyszłego roku, czyli Krajowy System e-Faktur, najprawdopodobniej wywołuję najwięcej skrajnych opinii. KSeF w biurze rachunkowym z jednej strony postrzegany jest jako symbol postępu, z drugiej jako źródło stresu i niepewności, stawiając nowe wyzwania.
Nie chodzi już tylko o zmianę przepisów czy kolejny obowiązek techniczny. Chodzi o całkowitą zmianę sposobu myślenia o dokumentach, odpowiedzialności i relacji z klientami niż dotychczas.
Analiza wyników ankiety dotyczącej KSeF przeprowadzonej we współpracy z SKwP
Nowa era księgowości - ale czy wszyscy są na nią gotowi?
Choć dyskusje o KSeF trwają od dawna, wielu właścicieli biur rachunkowych przyznaje, że realne przygotowania dopiero się zaczynają. Zrozumienie zasad działania systemu to jedno, a przełożenie ich na codzienną praktykę to coś zupełnie innego.
Wielu księgowych mówi wprost: „wiemy, że musimy się przygotować, ale nie do końca wiemy od czego w ogóle zacząć.”
To nie brak zaangażowania stanowi problem, lecz niedostateczna wiedza o KSeF. Dodatkowo, wielokrotne przesuwanie terminu jego wprowadzenia i liczne zmiany z nim związane wpłynęły na sposób, w jaki księgowi postrzegają ten temat. Każdy z nich musi wypracować własny model działania i określić sposób komunikacji z klientami, ustalić zasady obiegu dokumentów oraz dopasować odpowiednie oprogramowanie.
Wszystko to dzieje się w warunkach niepewności, gdy wciąż pojawiają się pytania dotyczące interpretacji przepisów, kwestii technicznych oraz odpowiedzialności za ewentualne błędy.
Między technologią a człowiekiem, czyli prawdziwe źródło obaw
Najczęściej powtarzające się wątpliwości nie dotyczą samego systemu, lecz osób, które będą musiały z niego korzystać. Właściciele biur rachunkowych obawiają się, że wielu klientów, zwłaszcza mikroprzedsiębiorców i osób starszych nie będzie przygotowanych na całkowicie cyfrową obsługę faktur.
Brak umiejętności, niechęć do zmian czy lęk przed nowymi technologiami to codzienność, z którą księgowi mierzą się od lat. Nadal nie brakuje przedsiębiorców dostarczających faktury w formie papierowej, a nawet wypisywanych ręcznie.
W praktyce oznacza to, że księgowy stanie się liderem i przewodnikiem, który na początku będzie musiał przeprowadzić część swoich klientów przez proces wdrażania KSeF. Dlatego tak istotne jest, by właściciele biur i ich pracownicy byli dobrze przygotowani, odpowiednio przeszkoleni i wyposażeni w materiały, które nie tylko ułatwią im pracę, ale które będą mogli przekazać również swoim klientom. Wsparciem okażą się tu wszelkiego rodzaju instrukcje i praktyczne wskazówki.
To właśnie w tym miejscu zaczyna się nowa rola księgowego, nie tylko jako eksperta, ale także jako przewodnika po świecie cyfrowych procesów.
Zmiana, która może się opłacić
Paradoksalnie, to właśnie ci, którzy dziś mają najwięcej obaw, mogą w przyszłości zyskać najwięcej. Przy odpowiednim wdrożeniu KSeF naprawdę może znacząco ułatwić życie, zarówno biurom rachunkowym, jak i przedsiębiorcom.
Automatyzacja obiegu faktur, koniec z papierowymi dokumentami, błyskawiczny dostęp do danych i możliwość wcześniejszego zamknięcia miesiąca, bez konieczności ciągłego przypominania klientom o dostarczeniu faktur. Wszystko to przekłada się nie tylko na większą efektywność, ale też na większą przejrzystość i przewidywalność pracy.
Dziś wiele biur rachunkowych nie jest w stanie dokładnie zaplanować swoich działań, bo często dopiero 15. dnia miesiąca klienci przynoszą dokumenty. Dzięki KSeF ta sytuacja może się zmienić, ponieważ faktury będą spływać na bieżąco, co pozwoli lepiej zarządzać czasem i obciążeniem zespołu.
Wielu księgowych podkreśla, że cyfrowe rozwiązania porządkujące pracę, ułatwiają komunikację z klientami i pomogą utrzymać kontrolę nad wszystkimi obowiązkami.
KSeF ma szansę stać się prawdziwym punktem zwrotnym, nie tylko dla księgowości, ale też dla całego modelu współpracy między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą.
Przyszłość należy do przygotowanych
Dziś w branży księgowej wyraźnie widać dwa podejścia: są biura, które czekają na ostatnią chwilę, i takie, które już teraz wprowadzają zmiany krok po kroku. Te drugie wiedzą, że spokój i pewność w momencie startu KSeF-u będą bezcenne.
Nie chodzi o natychmiastowe wdrożenie wszystkiego, ale o mądre planowanie:
- wybranie narzędzia, które zapewni dwukierunkową integrację z KSeF,
- przeszkolenie zespołu w zakresie nowych procedur,
- rozpoczęcie rozmów z klientami o tym, jak zmieni się obieg dokumentów,
- opracowanie prostych instrukcji i zasad współpracy między biurem a klientami.
Takie działania nie tylko pomagają ograniczyć zbędny stres, ale także pokazują klientom, że podchodzimy do nadchodzących zmian z pełnym przygotowaniem. Dzięki temu zyskujemy poczucie bezpieczeństwa i stabilności jako biuro, a jednocześnie przekazujemy to poczucie również naszym klientom.
KSeF w biurze rachunkowym
KSeF to zmiana, której nie da się uniknąć. Jednak to, czy stanie się on źródłem stresu, czy impulsem do rozwoju, zależy wyłącznie od tego, jak biura rachunkowe podejdą do nadchodzących zmian.
Zamiast skupiać się na obawach, warto dostrzec potencjał, jaki niesie ze sobą ta transformacja. Przykłady z innych krajów pokazują, że podobne systemy potrafią znacząco usprawnić i zautomatyzować codzienną pracę biur rachunkowych, pozwalając im działać przede wszystkim znacznie szybciej, przy zachowaniu wysokiej jakości usługi.
Biuro rachunkowe, które odpowiednio się przygotuje, nie będzie bało się KSeF. Wręcz przeciwnie zobaczy w nim szansę na nowoczesne, efektywne i spokojniejsze prowadzenie swojej działalności.
