Zmiany jakie konsekwentnie od wielu lat wdraża Rząd w zakresie cyfryzacji sfery rozliczeń podatkowych, znacząco przyczyniły się do reorganizacji modelu funkcjonowania biur rachunkowych.
Jesteśmy dopiero na początku wizji pełnej automatyzacji sprawozdawczości. Krajowy system e-fakturowania, fiskalizacja paragonów online, konieczność współpracy z rządowymi bazami danych oraz PUE ZUS wymusza na księgowych poszukiwanie rozwiązań, które są w stanie w jednym środowisku obsłużyć wszystkie wymienione usługi.
Ponadto równoległy rozwój sztucznej inteligencji wraz z wyżej wymienionymi, daje możliwość jej wykorzystania podnosząc efektywność pracy oraz bezpieczeństwo działania biur rachunkowych.
Wraz z rozpowszechnieniem programu ChatGPT oraz przy wizji wdrożenia obowiązkowego fakturowania w KSeF pojawiło się wiele spekulacji na temat przyszłości zawodu księgowego. Czy sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym zastąpi księgowych, czy będzie ich wsparciem? Jakie narzędzia mogą dzięki niej powstać?
Weryfikacja zamiast księgowania
Jeszcze niedawno normą było doręczanie przez przedsiębiorców wszystkich dokumentów w formie papierowej. Nawet kiedy elektroniczne fakturowanie rozwinęło się, to i tak bardzo częstą praktyką było drukowanie otrzymanych dokumentów i doręczanie ich w tradycyjnej papierowej formie do księgowego.
“Zmiana jaką obserwujemy w zachowaniach przedsiębiorców dotyczy coraz częstszego przesyłania faktur drogą elektroniczną”.
Minimalizując koszt procesu księgowego przyjęło się powszechnie, to że młodsi pracownicy lub praktykanci biur mieli zadanie segregować dokumenty chronologicznie, by w dalszej kolejności faktury mogły być wprowadzone do systemu księgowego ręcznie lub przy pomocy skanowania i OCR. Księgowi starsi stażem o wyższych kompetencjach skupiali się na sprawdzeniu merytorycznym zapisów i obliczaniu zobowiązań.
Wyzwaniem dla księgowych było:
- odczytanie faktur wypisanych nieczytelnym pismem,
- korygowanie nagminnie występujących błędów w danych,
- uzupełnianie wszystkich obowiązkowych elementów faktury,
- unikanie tzw. czeskich błędów.
Do rzadkości należały sytuacje gdy wszystkie faktury sprzedaży można było zaimportować do systemu w formie pliku elektronicznego.
Dzisiaj kiedy normą stało się doręczanie dokumentów w formie elektronicznej pocztą email lub w niektórych przypadkach przez KSeF, procesy zachodzące w biurach rachunkowych znacznie się skróciły.
Od lipca 2024 roku biura rachunkowe czeka rewolucja związana z powszechnym obowiązkiem wpięcia przedsiębiorców do KSeF (Krajowy System e-Faktur). Na początku niesie ona ze sobą wiele wyzwań:
- wsparcie klientów biura w rozpoczęciu elektronicznego fakturowania, przekazanie klientom instrukcji, jakich uprawnień potrzebuje biuro rachunkowe, aby móc samodzielnie pobierać z KSeF faktury sprzedaży i zakupu;
- rozpoczęcie fakturowania przez biuro rachunkowe, wybór odpowiedniego programu, dzięki któremu uniknie się problemów związanych (jak to wynika z praktyki) nie zawsze dobrze działającej platformy rządowej.
Po przejściu etapów omówionych wyżej możemy liczyć na to, że KSeF przyniesie księgowym wiele korzyści.
Automatyzacja procesów księgowych a sztuczna inteligencja w biurze rachunkowym
Dzięki KSeF pracownik biura rachunkowego będzie mógł samodzielnie zaimportować do systemu księgowego wszystkie faktury zakupu klienta. Odczytywanie przez system księgowy danych z faktur oraz pozycji znajdujących się na fakturze da z kolei możliwość wpiętym algorytmom sztucznej inteligencji interpretacji zdarzenia gospodarczego i poprawnego jego zaksięgowania.
Biorąc pod uwagę to, że SI uczy się, księgowi pracujący na takim systemie zatwierdzając lub poprawiając księgowanie będą praktycznie uczyli algorytm.
“Kluczowym w tym momencie jest by oprogramowanie księgowe było dostępne online. Umożliwia to efekt uczenia równoczesnego przez dziesiątki tysięcy księgowych równocześnie.”
To stanowi dopiero początek rewolucji w pracy księgowych jak i procesów obsługi klientów przez biura rachunkowe. Podniesie efektywność i zminimalizuje możliwość popełniania błędów, a ostatecznie doprowadzi do pełnego zautomatyzowania procesu księgowego.
Docelowo, kiedy wprowadzamy w systemie wydatek za pomocą technologii OCR lub pobranego z KSeF, Cyfrowy Asystent Księgowy przeprowadzi analizę dostawcy zaciągniętego z faktury i zaproponuje klientowi najbardziej prawdopodobny rodzaj wydatku, uwzględniając branżę użytkownika.
Księgowy skupi się na merytorycznym aspekcie obsługi klientów. Przykładowo w sytuacji gdy wystąpi duża niejednoznaczność związana np. z wydaniem odmiennych interpretacji podatkowych dla danego przypadku, będzie on mógł według swojej wiedzy zaksięgować daną operację. Oczywiście to SI w ramach systemu przedstawi mu kilka możliwych opcji schematów księgowych opartych na szeregu interpretacji, orzeczeń i artykułów specjalistycznych.
Zmiany będą dotyczyły również faktur zagranicznych. Komisja Europejska opublikowała propozycję modyfikacji mających na celu m.in. dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej – tzw. pakiet „VAT in the Digital Age” (ViDA). Domyślnym systemem wystawiania faktur stanie się fakturowanie w jednolitym ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Tym samym ostatecznie dokumenty zakupu wystawiane przez firmy z innych krajów UE również będzie można pobrać do systemu księgowego, ze wstępnym ich zaksięgowaniem.
Automatyzacja nie kończy się tylko na fakturach. Wprowadzanie wyciągów bankowych to jedna z najbardziej pracochłonnych czynności w biurze rachunkowym. Natomiast już teraz dostępne są narzędzia pozwalające na integrację systemu księgowego z rachunkiem bankowym przedsiębiorcy. Nie musi on dostarczać papierowego wydruku ani też przesyłać plików w formatach csv, mt940 itp. Wystarczy, że system księgowy jest zintegrowany z elektroniczną bankowością na podstawie dyrektywy UE PSD-2 Po autoryzacji przez przedsiębiorcę sam codziennie pobierze dane i dzięki zaimplementowanym algorytmom rozliczy na bieżąco zaksięgowane operacje.
Rewolucja - bieżące księgowanie operacji
Opisane rozwiązania wymuszają bieżące księgowanie większości zdarzeń gospodarczych oraz automatyczne rozliczanie operacji. Daje to stały wgląd dla przedsiębiorcy w aktualną sytuację firmy. Oczywiście po zakończeniu miesiąca pozostaje jeszcze szereg innych dokumentów do zaksięgowania niż faktury. Jest to jednak mała część, często nie mająca większego znaczenia na codzienny ogląd o kondycji przedsiębiorstwa.
Tutaj przechodzimy do jakże ważnej funkcji nowoczesnych platform księgowych, wspólna bieżąca praca na jednej platformie Biuro rachunkowe - Przedsiębiorca. Nowe technologie umożliwiają systemom księgowym równoległą pracę w jednym ekosystemie. Po jednej stronie oprogramowanie z funkcjami księgowo-kadrowymi po drugiej funkcje wspierające sprzedaż. Fakturowanie, CRM, magazyn dostępne online.
“Nowoczesny system dla biur rachunkowych musi nie tylko zawierać wszystkie niezbędne funkcje jak księgowość, kadry i płace, ubezpieczenia ZUS ale tworzyć jednolitą bezpieczną ekosferę współpracy bieżącej z przedsiębiorcą.“
Dostęp do wiedzy
Z raportu wydawnictwa Wolters Kluwer pod tytułem „Nowoczesne narzędzia w księgowości – gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości?”, opublikowanego w 2022 roku, wynika, że według 87% ankietowanych największym wyzwaniem związanym z pracą księgowego jest częsta zmiana przepisów. W kategorii odnoszącej się do tego, co zajmuje najwięcej czasu w pracy, 66% ankietowanych wskazało na śledzenie zmian w przepisach. Śmiało można powiedzieć, że w ciągu ostatnich 20 lat nie było tak wielu modyfikacji w przepisach podatkowych, jak obecnie.
Od ręki dostępnych jest wiele materiałów i szkoleń dotyczących omówienia nowych przepisów podatkowych czy ubezpieczeń społecznych. Częstotliwość zmian i odmiennie wydawanych interpretacji przepisów jest natomiast tak duża, że bardzo trudno o to, by nie przeoczyć którejś z nich. Konieczność nieustannego aktualizowania i poszerzania wiedzy dotyczy wszystkich pracowników księgowości oraz kadr i płac, co jest czasochłonne.
Inny problem odnosi się do kontroli skarbowych, które wymagają, aby pamiętać, na jakiej podstawie dokonano księgowania zdarzeń w dany sposób. Specyfika księgowania zależy od obowiązujących na dany dzień przepisów bądź ich wykładni. Oczywiście można się wspomóc robieniem notatek, ale generuje to dodatkowe czynności do wykonania przez księgowego.
Rozwiązaniem przywołanych trudności są kolejne funkcje jakie daje nam SI. Proponują one by w ramach wyboru schematu księgowego podpinać źródło wiedzy, na bazie której zdecydowaliśmy się zaksięgować w dany sposób zdarzenie. Algorytm dokonuje wyboru pośród interpretacji indywidualnych, orzeczeń sądowych, artykułów eksperckich.
Przykład możliwości działania sztucznej inteligencji
Przedsiębiorca kupuje pojazd do firmy jako środek trwały na fakturę VAT marża. Obecnie na stanie firmy posiada inny pojazd osobowy. Jest podatnikiem VAT na zasadach ogólnych opodatkowania. System ma za zadanie rozpoznać zakup środka trwałego z uwzględnieniem rodzaju otrzymanego dokumentu zakupu i ocenić, że najprawdopodobniej auto jest używane, a tym samym możliwe jest zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji 40% (standardowa liniowa wynosi 20% w skali roku). Obok wskazania optymalnego sposobu rozliczenia księgowy będzie mieć do pobrania plik z opracowaniem merytorycznym dotyczącym zakupu samochodu osobowego do firmy na VAT marża, w którym mogą się znaleźć takie informacje, jak:
- kiedy możliwe jest zastosowanie amortyzacji indywidualnej dla używanych pojazdów;
- jaka wartość pojazdu może być ujęta w kosztach na podstawie odpisów amortyzacyjnych (limity dla aut do 150/225 tys. zł);
- przepisy dotyczące odliczania VAT i księgowania w kosztach wydatków związanych z autem – wydatki eksploatacyjne oraz dodatkowe, typu ubezpieczenia OC, AC, NNW, GAP;
- omówienie prawa do używania dwóch aut w działalności prowadzonej przez osobę fizyczną niezatrudniającą pracowników.
Opracowanie merytoryczne będzie wykonywane jednostkowo dla każdego zdarzenia za pomocą mechanizmów SI, a co istotne:
- zostanie zapisane w systemie księgowym pod zdarzeniem gospodarczym, dzięki czemu w razie kontroli po kilku latach księgowy będzie mieć dostęp do informacji merytorycznych, na podstawie których podjął decyzję o sposobie księgowania faktury;
- będzie możliwe do pobrania również przez klienta biura, dzięki czemu będzie on mógł samodzielnie zapoznać się z uzasadnieniem sposobu zaksięgowania jego dokumentów, co wpłynie pozytywnie na ograniczenie konieczności kontaktu z biurem księgowym.
Rolą księgowego będzie zatem merytoryczna sfera działania, między innymi czy zastosowany przez sztuczną inteligencję sposób księgowania jest prawidłowy.
Czy sztuczna inteligencja zastąpi księgowych?
Narzędzia automatyzujące pracę i sztuczna inteligencja wykonają za księgowych większość zadań odtwórczych. Zniknie potrzeba zatrudniania w biurach rachunkowych pomocników, których celem nie jest stanie się samodzielnym księgowym. Przewidywanie, że księgowi nie będą potrzebni, jest zatem zasadne, ale tylko w zakresie pracowników pomocniczych. Ich pracę zastąpi automatyzacja procesów i sztuczna inteligencja. Rozwiąże to również problem występujący wśród biur rachunkowych, z zatrudnianiem młodych pracowników, których nie jest łatwo pozyskać z rynku.
Nie jest natomiast prawdą, że księgowi przestaną być potrzebni w ogóle. Zmieni się tylko charakter ich pracy, gdyż najbardziej istotna będzie wiedza i doświadczenie, jakie posiadają, aby móc ostatecznie zdecydować o sposobie księgowania faktur. Odejdzie się od ręcznego wprowadzania i poprawiania danych oraz sortowania dokumentów na rzecz weryfikacji poprawności zastosowanego schematu księgowego podpowiedzianego przez program księgowy.
Nadchodzące zmiany wpłyną korzystnie na pracę w biurach rachunkowych. Księgowi, zamiast tracić czas na wprowadzanie dokumentów do systemów księgowych, będą mogli oddać się bardziej istotnym czynnościom. Przede wszystkim znajdą przestrzeń, by skupić się na rozwoju i wykorzystaniu posiadanej wiedzy merytorycznej. To z kolei wpłynie na podniesienie jakości obsługi klientów przy znacznym skróceniu poświęcanego im czasu.
