Rok 2026 przynosi istotne zmiany dla przedsiębiorców, których kluczowym elementem jest nowa podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR). Od 1 stycznia 2026 roku jej prowadzenie musi odbywać się według ściśle określonych, zaktualizowanych zasad i wzoru.
Zmiany w zasadach prowadzenia PKPiR od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zastąpiło ono dotychczas obowiązujące Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zostało wprowadzone głównie z uwagi na nowe obowiązki przedsiębiorców dotyczące prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych i przesyłania księgi po zakończeniu roku do urzędu skarbowego oraz stopniowego wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur – obowiązkowego wystawiania i przechowywania faktur w tym systemie.
Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 1 Ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw: księgi, ewidencje i wykazy, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy zmienianej w art. 1 oraz w art. 15 ust. 12 ustawy zmienianej w art. 9, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:
- 31 grudnia 2025 roku – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy zmienianej w art. 14, zgodnie z art. 109 ust. 3b tej ustawy;
- 31 grudnia 2026 roku – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.
Oznacza to, że zgodnie z nowymi regulacjami od 1 stycznia 2026 roku PKPiR i ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych musi być prowadzona przy użyciu programów komputerowych przez podatników zobligowanych do przesyłania ewidencji JPK_V7M. Wiąże się z tym również obowiązek wysyłania do urzędu skarbowego księgi i ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w formie plików JPK_PKPIR i JPK_ST. Natomiast rok później, czyli od 1 stycznia 2027 roku, obowiązek ten obejmie pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów – zasady dokonywania zapisów od 2026 roku
Nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowy wzór stanowiący załącznik do rozporządzenia. Ten obowiązujący dotychczas rozszerzono o dwie nowe kolumny, a mianowicie:
- kolumnę nr 3 – „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”,
- kolumnę nr 5 – „Identyfikator podatkowy”.
Jak wskazano w objaśnieniach do księgi, kolumna 3 jest przeznaczona do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli została ona wystawiona w tym systemie; kolumna 4 służy do wpisywania innego numeru dowodu księgowego. W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o PIT, w kolumnach tych należy wpisać oznaczenie faktury dokumentującej przychód, który powstaje w dacie określonej zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o PIT, lub numer faktury albo innego dowodu dokumentujących poniesienie kosztu potrącanego zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o PIT.
Kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania identyfikatora podatkowego kontrahenta, jego imienia i nazwiska (lub nazwy firmy) oraz adresu. Dotyczy to dostawców lub odbiorców, z którymi zawarto transakcje zakupu materiałów i towarów handlowych bądź sprzedaży towarów, dokumentowane fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy (obejmujący również kod kraju jego nadania), nie musi już wypełniać kolumn 6 i 7. Kolumn tych nie uzupełnia się w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży dokumentowanej raportami fiskalnymi lub dowodami wewnętrznymi.
W konsekwencji wprowadzenia dwóch dodatkowych kolumn w PKPiR dotychczasowe numery uległy zmianie, przy czym nie zmienił się ich zakres danych, a jedynie numeracja. Dotychczasowy wzór zawierał 17 kolumn, a nowy – 19. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni zatem uwzględnić nie tylko konieczność dodania dwóch nowych kolumn, lecz także dostosować się do nowej numeracji obowiązującej w PKPiR od 1 stycznia 2026 roku. W przypadku podatników prowadzących PKPiR przy użyciu programów komputerowych dostosowanie to co do zasady zostanie zapewnione przez dostawców oprogramowania księgowego. Należy jednak pamiętać, że nie zwalnia to podatników z obowiązku zapoznania się z nowym wzorem księgi oraz zasadami jej prowadzenia.
Natomiast podatnicy, których obowiązek prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programów komputerowych obejmie dopiero od kolejnego roku, a którzy prowadzą księgę jeszcze w formie papierowej lub w arkuszu kalkulacyjnym, powinni już teraz zapoznać się z nowym wzorem oraz z objaśnieniami do niego. Wynika to z faktu, że od 1 stycznia 2026 roku księga ta musi być prowadzona według nowego układu kolumn.
Obowiązek stosowania nowego wzoru od 1 stycznia 2026 roku dotyczy wszystkich podatników prowadzących PKPiR, niezależnie od jej formy. Oznacza to, że osoby prowadzące księgę w inny sposób niż przy użyciu programów komputerowych również muszą dostosować się do nowego układu, bez względu na termin, w którym zostaną objęte obowiązkiem pełnej cyfryzacji ewidencji. Warto również rozważyć wcześniejsze przejście na formę elektroniczną, aby stopniowo przygotować się do nowych wymogów prawnych. Prawidłowe dostosowanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów do aktualnego wzoru ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności prowadzonej ewidencji z obowiązującymi przepisami od 1 stycznia 2026 roku.
Prowadzenie księgi – zasady dokonywania zapisów od 2026 roku
Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczące przychodów ze sprzedaży będą dokonywane na podstawie wystawionych faktur, raportów fiskalnych oraz dowodów wewnętrznych lub zestawień sprzedaży, w zależności od sposobu dokumentowania przychodu. Zapisy na podstawie faktur, raportów fiskalnych oraz zestawień sprzedaży powinny być dokonywane nie później niż do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu, natomiast zapisy na podstawie dowodów wewnętrznych – raz dziennie, po zakończeniu dnia, niepóźniej niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Wydatki na zakup materiałów i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki ujmuje się w księdze zgodnie z zasadami potrącania kosztów uzyskania przychodów określonymi w ustawie o PIT. Nowe rozporządzenie znosi obowiązek niezwłocznego wpisywania zakupu materiałów i towarów handlowych zaraz po ich otrzymaniu. Dostawę można potwierdzić na podstawie opisu (specyfikacji), który stanowi dowód księgowy i musi być przechowywany jako dowód zakupu, a po otrzymaniu faktury – połączony z nią poprzez uzupełnienie opisu o jej numer lub numer identyfikujący w KSeF. Jeżeli po dokonaniu zapisu na podstawie opisu (specyfikacji) podatnik otrzyma fakturę, ewentualne różnice w wartościach ujmuje się w księdze w dniu jej otrzymania. Jeżeli faktura dotrze przed dokonaniem zapisu, księgowania dokonuje się bezpośrednio na jej podstawie.
Brak regulacji technicznych i zasady prowadzenia PKPiR poza systemami komputerowymi
Nowe rozporządzenie nie określa szczegółowych warunków technicznych, jakie powinien spełniać program komputerowy służący do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ani nie zawiera regulacji dotyczących obowiązku drukowania księgi. W treści rozporządzenia nie wskazano również miejsca przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów dokonywanych w księdze. Jednocześnie, zgodnie z § 5 nowego rozporządzenia, w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę oraz kolejno ponumerować jej karty.
Likwidacja uproszczonego wzoru PKPiR dla rolników od 2026 roku
Należy mieć na uwadze, że od 2026 roku nie przewiduje się odrębnego, uproszczonego wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla rolników prowadzących działalność gospodarczą. Dotychczasowe przepisy dopuszczały stosowanie uproszczonego wzoru PKPiR, określonego w załączniku nr 2, jednak w nowym rozporządzeniu został on całkowicie usunięty.
Oznacza to likwidację preferencji polegającej na możliwości korzystania z uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i osiągających przychody do 10 000 zł rocznie. W konsekwencji od 1 stycznia 2026 roku rolnicy spełniający dotychczas warunki do stosowania uproszczonego wzoru PKPiR będą zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych, według wzoru określonego w załączniku do nowego rozporządzenia.
Nowe rozporządzenie nie zawiera również przepisów odnoszących się do prowadzenia odrębnych ksiąg w przedsiębiorstwie wielozakładowym.
Polecamy:
