W erze gospodarki cyfrowej oprogramowanie stanowi jeden z kluczowych aktywów przedsiębiorstwa, a zależność biznesu od technologii stale rośnie. Równolegle, ze względu na wymogi prawne, na znaczeniu zyskuje compliance. Zapewnienie zgodności działalności z przepisami, regulacjami i standardami rynkowymi to fundament stabilnego rozwoju. Jednym z najważniejszych obszarów jest compliance w zakresie licencjonowania oprogramowania, gdzie nieprawidłowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych.
Pojęcie compliance w działalności przedsiębiorstwa
Compliance to słowo często przewijające się w rozmowach czy artykułach traktujących o działalności korporacji, zazwyczaj tak nazywany jest cały dział w danej firmie. Nic dziwnego, ponieważ compliance to zbiór procesów, procedur i mechanizmów kontrolnych, których celem jest zapewnienie, że działalność przedsiębiorstwa pozostaje w zgodzie z obowiązującym prawem oraz przyjętymi standardami branżowymi lub zawodowymi (np. w księgowości).
Czym zajmuje się taki dział compliance w firmie? Jego działalność obejmuje m.in.:
- identyfikację ryzyk prawnych i regulacyjnych,
- wdrażanie odpowiednich polityk i procedur,
- szkolenie pracowników,
- monitorowanie zgodności działań organizacji z przepisami prawa oraz norm wewnątrzzakładowych,
- reagowanie na stwierdzone naruszenia.
W obszarze nowych technologii compliance ma bardzo trudne zadanie. Przepisy prawa często nie nadążają za rozwojem IT, przez co utrzymanie zgodności firmy ze standardami może być mocno problematyczne. Co więcej, aktualnie, gdy przedsiębiorstwa często w większości opierają się na programach komputerowych, naruszenia mają charakter systemowy i dotyczą znacznej części organizacji, przez co działy compliance zyskują coraz większe znaczenie.
Jakie obszary działalności firmy potrzebują compliance?
W dzisiejszych nowoczesnych firmach działy compliance, chcąc zapewnić pełne wsparcie prawne, mają pełne ręce pracy. Do kluczowych obszarów należy ochrona danych osobowych, uregulowana przez RODO. Każdy podmiot przetwarzający dane klientów, pracowników lub kontrahentów jest zobowiązany do przestrzegania jego wymogów. Równie istotnym elementem systemu compliance jest cyberbezpieczeństwo, regulowane w Polsce ustawą o krajowym systemie certyfikacji cyberbezpieczeństwa, a na poziomie unijnym dyrektywą NIS2, które nakładają na określone podmioty obowiązek wdrażania adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych chroniących systemy informatyczne.
Compliance obejmuje również inne dziedziny prawa, takie jak prawo pracy, prawo podatkowe, ochrona konkurencji i konsumentów oraz regulacje z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML). Uzupełnieniem wymogów ustawowych są normy branżowe i standardy jakości, w tym normy ISO, które choć formalnie dobrowolne, w praktyce często stanowią rynkowy standard i warunek współpracy z kontrahentami.
Licencjonowanie oprogramowania
Oprogramowanie komputerowe, zgodnie z art. 74 i nast. ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, stanowi utwór. Oznacza to, że korzystanie z programu komputerowego wymaga posiadania odpowiedniego tytułu prawnego – najczęściej będzie to licencja.
Licencja jest umową, na mocy której uprawniony (licencjodawca) zezwala użytkownikowi (licencjobiorcy) na korzystanie z utworu w określonym zakresie. Zakres ten może obejmować m.in.:
- pola eksploatacji oprogramowania,
- czas trwania licencji,
- terytorium,
- liczbę użytkowników lub stanowisk,
- możliwość modyfikacji lub dalszego udostępniania oprogramowania.
Brak licencji (lub innego tytułu prawnego) lub korzystanie z oprogramowania z przekroczeniem jej warunków stanowi naruszenie praw autorskich i grozi różnymi sankcjami. Od prywatnych roszczeń odszkodowawczych po odpowiedzialność karną.
Rodzaje licencji na oprogramowanie
Z punktu widzenia osób zajmujących się compliance w firmie kluczowe znaczenie ma wiedza na temat typów licencji. Każda z nich wiąże się z innymi obowiązkami i ryzykami. Poniżej opiszemy te najczęściej spotykane.
Licencja komercyjna
Licencja komercyjna jest najczęściej spotykana w środowisku biznesowym. Zazwyczaj jest ona odpłatna i niewyłączna (licencje na wyłączność są rzadkością wśród oprogramowania komputerowego). Umowa licencyjna szczegółowo reguluje sposób korzystania z oprogramowania, często wprowadzając ograniczenia dotyczące liczby użytkowników, instalacji czy wykorzystania w określonym celu.
Licencja open source
Oprogramowanie open source jest udostępniane na podstawie licencji, które pozwalają na szerokie korzystanie z kodu aplikacji, w tym jego modyfikację, rozwijanie i dalsze rozpowszechnianie (dystrybucję). Nie oznacza to jednak braku obowiązków przedsiębiorcy. Licencja open source z założenia jest bezpłatna, ale i tak może generować koszty (np. związane z modyfikowaniem kodu i dostosowywaniem pod potrzeby przedsiębiorcy). Zdarza się również, że twórcy pobierają opłaty za komercyjne wsparcie, wdrożenia, dodatkowe usługi lub wersje premium, oferując płatne funkcje lub „skalowalność” dla dużych organizacji.
Licencja freeware
Freeware umożliwia bezpłatne korzystanie z programu, ale często wyłącznie do użytku prywatnego, przez co wykorzystywanie komercyjne jest płatne. Wykorzystanie takiego oprogramowania w działalności gospodarczej może nawet naruszać warunki licencji. Jest to oprogramowanie dozwolone do darmowego użytku, ale z zachowaniem praw autorskich, co oznacza zakaz modyfikacji i sprzedaży.
Najem oprogramowania komputerowego
Ciekawym rozwiązaniem jest najem, zamiast licencjonowania oprogramowania. Najem egzemplarza programu komputerowego może stanowić interesującą alternatywę wobec klasycznej umowy licencyjnej. Najemca uzyskuje bowiem możliwość korzystania z oprogramowania w szerokim zakresie, wynikającym bezpośrednio z art. 75 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Dodatkowo zarówno skutki ewentualnego zbycia wynajętego egzemplarza programu, jak i czas trwania stosunku prawnego zostały w przepisach kodeksu cywilnego ukształtowane w sposób korzystniejszy niż w przypadku licencji. Pomimo tych argumentów, w piśmiennictwie podkreśla się, że umowa najmu egzemplarza programu komputerowego cieszy się w praktyce jedynie marginalnym zainteresowaniem (por. red. Kępiński 2025, wyd. 1/Krzysztof Żok, Art. 75 PrAut).
Compliance w zakresie licencjonowania oprogramowania
Compliance w zakresie licencjonowania oprogramowania nie jest wyłącznie kwestią techniczną, ale także ważnym elementem zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Prawidłowe wdrożenie i stosowanie procedur compliance nie tylko pozwala uniknąć sankcji nałożonych przez organy publiczne, ale także zwiększa bezpieczeństwo operacyjne i wiarygodność organizacji. W dobie rosnącej cyfryzacji świadome podejście do licencjonowania oprogramowania jest koniecznością, a nie wyborem.
Jakie zadania obejmuje compliance w zakresie licencjonowania oprogramowania?
Audyt licencji
Do podstawowych narzędzi działu compliance w obszarze IT należy audyt licencji oprogramowania komputerowego. Audyt ten polega na identyfikacji wykorzystywanego oprogramowania, analizie posiadanych licencji, porównaniu stanu faktycznego z warunkami licencyjnymi, a także wskazywaniu niezgodności i rekomendacji naprawczych. Regularne audyty pozwalają na wczesne wykrycie problemów i ograniczenie ryzyk prawnych.
Polityki wewnętrzne
Dobrze wdrożony compliance wymaga odpowiednich polityk wewnętrznych, takich jak chociażby:
- polityka zarządzania oprogramowaniem,
- procedura zakupu i instalacji programów,
- zasady korzystania z oprogramowania open source (o ile jest używane w firmie),
- procedura reagowania na kontrole zewnętrzne.
Istotne jest również przypisanie ról oraz odpowiedzialności konkretnym osobom lub działom w firmie.
Szkolenia pracowników
Pracownicy często nie są świadomi, że instalacja czy używanie określonej aplikacji na komputerze służbowym może naruszać warunki licencji oprogramowania. Szkolenia z zakresu compliance i podstaw prawa autorskiego powinny znacząco zmniejszyć ryzyko nieumyślnych naruszeń.
Compliance we współpracy z dostawcami i podwykonawcami
Ryzyko licencyjne może wynikać także ze współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług i świadczeń IT. Przedsiębiorca powinien zadbać, aby umowy z podwykonawcami jednoznacznie regulowały kwestie praw autorskich i odpowiedzialności za legalność wykorzystywanego oprogramowania.
Compliance a chmura obliczeniowa i SaaS
Usługi chmurowe oraz SaaS (usługi w przeglądarkach) również generują ryzyka compliance. Kluczowe znaczenie ma analiza warunków umów, w tym zakresu uprawnień użytkowników, lokalizacji danych, odpowiedzialności dostawcy oraz wymagań sprzętowych niezbędnych do bezpiecznego korzystania z aplikacji.
Analiza ryzyka a compliance w zakresie licencjonowania oprogramowania
Ciężko określić jednoznacznie, czym dział compliance powinien się zajmować w firmie. Wynika to z faktu, że różne gałęzie przedsiębiorczości oraz rodzaje działalności gospodarczych wymagają odpowiedniego zróżnicowanego podejścia. Stąd też punktem wyjścia dla budowania skutecznego systemu compliance jest analiza ryzyka braku zgodności. Pozwoli to na świadome zarządzanie zagrożeniami prawnymi w przedsiębiorstwie.
Celem owej analizy jest ustalenie, w jakich obszarach działalności organizacja jest najbardziej narażona na naruszenia oraz które z tych zagrożeń mają największe znaczenie z perspektywy jej funkcjonowania. Chodzi tu zatem o racjonalne ograniczanie ryzyka i koncentrację działań w obszarach kluczowych.
Cały proces rozpoczyna się od przeglądu wszystkich obowiązujących przedsiębiorstwo regulacji – zarówno przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jak i norm branżowych oraz regulacji wewnętrznych. Na tej podstawie identyfikuje się potencjalne sytuacje, w których może dojść do naruszenia tych obowiązków, tworząc katalog konkretnych ryzyk. Następnie każde z nich podlega ocenie pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz możliwych konsekwencji dla organizacji, takich jak straty finansowe, zakłócenia operacyjne czy szkody wizerunkowe. Tak przeprowadzona ocena pozwala na hierarchizację ryzyk i wskazanie obszarów wymagających priorytetowych działań, a w dalszej kolejności na zaplanowanie i wdrożenie adekwatnych mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko do akceptowalnego poziomu.
