Wiele rodzajów działalności gospodarczej, jak sprzedaż stacjonarna czy gastronomia, wymaga posiadania odpowiedniej siedziby. Gdy przedsiębiorca nie dysponuje własną nieruchomością, rozwiązaniem staje się najem lokalu firmowego. Proces ten wiąże się jednak z ryzykiem, takim jak nieprzewidziane koszty, konflikty z wynajmującym czy nagłe wypowiedzenie umowy. Aby uniknąć tych problemów, kluczowe jest przygotowanie kontraktu, który skutecznie chroni interesy najemcy i precyzyjnie określa wzajemne obowiązki obu stron.
Najem lokalu firmowego – podstawy
Najem lokalu firmowego, również nazywany „najmem lokalu użytkowego”, to umowa, w której wynajmujący oddaje najemcy nieruchomość, lub jej część (lokal lub powierzchnię użytkową), do używania z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej. Najemca natomiast zobowiązuje się do regularnego płacenia czynszu. W przeciwieństwie do najmu lokali mieszkalnych w tym przypadku nie obowiązują ustawy szczegółowe, stosowane są jedynie przepisy zawarte w Ustawie z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc). Oznacza to, że strony mają o wiele większą swobodę w kształtowaniu zapisów umowy.
Umowa najmu lokalu firmowego powinna regulować co najmniej takie kwestie jak:
- wskazanie stron;
- opis wynajmowanej przestrzeni – adres, powierzchnia, sposób użytkowania;
- wysokość i terminy płatności czynszu;
- czas trwania najmu – umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony;
- zasady wypowiedzenia;
- wysokość kaucji;
- sposób rozliczania mediów i dodatkowych opłat eksploatacyjnych;
- informacje dotyczące stanu technicznego lokalu;
- procedury jego wydania i zwrotu.
Prawidłowo sformułowana treść kontraktu powinna chronić interesy obu stron, aby żadna z nich nie była pokrzywdzona. Zatem każdy zapis powinien być odpowiednio wyważony i sprawiedliwy. Trzeba pamiętać, że podpisanie umowy to tylko pierwszy krok. Jeżeli okaże się ona niekorzystna dla jednego z kontrahentów, szybko może dojść do konfliktu, którego finał może znaleźć się na sali sądowej. Na co zatem zwracać szczególną uwagę?
Precyzyjne określenie lokalu i jego stanu technicznego
Właściwe określenie stron umowy jest podstawą i nie powinno nastręczać większych problemów. Kolejnym krokiem jest natomiast opis lokalu i jego stanu technicznego, co ma bardzo ważne znaczenie.
Dlaczego jest to tak istotne? Otóż w ewentualnych sporach w przedmiocie najmu lokalu firmowego często pojawiają się kwestie związane ze stanem lokalu – od usterek technicznych, jakie występowały w lokalu przy podpisywaniu umowy, po konieczne naprawy już po jej zakończeniu. Dlatego też należy jak najbardziej szczegółowo określić, co dokładnie przedsiębiorca wynajmuje.
Do umowy wpisujemy zatem dokładny adres, oznaczenia lokalu i numer księgi wieczystej. Następnie metraż lokum – najlepiej zgodny z pomiarem geodezyjnym lub protokołem, a także zakres pomieszczeń przekazywanych najemcy (również tych wspólnych), np. zaplecze, sanitariaty, komórki, miejsca parkingowe, teren wokół budynku. Oprócz tego należy określić wyposażenie i instalacje, wraz ze stanem technicznym. Na koniec sporządzany jest protokół zdawczo-odbiorczy – najlepiej ze zdjęciami.
Przykładowy zapis umowny
Strony zgodnie ustalają, że przedmiotem najmu jest lokal położony przy ul. Wolskiej 14/65 o powierzchni 120 m², opisany szczegółowo w protokole zdawczo-odbiorczym stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. Protokół obejmuje dokumentację fotograficzną stanu lokalu na dzień przekazania.
Przeznaczenie lokalu i zgody administracyjne
W umowie powinno znaleźć się wyraźne wskazanie, w jaki sposób najemca będzie korzystał z lokalu. To zabezpiecza obie strony:
- najemcę przed zarzutem niezgodnego używania lokalu;
- wynajmującego przed niewłaściwą eksploatacją lokalu.
Warto dokładnie określić w umowie rodzaj działalności, np. handel detaliczny, gabinet medyczny, kancelaria prawna, magazyn na cele sprzedaży wysyłkowej, serwis mechanika samochodowego.
Trzeba również zadbać o klauzulę umowną, zgodnie z którą wynajmujący oświadcza, iż lokal nadaje się do prowadzenia w nim określonego rodzaju działalności gospodarczej oraz że ma odpowiednie pozwolenia, spełnia normy BHP, sanitarne, przeciwpożarowe, budowlane i użytkowe. Zapisy ogólne mogą być niewystarczające, przykładowo gabinet kosmetyczny wymaga innej infrastruktury technicznej budynku niż biuro księgowe.
Przykładowy zapis umowny
Lokal będzie użytkowany wyłącznie w celu prowadzenia działalności gospodarczej gastronomicznej polegającej na przygotowywaniu i sprzedaży cateringu dietetycznego. Wynajmujący oświadcza, że lokal spełnia wymagania techniczne i formalne niezbędne do prowadzenia ww. działalności.
Czynsz i opłaty dodatkowe
Przechodzimy do najważniejszej kwestii – pieniędzy. Jest to jeden z najczęstszych punktów spornych w sprawach wynikających z umów najmu lokalu firmowego. Aby uniknąć nieporozumień, umowa powinna szczegółowo określać nie tylko wysokość czynszu, a także wszystkie wydatki związane z najmem.
W treści kontraktu powinny się znaleźć zapisy dotyczące:
- wysokości czynszu, sposobu jego waloryzacji, terminu płatności, kwoty czynszu (netto lub brutto i czy obejmuje VAT);
- opłat eksploatacyjnych, np. ogrzewanie, woda, monitoring, opłaty administracyjne, sprzątanie części wspólnych, wywóz śmieci, ochrona;
- jasno określona forma rozliczenia mediów – ryczałt, podliczniki, faktury dostawców.
Warto zadbać, aby w umowie znalazł się zapis, zgodnie z którym wynajmujący nie może wprowadzać nowych opłat bez pisemnej zgody najemcy. To szczególnie ważne przy najmie w galeriach handlowych i biurowcach, gdzie właściciele potrafią doliczać pozakontraktowe koszty, np. remontowe czy modernizacyjne.
Przykładowy zapis umowny
Wynajmujący nie może wprowadzać nowych opłat ani zmieniać sposobu rozliczania opłat eksploatacyjnych bez uprzedniej pisemnej zgody najemcy pod rygorem nieważności.
Najem lokalu firmowego - kaucja i inne zabezpieczenia
Kaucja w zasadzie dotyczy każdego rodzaju najmu. To, co może być problematyczne to jej wysokość – przepisy kc bowiem nic nie wspominają, jak dużą kaucję może wyznaczyć wynajmujący.
W najmie komercyjnym kaucja zwykle wynosi od 1 do nawet 6 czynszów miesięcznych. Aby uchronić najemcę przed jej utratą, umowa powinna zawierać:
- sposób jej przechowywania;
- termin zwrotu po zakończeniu najmu;
- przesłanki, które uprawniają wynajmującego do zatrzymania środków (całości lub jej części).
Najemcy bardzo często nie zwracają uwagi na brak ograniczenia ich odpowiedzialności, co powoduje, że kaucja może zostać zatrzymana nawet za drobne usterki czy pogorszenie stanu lokalu wynikający ze zwykłej eksploatacji lokalu.
Dodatkowo wynajmujący często próbują rozszerzać odpowiedzialność najemcy ponad normy wynikające z kc, domagając się dodatkowego odszkodowania. Aby chronić przedsiębiorcę, należy zadbać o:
- wyłączenie odpowiedzialności za szkody niepowstałe z winy najemcy;
- wyłączenie odpowiedzialności za działania innych najemców czy osób trzecich;
- wyłącznie odpowiedzialność za szkody spowodowane siłą wyższą;
- wyłącznie odpowiedzialność za szkody wynikające z zaniedbań wynajmującego;
- ograniczenie kar umownych do racjonalnego poziomu;
- doprecyzowanie zasad odpowiedzialności za podnajem.
Przykładowy zapis umowny
Kaucja podlega zwrotowi w terminie 14 dni od dnia zwrotu lokalu, pomniejszona o koszty napraw szkód powstałych z winy najemcy. Wynajmujący nie potrąca z kaucji kosztów wynikających ze zwykłego zużycia lokalu.
Okres i zasady wypowiedzenia umowy o najem lokalu firmowego
Przedsiębiorcy często podpisują umowy terminowe, co oznacza, że nie mogą ich wypowiedzieć, o ile w umowie nie uzwględniono takich przypadków. Przepisy kc nie przewidują bowiem sytuacji, w których umowa najmu lokalu firmowego zawarta na czas określony może zostać rozwiązana przed terminem.
Zapis dotyczący wypowiedzenia umowy to jeden z kluczowych elementów ochrony interesów najemcy. W umowie powinna się znaleźć klauzula opisująca szczegółowy katalog przypadków pozwalających najemcy wypowiedzieć umowę oraz terminy wypowiedzenia.
Najczęściej stosowane powody wypowiedzenia przez najemcę to:
- niewywiązywanie się wynajmującego z obowiązków;
- zmiana sposobu użytkowania budynku uniemożliwiająca prowadzenie działalności;
- istotne naruszenia umowy przez wynajmującego;
- wzrost czynszu przekraczający ustalony limit.
Przykładowy zapis umowny
Najemca ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku istotnego naruszenia obowiązków przez wynajmującego lub w razie braku możliwości korzystania z lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem.
Odpowiedzialność za naprawy i awarie
Co prawda, kc określa podstawowe zasady odpowiedzialności za naprawy przedmiotu umowy, w praktyce jednak mogą być one niewystarczające. Warto zatem doprecyzować najważniejsze kwestie.
Najczęściej wygląda to w ten sposób, iż:
- drobne naprawy obciążają najemcę;
- za poważne awarie i naprawy instalacji odpowiada wynajmujący;
- najemca ma obowiązek niezwłocznego informowania wynajmującego o wszystkich usterkach, również tych drobnych;
- najemca ma prawo wstrzymać się z płaceniem czynszu, jeśli lokal nie nadaje się do używania.
Często stosuje się niekorzystne dla najemcy klauzule przenoszące na niego odpowiedzialność za wszystkie naprawy, co jest nadużyciem.
Przykładowy zapis umowny
Wynajmujący ponosi odpowiedzialność za awarie instalacji oraz uszkodzenia wynikające z wad budynku. Najemca odpowiada wyłącznie za drobne naprawy oraz szkody powstałe z jego winy.
Modernizacje, adaptacje i zwrot nakładów
Każdy biznes rządzi się swoimi prawami, a wiele rodzajów działalności wymaga odpowiedniego dostosowania lokalu, np. podczas przerabiania dawnego sklepu wielobranżowego na restaurację. Dlatego w umowie powinno znaleźć się jasne określenie:
- czy najemca może dokonywać adaptacji i modernizacji lokalu;
- szczegółów, przy jakich pracach remontowych wymagana jest zgoda wynajmującego;
- kto finansuje prace remontowo-modernizacyjne;
- czy najemcy przysługuje zwrot nakładów (zgodnie z art. 676 kc: jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego).
Dobrą praktyką w takich wypadkach jest uzgodnienie katalogu prac, które najemca może wykonać samodzielnie oraz spisanie zasad rozliczenia nakładów przy zakończeniu współpracy.
Przykładowy zapis umowny
Najemca może wykonywać prace adaptacyjne niewpływające na konstrukcję lokalu po wcześniejszym pisemnym zawiadomieniu wynajmującego. Strony uzgadniają, że najemcy przysługuje zwrot nakładów zgodnie z art. 676 kc.
Ubezpieczenie OC
Właściwie sporządzona umowa najmu lokalu firmowego powinna precyzyjnie określać zasady jego ubezpieczenia. Najczęściej to wynajmujący ubezpiecza sam budynek, z kolei najemca ubezpiecza swoje mienie i OC działalności. Warto zatem zwrócić uwagę, aby nie przenoszono na najemcę odpowiedzialności za szkody powstałe z przyczyn niezależnych, np. zwarcia instalacji budynku, nieszczelności dachu czy uszkodzeń konstrukcyjnych.
Przykładowy zapis umowny
Wynajmujący zapewnia ubezpieczenie budynku i ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z wad konstrukcyjnych lub instalacyjnych.
Kary umowne
Kary umowne są typowe dla najmu komercyjnego, niekiedy są jednak całkowicie nieadekwatne do przewinień. Zazwyczaj również działają wyłącznie na korzyść wynajmującego. Klauzule te powinny zatem być precyzyjnie określone i co najważniejsze proporcjonalne.
Najczęstsze błędy to:
- podpisywanie umów z karami za opóźnienie w płatności czynszu, co jest niezgodne z prawem – tu należą się odsetki ustawowe lub umowne, nie zaś kara umowna;
- zgoda na kary za drobne naruszenia umowy lub wewnętrznego regulaminu;
- brak górnego limitu kar.
Warto zadbać, aby umowa przy tym zawierała zasadę, zgodnie z którą łączna wartość kar umownych nie może przekroczyć określonego limitu – np. dwu- lub trzykrotności miesięcznego czynszu.
Przykładowy zapis umowny
- W przypadku dokonania przez najemcę jakichkolwiek przeróbek, adaptacji lub zmian w lokalu bez uprzedniej, pisemnej zgody wynajmującego, najemca zapłaci wynajmującemu karę umowną w wysokości 5000 zł za każde stwierdzone naruszenie.
- Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa wynajmującego do dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość, jeżeli szkoda rzeczywiście była wyższa.
Klauzula waloryzacyjna
Coraz częściej w umowach najmu możemy spotkać się z klauzulami waloryzacyjnymi. Wynajmujący wprowadzają waloryzację czynszu o wskaźnik inflacji. Z punktu widzenia najemcy kluczowe jest, aby:
- waloryzacja była obustronna, również działająca przy deflacji;
- odbywała się nie częściej niż raz do roku – te miesięczne lub kwartalne mogą nieproporcjonalnie podnieść czynsz;
- określony był konkretny wskaźnik – najlepiej ten określany przez GUS;
- dotyczyła wyłącznie czynszu, a nie np. opłat eksploatacyjnych – w przeciwnym razie koszty najmu mogą rosnąć niekontrolowanie.
Przykładowy zapis umowny
Czynsz podlega corocznej waloryzacji o wskaźnik inflacji ogłaszany przez GUS, przy czym waloryzacja obowiązuje zarówno w przypadku wzrostu, jak i spadku wskaźnika.
Zwrot lokalu po zakończeniu najmu
Sporo konfliktów rodzi się również w czasie zwrotu lokalu po zakończeniu współpracy. Strony nie potrafią się porozumieć co do zwrotu kaucji, napraw lokalu itd. Dlatego też umowa powinna szczegółowo określać:
- stan, w jakim lokal ma zostać zwrócony;
- obowiązek sporządzenia protokołu zdania lokalu;
- czas na usunięcie ewentualnych usterek;
- zasady rozliczenia nakładów i kaucji.
Przykładowy zapis umowny
Najemca zwraca lokal w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie związane z prawidłową eksploatacją. Zwrot lokalu następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzonego przez strony.
W interesie najemcy leży zapis, że lokal ma zostać zwrócony w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie wynikające z prawidłowej eksploatacji. Wynajmujący często stosują zapisy w stylu: lokal ma zostać zwrócony w stanie niepogorszonym względem dnia rozpoczęcia najmu – taka klauzula oznacza, że najemca będzie odpowiadał również za pogorszenie stanu lokalu wynikające ze zwykłej eksploatacji, a tego na pewno by nie chciał.
