Przepisy procedury cywilnej przewidują możliwość ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu strona postępowania nie musi martwić się, że w przyszłości zostanie obciążona kosztami działań sądu – o ile oczywiście zwolnienie zostanie jej przyznane. Czy z takiej możliwości mogą korzystać również spółki?
Czym jest zwolnienie od kosztów sądowych?
Zwolnienie od kosztów sądowych to nic innego jak wykluczenie danej osoby z partycypowania w kosztach prowadzonego postępowania. Każda sprawa, która toczy się przed sądem, generuje stosowne koszty, na czele z opłatami sądowymi, kosztami zastępstwa procesowego, jak również prowadzonego postępowania dowodowego. Co do zasady koszty te ponosi strona przegrywająca sprawę, choć równie dobrze można je także podzielić po równo po każdej ze stron lub uczestników postępowania.
Zgodnie z art. 102 i 103 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilny sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych nie tylko osobie fizycznej, ale również osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie. Spółki należą do kręgu podmiotów, które mogą wnioskować o zwolnienie ich od kosztów sądowych, jeśli biorą udział w danym postępowaniu. Pamiętajmy jednak, że spółka musi udowodnić przed sądem, że jej sytuacja finansowa uniemożliwia lub znacząco utrudnia opłacenie niezbędnych opłat i wydatków sądowych (np. opłaty od pozwu, zaliczki na biegłego). W praktyce oznacza to, że sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej i osiągania dochodów nie jest przeszkodą, jeśli bieżąca płynność finansowa spółki jest na tyle zła, że opłacenie kosztów sądowych grozi jej upadkiem, niemożnością zaspokojenia innych zobowiązań czy paraliżem działalności.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zajmująca się produkcją odzieży w wyniku nagłego zerwania kontraktu przez głównego odbiorcę popadła w przejściowe problemy finansowe. Spółka ma na koncie bankowym środki wystarczające jedynie na pokrycie bieżących wynagrodzeń pracowników. Wnioskuje o wysokie odszkodowanie od nieuczciwego kontrahenta, jednak opłata od pozwu wynosi 18 000 zł. Czy spółka z o.o. może ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych, w tym od konieczności uiszczenia opłaty sądowej za pozew? Tak, choć musi w tym zakresie złożyć do sądu odpowiedni wniosek, do którego dołączy sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe i dowody na utratę płynności. We wniosku spółka powinna również wykazać, że uiszczenie opłaty uniemożliwi jej dalsze funkcjonowanie. Sąd, oceniając dokumentację, może podjąć decyzję o całkowitym lub częściowym zwolnieniu.
W przypadku spółek osobowych (np. spółki jawnej lub partnerskiej) przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych wprowadzają dodatkowy i bardzo istotny wymóg, jeśli chodzi o możliwość ubiegania się przez te podmioty o zwolnienie od kosztów sądowych. Spółka osobowa musi bowiem wykazać również to, że wspólnicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za jej zobowiązania (np. w spółce jawnej), nie mają dostatecznych środków na zwiększenie majątku spółki lub udzielenie spółce pożyczki. Sąd w tym przypadku weryfikuje nie tylko majątek samej spółki, ale także zdolność finansową osób fizycznych, czyli wspólników, do „dofinansowania” spółki w celu uiszczenia kosztów. Jest to naturalna konsekwencja ich osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki.
Przykład 2.
Spółka jawna jest stroną sporu o dużej wartości. Ma minimalne środki własne i nie jest w stanie pokryć kosztów wniesienia pozwu ani ewentualnych kosztów postępowania w przypadku przegranej. Czy taka spółka może wnioskować o zwolnienie jej od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych? Tak, składając wniosek o zwolnienie, spółka jawna musi dołączyć nie tylko swoją dokumentację finansową (bilans, rachunek zysków i strat), ale także oświadczenia lub dokumenty dotyczące sytuacji majątkowej i dochodowej wszystkich wspólników. Jeśli okaże się, że jeden ze wspólników posiada znaczący majątek prywatny, a przez to jest zdolny do udzielenia pożyczki spółce na pokrycie wspomnianych kosztów, wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych dla spółki zostanie oddalony.
W tym miejscu warto wspomnieć, że możliwość ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych dotyczy także postępowań sądowoadministracyjnych. W takim przypadku mówimy o tzw. prawie pomocy, które obejmuje omawiane zwolnienie. Prawo pomocy może być przyznane, gdy strona toczącego się postępowania wykaże, że nie ma dostatecznych środków na poniesienie pełnych kosztów postępowania. Prawo pomocy w zakresie całkowitym przyznaje się, gdy spółka wykaże, że nie ma żadnych środków na poniesienie jakichkolwiek kosztów postępowania.
Pomoc prawna z urzędu a zwolnienie od kosztów sądowych
Instytucja pomocy prawnej z urzędu w skrócie polega na ustanowieniu adwokata lub radcy prawnego dla strony albo uczestnika postępowania. Wszystkie działania prawnika są jednak opłacane ze środków publicznych, stąd też dany podmiot nie musi martwić się wynagrodzeniem swojego pełnomocnika. Ustanowienie adwokata lub radcy prawnego z urzędu dla spółek jest częścią szerszego „prawa pomocy” i jest dostępne zarówno w postępowaniu cywilnym (choć w tym przypadku często bywa łączone ze zwolnieniem od kosztów), jak i administracyjnym. Zasadniczo, aby spółka mogła skorzystać z pomocy prawnej z urzędu, musi spełnić warunek braku dostatecznych środków na uiszczenie wynagrodzenia profesjonalnego pełnomocnika. W praktyce uzyskanie darmowej pomocy prawnej jest możliwe wtedy, gdy strona lub uczestnik postępowania uzyska choćby częściowe zwolnienie od kosztów sądowych. W postępowaniu administracyjnym prawo pomocy może być przyznane w zakresie ustanowienia pełnomocnika, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami.
Przykład 3.
Spółka ma uczestniczyć w sporze o odzyskanie darowizny. Jej jedyny majątek to nieruchomość przeznaczona na cele statutowe, a bieżące przychody ledwie pokrywają koszty całej działalności. Czy spółka otrzyma pomoc prawną z urzędu? Ma na to szansę, jednak wcześniej musi złożyć do sądu odpowiedni wniosek. W przedstawionej sytuacji sąd może uznać, że spółka nie ma dostatecznych środków na opłacenie adwokata, a sprawa jest na tyle skomplikowana, że wymaga fachowej pomocy. Spółka musi jednak wystąpić także z wnioskiem o zwolnienie jej od kosztów sądowych w całości lub w części. Jeśli uzyska takie zwolnienie, możliwe będzie ubieganie się o przyznanie jej pomocy prawnej z urzędu.
Należy podkreślić, że sądy dosyć surowo traktują wnioski o zwolnienie i przyznanie pomocy prawnej z urzędu w przypadku podmiotów gospodarczych. Oczekuje się, że spółka jako profesjonalny uczestnik obrotu gospodarczego powinna zabezpieczyć środki na pokrycie kosztów związanych z jej działalnością, w tym na ewentualne koszty sądowe. Uzyskanie pozytywnej decyzji wymaga bardzo szczegółowego i przekonującego udowodnienia, że brak środków ma charakter obiektywny i nie wynika z celowego działania lub zaniedbania.
Przykład 4.
Spółka akcyjna, której akcje są notowane na giełdzie, składa wniosek o zwolnienie od kosztów. Mimo że jej bieżące zyski spadły, sąd w toku postępowania sprawdzającego ustala, że spółka ma dużą wartość majątku w nieruchomościach, które mogłyby zostać spieniężone lub wykorzystane jako zabezpieczenie kredytu, albo że posiada znaczne rezerwy kapitałowe, które mogłyby zostać przeznaczone na cele procesowe. Czy spółka ma szansę na zwolnienie od kosztów sądowych? W opisanej sytuacji wniosek zostanie najprawdopodobniej oddalony, ponieważ pomimo przejściowych trudności spółka ma dostateczne środki na pokrycie kosztów postępowania – musi jedynie zmienić ich strukturę lub przeznaczenie.
Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych i pomoc prawną z urzędu
Nawet jeśli obiektywnie rzecz biorąc, spółka nie jest w stanie pokryć samodzielnie kosztów postępowania sądowego lub wynajęcia profesjonalnego prawnika, to uzyskanie zwolnienia od kosztów lub prawnika z urzędu może nastąpić wyłącznie na wniosek. Sąd nie ma możliwości odgórnego zadziałania w tym zakresie z urzędu. Innymi słowy, bez wniosku o zwolnienie lub przyznanie pomocy prawnej nawet najbiedniejsza spółka musi radzić sobie samodzielnie.
Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie pełnomocnika z urzędu spółka składa do sądu, w którym sprawa ma się toczyć lub już się toczy. Wniosek ten jest wolny od opłat sądowych i można go złożyć w zasadzie na każdym etapie postępowania – zwyczajowo robi się to jednak wraz z pismem inicjującym daną sprawę (pozwem lub wnioskiem) albo razem z odpowiedzią na pozew lub wniosek.
Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych musi zawierać szczegółowe oświadczenie o stanie majątkowym spółki, jej przychodach, wydatkach oraz stanie zobowiązań. Niezbędne jest dołączenie odpowiednich dokumentów, takich jak:
- sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat) za ostatni okres;
- wyciągi z rachunków bankowych spółki;
- wykaz majątku ruchomego i nieruchomego;
- w przypadku spółek osobowych – dokumenty finansowe i oświadczenia wspólników.
Świadome podanie nieprawdziwych informacji w takim wniosku może skutkować nie tylko cofnięciem zwolnienia z kosztów, ale także nałożeniem grzywny.
[alert-info]Postanowienie SN z 8 października 2025 roku (sygn. akt I NSP 363/25)
„W orzecznictwie sporna jest kwestia, czy art. 103 u.k.s.c. regulujący zwolnienie od kosztów sądowych jednostek organizacyjnych, w tym spółek osobowych, dopuszcza wzywanie przez sąd wnoszącego o zwolnienie o dalsze wyjaśnienia lub dokumenty, czy też wniosek nienależycie uzasadniony należy od razu oddalić. Jednakże nawet w przypadku uznania za dopuszczalne takiego wezwania strony przed oddaleniem wniosku, warunkiem wezwania jest dochowanie przez stronę należytej staranności w wykazaniu swojej sytuacji już w samym wniosku o zwolnienie. Koniecznym minimum staranności podmiotów będących przedsiębiorcami, a więc sporządzających dokumentację finansową, w tym w szczególności bilans oraz rachunek zysków i strat, jest dołączenie tych dokumentów do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych wraz z wyjaśnieniem, dlaczego aktywa ujawnione w bilansie nie mogą zostać przeznaczone na poniesienie tych kosztów, w tym w szczególności uiszczenie opłaty sądowej, jeżeli wnioskodawca twierdzi, że mimo posiadania aktywów nie ma środków na ich poniesienie”.
/alert-info]
Podsumowanie
Spółki mają prawo ubiegać się o zwolnienie od kosztów sądowych i ustanowienie pełnomocnika z urzędu. Muszą jednak sprostać znacznemu ciężarowi dowodu, wykazując, że faktycznie nie posiadają dostatecznych środków na poniesienie tych kosztów, co dla profesjonalnego podmiotu jest trudniejsze do wykazania niż dla osoby fizycznej. W przypadku spółek osobowych ten rygor rozciąga się także na majątek wspólników.
