Krajowy Rejestr Sądowy to jedna z kluczowych ewidencji dla przedsiębiorców, fundacji i stowarzyszeń, w której rejestruje się podmioty i wprowadza wszelkie zmiany dotyczące ich funkcjonowania. Najnowsza nowelizacja KRS, określana mianem cyfrowej rewolucji, wprowadza fundamentalne zmiany w tym obszarze. Przedsiębiorcy zastanawiają się, jakie konkretne uproszczenia przynosi i czy rzeczywiście ułatwi prowadzenie działalności. W artykule analizujemy kluczowe założenia tej reformy.
Dlaczego nowelizacja KRS jest potrzebna?
Krajowy Rejestr Sądowy odgrywa fundamentalną rolę w polskim systemie gospodarczym. Zawiera dane o spółkach handlowych, stowarzyszeniach, fundacjach i innych podmiotach prawa prywatnego. Dostęp do wiarygodnych informacji rejestrowych i finansowych jest niezbędny dla przedsiębiorców (szczególnie tych inwestujących w spółki kapitałowe, jak spółki akcyjne i proste spółki akcyjne), wymiaru sprawiedliwości, administracji publicznej i partnerów biznesowych.
Tradycyjny model funkcjonowania KRS, oparty na publikacjach w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz papierowych procedurach, jest mało efektywny, za to kosztowny, skomplikowany i czasochłonny. Wszystko idzie w stronę cyfryzacji, tak samo postanowił zrobić ustawodawca. Stąd też nowelizacja z 26 września 2025 roku, która weszła w życie całkiem niedawno, bo 29 listopada 2025 roku (z wyjątkami). Jej podstawowymi celami jest:
- przejście od modelu papierowo-cyfrowego do pełnej cyfryzacji,
- uproszczenie procedur,
- redukcja kosztów,
- prostszy i szybszy dostęp do informacji.
Co dokładnie się zmieniło?
Zniesienie obowiązku publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
Jedną z najistotniejszych zmian jest uchylenie obowiązku publikowania wpisów z KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dotychczas każda zmiana rejestrowa skutkowała koniecznością jej ogłoszenia w MSiG, co generowało dodatkowe koszty i czas oczekiwania.
Po wejściu w życie nowelizacji wpis w KRS będzie skuteczny sam w sobie – bez konieczności dodatkowej publikacji. Główną konsekwencją tej zmiany jest obniżenie kosztów dla przedsiębiorców (m.in. brak opłat za publikację wpisu) oraz dla państwa – zniknie konieczność prowadzenia Monitora. Wskazywane jest również uproszczenie systemu domniemań prawnych. Od teraz wpis w rejestrze będzie wystarczającą podstawą prawną do powoływania się na dane w obrocie gospodarczym.
Dostęp do danych z KRS online
Kolejnym ważnym aspektem cyfrowej reformy Krajowego Rejestru Sądowego jest umożliwienie udostępniania informacji z KRS za pośrednictwem Centralnej Informacji KRS przy użyciu interfejsów sieciowych (API).
Do art. 4 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadzone zostały nowe ustępy. Zgodnie z ust. 4c Centralna Informacja udostępnia podmiotom, które uzyskały zgodę, bezpłatnie informacje z Rejestru za pośrednictwem usług sieciowych. Kolejno ust. 4d wskazuje, że Minister Sprawiedliwości, w drodze decyzji administracyjnej, wyraża zgodę na udostępnianie informacji z Rejestru za pośrednictwem usług sieciowych. Natomiast ust. 4e mówi, że podmioty publiczne oraz podmioty prywatne realizujące zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publiczny ich realizacji mogą wystąpić z wnioskiem o wyrażenie zgody, jeżeli:
- jest to niezbędne do realizacji przez ten podmiot zadań publicznych;
- podmiot posiada i stosuje urządzenia lub systemy teleinformatyczne umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej informacje z Rejestru, zakresu informacji oraz daty ich uzyskania;
- podmiot ma wdrożone zabezpieczenia techniczne i organizacyjne adekwatne do oszacowanego ryzyka, zapewniające poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych.
Zgodnie z nowelizacją wniosek o wyrażenie zgody na udostępnienie informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych zawiera:
- oznaczenie wnioskodawcy;
- oznaczenie podmiotu, którego dotyczy wniosek;
- wskazanie zadań, o których mowa w dodanym ust. 4e pkt 1) ustawy, z przywołaniem przepisów, z których wynikają te zadania lub kompetencja do ich powierzenia lub zlecenia;
- uzasadnienie spełnienia przesłanki niezbędności, o której mowa w ust. 4e pkt 1) ustawy;
- oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu i stosowaniu urządzenia lub systemu teleinformatycznego umożliwiającego identyfikację osoby uzyskującej informacje z KRS, zakresu informacji i daty ich uzyskania oraz o wdrożeniu zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do oszacowanego ryzyka, zapewniających poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych; o wykorzystywaniu dostępu wyłącznie w celu określonym w ustawie oraz zabezpieczeniu uzyskanych informacji;
- wskazanie osoby umocowanej do rozwiązywania technicznych problemów w zakresie uzyskiwania informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych;
- uzasadnienie uprawnienia do występowania w imieniu grupy podmiotów – jeśli wnioskodawca składa wniosek w imieniu grupy podmiotów.
W przypadku naruszenia tych wymagań Minister Sprawiedliwości ma prawo cofnąć udzieloną zgodę.
Nowelizacja KRS dotknie również fundacje i stowarzyszenia
Nowelizacja KRS wprowadziła również zmiany zasad składania wniosków o wpis do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych lub zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także sposobu prowadzenia akt rejestrowych podmiotów wpisanych do tego rejestru. W następstwie nowelizacji wymienione wyżej czynności będą wykonywane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej, powyższa modyfikacja ma na celu eliminację:
- błędów w wypełnianiu papierowych formularzy,
- konieczności drukowania akt elektronicznych przez sądy,
- opóźnień wynikających z obiegu dokumentów papierowych.
Pełna elektronizacja postępowań rejestrowych
Nowelizacja zakłada krok w kierunku pełnej digitalizacji wszystkich procedur rejestrowych. Wpisy dotyczące wprowadzenia nowy danych, ich zmiany lub wykreślenia są teraz prowadzone wyłącznie elektronicznie.
Wyjątkiem są fundacje i stowarzyszenia – wpisy ich dotyczące mogą być w dalszym ciągu wprowadzane drogą tradycyjną (na papierowych formularzach). Pełna elektronizacja tej grupy podmiotów wejdzie w życie dopiero 1 kwietnia 2027 roku.
Co takiego się tutaj zmieni? Otóż:
- system teleinformatyczny KRS stanie się podstawowym narzędziem do składania wniosków oraz prowadzenia akt rejestrowych;
- akta rejestrowe dla stowarzyszeń, fundacji i SP ZOZ będą prowadzone wyłącznie elektronicznie (ta zmiana wejdzie w życie 1 kwietnia 2027 roku);
- zniknie konieczność korzystania z papierowych formularzy i interakcji z gminami w zakresie udostępniania klasycznych formularzy rejestracyjnych;
- dla stron postępowań oznacza to łatwiejszą, szybszą i bardziej przewidywalną drogę rejestracji zmian oraz pełną automatyzację wniosków. Elektronizacja ma również redukcję błędów formalnych i lepszą kontrolę procedur.
Uchylenie skutków wpisów nieogłaszanych
Uchylony został art. 16 ustawy o KRS, zgodnie z którym jeżeli wpis do Rejestru nie podlega obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, to nikt nie może zasłaniać się nieznajomością treści wpisu w Rejestrze, chyba że mimo zachowania należytej staranności nie mógł wiedzieć o wpisie.
Dokonano za to zmian w art. 15 ust. 1 ustawy i wprowadzono nową zasadę, zgodnie z którą od dnia dokonania wpisu w KRS nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ujawnionych wpisów.
Jednocześnie wprowadzono ochronę osób trzecich, ponieważ w odniesieniu do czynności dokonanych przed upływem 16. dnia od dnia dokonania wpisu podmiot wpisany do Rejestru nie może powoływać się na wpis wobec osoby trzeciej, jeżeli ta udowodni, że nie mogła wiedzieć o treści wpisu.
Zwolnienie gmin z dotychczasowych obowiązków związanych z KRS
Ostatnia istotna zmiana dotyczy zniesienia obowiązku gmin w zakresie świadczenia usług związanych z Krajowym Rejestrem Sądowym.
Do tej pory gminy były zobowiązane do wykonywania czynności zleconych, takich jak:
- udostępnianie papierowych formularzy wniosków rejestracyjnych dla spółek jawnych;
- umożliwienie wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);
- udzielanie informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o tym, który sąd rejestrowy jest właściwy.
Po zmianie gminy nie będą już wykonywać tych zadań, co wpisuje się w kierunek cyfryzacji i eliminacji papierowych procedur w KRS.
Czy nowelizacja KRS jest pozytywna?
Cyfryzację usług publicznych zawsze należy zaliczyć do tych korzystnych dla obywateli, o ile nie wygląda to jak „cyfryzacja” ZUS (w tym wypadku akurat lepiej byłoby dalej stać w godzinnych kolejkach w siedzibie Zakładu). Dlatego też nowelizacja jest uznawana za potrzebną i mająca wiele ułatwić.
Dzięki centralnemu, elektronicznemu systemowi każdy użytkownik – czy to przedsiębiorca, fundacja, stowarzyszenie, instytucja finansowa, czy też organ publiczny – uzyska szybszy dostęp do danych bez konieczności osobistych wizyt w sądzie czy zamawiania odpisów.
Nowe usługi sieciowe mają pozwalać na wymianę informacji między KRS a innymi rejestrami, co zmniejsza liczbę czynności powielanych w różnych instytucjach.
Ponadto zniesienie publikacji w MSiG oraz pełna digitalizacja prowadzą do realnych oszczędności na gruncie czasowym i finansowym przedsiębiorców oraz pozostałych obywateli, którzy do tej pory łożyli ze swoich podatków na utrzymanie tego tworu.
Polecamy:
