Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zatrudnić specjalistę HR obsługującego systemy kadrowe?

Coraz więcej firm realizuje swoje procesy biznesowe w oparciu o nowoczesne technologie i systemy usprawniające szereg czynności wynikających ze standardowej działalności organizacji. Jednym z najpowszechniej wykorzystywanych narzędzi jest oprogramowanie kadrowo-płacowe, które stanowi domenę działu HR. Jak znaleźć pracowników, którzy są w stanie obsłużyć procesy z pomocą tego typu systemu?

Systemy kadrowe - nowoczesna technologia która automatyzuje procesy HR

Nie od dzisiaj wiadomo, że rola departamentów HR w dużych i mniejszych firmach już dawno wykroczyła poza standardowe ramy, dobrze znane osobom od lat zajmujących się procesami kadrowo-płacowymi. Nowe oczekiwania biznesu wobec zarządzania zasobami ludzkimi wymusiła niejako wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, które znacznie usprawniają wszystkie procesy obejmujące swoim zakresem nie tylko przyjmowanie nowych pracowników, ale też szkolenie ich i realizowanie standardowych działań związanych z administracją pracowników. 

Dlatego właśnie coraz więcej organizacji nie może wyobrazić sobie działania bez wysokiej jakości i nowoczesnych systemów kadrowych, które coraz częściej nie tylko stanowią zestaw oprogramowania a całą infrastrukturę umiejscowioną w chmurze. 

W jakiej firmie potrzebne są systemy kadrowe?

Jaka firma potrzebuje systemów kadrowo-płacowych? Przede wszystkim te, które zatrudniają więcej niż 20 pracowników. Coraz większa ilość administracyjnych obowiązków, których musi dopilnować pracownik na stanowisku w dziale HR, może w pewnym momencie wymknąć się spod kontroli, szczególnie jeśli żaden proces nie jest zautomatyzowany. Im większa liczba pracowników na etacie, tym więcej pracy mają specjaliści HR. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem zatorów może być zatrudnienie nowego specjalisty. Czy jednak nie ma innego wyjścia? Owszem, jest nim wdrożenie zautomatyzowanego systemu kadrowo-płacowego, który dużą część pracy wykona tak naprawdę bez nadzoru pracowników. 

Bardzo istotne jest, by wraz z zakupem nowoczesnego oprogramowania zadbać również o wyszkolenie kadry pracowniczej. Czasem inwestycja w wysokiej jakości, funkcjonalny system kadrowy okazuje się niewypałem ze względu właśnie na to, że pracownicy przez niewiedzę nie wykorzystują potencjału takiego narzędzia. 

Specjaliści znający systemy kadrowe pilnie poszukiwani

Wbrew pozorom system kadrowo-płaowy, choć ułatwia znacznie ogół procesów zachodzących w działach Zarządzania zasobami ludzkimi, nie są proste w obsłudze. Mnogość funkcjonalności, wiele procesów obsługiwanych przez system, czasem jedynie angielska wersja językowa programu sprawiają, że znalezienie specjalisty HR biegle posługującego się takim systemem jest dość sporym wyzwaniem.

Oczywiście osoby, które posiadają doświadczenie w pracy z systemami kadrowymi, powinny poradzić sobie z innym oprogramowaniem, jednak liczba ekspertów dysponujących tą wiedzą na rynku pracy nie jest zbyt duża. To stanowi niemały problem dla pracodawcy, który chce zatrudnić wykwalifikowanych specjalistów HR, których głównym obowiązkiem byłoby obsługiwanie zaawansowanych systemów HR. Jak jednak przeprowadzić rekrutację, a jeszcze wcześniej, gdzie umieścić ogłoszenie o pracę, które zostanie zauważone przez osoby wyspecjalizowane w tym obszarze? 

Jak znaleźć specjalistę HR obsługującego systemy kadrowe? 

Aktualne oferty pracy na stanowisko specjalistów HR zawsze w największej ilości pojawiają się na ogólnodostępnych portalach z ogłoszeniami pracy. I to jest właśnie miejsce, w którym w pierwszej kolejności powinniśmy umieścić ogłoszenie o pracę. 

Jeśli odpowiednio zaprojektujemy ofertę i w bardzo precyzyjny sposób opiszemy obowiązki i oczekiwania wobec kandydatów, szczególnie te związane z obsługą systemów kadrowych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że prędzej czy później jeden ze specjalistów ze znajomością tematu zgłosi do nas aplikację. Na ten moment pracodawcy mają możliwość umieszczenia oferty pracy na jednym z nawet trzydziestu portali agregujących dane o aktualnych ogłoszeniach. Czy jednak wszystkie z tych portali charakteryzują się podobną efektywnością? Oczywiście, że nie. Co więcej, często możemy być świadkami sytuacji, w której portal oferuje nam odpłatne usługi związane z umieszczeniem oferty pracy. Wyższe miejsce w wynikach wyszukiwania? Oferta sponsorowana? To tylko nieliczne z wielu możliwości, które zwiększą skuteczność naszego ogłoszenia. Czy warto wykorzystać takie dodatkowe narzędzia? Tylko, jeśli nasza rekrutacja musi przebiec w tempie błyskawicznym, bądź obiektem naszych poszukiwań są specjaliści z niszowymi, bardzo wąskimi kompetencjami. W takich wypadkach płatne, lepsze ogłoszenia mają większą moc przebicia i wielce prawdopodobne jest, że trafią do odpowiednich kandydatów szybciej. 

Wdrożenie pracownika HR do obsługi nowego systemu kadry - czy to duże wyzwanie? 

Czy zatrudniając specjalistę HR, którego głównym zadaniem będzie obsługa nowoczesnego systemu kadrowego, musimy martwić się kosztami wdrożenia go do pracy? To zależy od systemów, z jakich pracownik w przeszłości korzystał. 

Na przestrzeni ostatnich lat funkcjonalność systemów kadrowych mocno ewoluowała, stając się prawdziwym centrum zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Jeśli pracownik wykorzystywał systemy kadrowe w przeszłości, istnieje duże prawdopodobieństwo, że będziemy musieli poświęcić dużo czasu i pieniędzy na to, by mógł on w swobodny sposób realizować wszelkie procesy z wykorzystaniem oprogramowania. Jeśli jednak na etapie rekrutacji specjalista deklarował znajomość kilku systemów kadrowych, w tym również tych najbardziej zaawansowanych, nie powinniśmy się obawiać nadmiernych problemów z jego przystosowaniem do naszego oprogramowania.