Przedsiębiorca, który posiada w swojej firmie środki trwałe, powinien być w stanie określić charakter nakładów na nie poniesionych. Zadanie to polega na rozróżnieniu, czy dany wydatek dotyczył remontu, czy modernizacji środka trwałego. Rozróżnienie to jest bardzo istotne przez wzgląd na odpowiednie kwalifikowanie tych wydatków do kosztów. W zależności bowiem od tego, które z ww. zdarzeń miało miejsce, będzie on podlegał bezpośredniemu lub pośredniemu (przez odpisy amortyzacyjne) zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu. Remont a modernizacja środka trwałego - jakie są między nimi różnice?
Remont środka trwałego
Zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane, a dokładniej z jej art. 3 pkt 8 remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. W związku z powyższym za remont środka trwałego należy uznać wszystkie nakłady związane z podtrzymaniem bądź odtworzeniem wartości użytkowej środka trwałego - stanu pierwotnego, poprzez np. naprawę czy wymianę zużytych elementów, o ile nie zmienia to charakteru oraz funkcji danego środka trwałego.
Przykład 1.
Za remont środka trwałego można uznać np. pomalowanie ścian w celu odświeżenia koloru, czy wymiana zniszczonej armatury etc.
Konserwacja środka trwałego
Konserwacja traktowana jest podobnie jak remont. Działania konserwacyjne mają na celu zachowanie i zabezpieczenie należytego stanu technicznego, czyli stanu pierwotnego, zapobieganie zniszczeniu oraz umożliwienie korzystania z danego środka trwałego zgodnie z jego przeznaczeniem, nie powodując zmiany jego zastosowania czy funkcji.
Przykład 2.
Przykład prac konserwatorskich stanowią okresowe prace związane z comiesięcznym przeglądem maszyn produkcyjnych polegające na uzupełnieniu np. płynów, czyszczeniu poszczególnych elementów etc. służących zachowaniu przez te urządzenia sprawności i zapobiegające poważnym awariom.
Modernizacja środka trwałego
Art. 22g ust. 17 ustawy o PIT określa, iż ulepszenie (zmodernizowanie) środków trwałych następuje:
- poprzez przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację,
- gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10.000 zł,
- gdy poniesione wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Modernizacją środka trwałego jest zatem jego ulepszenie polegające na jego unowocześnieniu, poprawieniu stanu i zmiany jego cech bądź przystosowaniu danego środka trwałego w celu zmiany jego przeznaczenia i pełnionej funkcji. Efektem ulepszenia jest zwiększenie wartości użytkowej składnika majątku.
Tak więc za modernizację środka trwałego należy uznać wydatki poniesione w celu podniesienia standardu składnika majątku, poprawy jego funkcjonalności, jego rozbudowy (powiększenia w przypadku budynków), a także zmiany jego cech i właściwości poprzez np. adaptację do pełnienia innej, nowej funkcji, co w efekcie prowadzi do zwiększenia wartości.
Przykład 3.
Przykładami modernizacji środka trwałego są: założenie klimatyzacji w pomieszczeniach, zamontowanie windy w budynku, w którym wcześniej jej nie było, czy przekształcenie pomieszczenia biurowego na restaurację.
Remont a modernizacja - kiedy?
Zgodnie z wyżej przytoczonymi definicjami wydatki związane z zachowaniem pierwotnego stanu składnika majątku kwalifikowane będą jako remont, natomiast te zmieniające stan pierwotny środka trwałego, unowocześniające, zmieniające jego funkcje, cechy czy zastosowanie będą uznawane za modernizację (ulepszenie).
Rozróżnienie to jest bardzo istotne z punktu widzenia prawa podatkowego, gdyż koszty związane z tymi kategoriami będą inaczej ujmowane w ewidencjach księgowych.
Każdorazowo przed zakwalifikowaniem określonych wydatków jako remont czy jako modernizację danego środka trwałego należy szczegółowo przeanalizować zakres wykonanych robót oraz innych czynności w porównaniu do stanu przed dokonaniem nakładów.
Remont a modernizacja - co podlega amortyzacji?
Wydatki zakwalifikowane jako poniesione na remont środka trwałego podlegają bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia.
Wydatki zakwalifikowane jako poniesione na modernizację środka trwałego nie będą zaliczane bezpośrednio w koszty. Będą zwiększały wartość początkową danego składnika majątku, a ich zaliczenie do kosztów nastąpi na podstawie odpisów amortyzacyjnych.
Jeśli jednak wydatek związany z modernizacją nie przekroczy kwoty 10 000 zł, będzie zaliczany bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu i nie podlegnie amortyzacji.
Podsumowując, jedynie wydatki poniesione na modernizację środka trwałego, w łącznej kwocie w roku podatkowym przekraczającej 10 000 zł, będą zwiększały wartość początkową środka trwałego i tym samym będą podlegały amortyzacji. Pozostałe wydatki na modernizację w kwocie nieprzekraczającej w danym roku podatkowym 10 000 zł bądź te kwalifikowane jako remont czy konserwacja, będą zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów i nie będą powodowały zwiększenia wartości początkowej środka trwałego.
Księgowanie faktury za modernizację środka trwałego w systemie wFirma.pl
Aby zaksięgować fakturę za modernizację środka trwałego, należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/ FAKTURA (BEZ VAT), a następnie, jako rodzaj wydatku wskazać ULEPSZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO. Następnie poniżej z listy środków trwałych należy wskazać ten, którego ulepszenie dotyczy.
Dzięki takiej ewidencji, wprowadzona faktura zwiększy wartość środka trwałego, co przełoży się na wyższe odpisy amortyzacyjne.
