Zarówno na końcu starego, jak i na początku nowego roku pracodawca ma liczne obowiązki. Wśród nich możemy wyróżnić zadania związane z urlopami pracowniczymi, czasem pracy w kolejnym roku czy sprawozdaniami GUS i PFRON. O tym, jakie są obowiązki pracodawcy na przełomie roku, przeczytasz w naszym artykule.
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku związane z urlopami pracowników
Wśród obowiązków pracodawcy związanych z urlopami pracowniczymi możemy wyróżnić:
- udzielenie pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych,
- przyznanie dni urlopu wypoczynkowego w następnym roku,
- stworzenie planu urlopów na kolejny rok,
- wypłacenie ekwiwalentów urlopowych w oparciu o nowy współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku,
- pobranie od pracowników oświadczeń o zamiarze lub braku zamiaru korzystania ze zwolnienia na opiekę nad dziećmi do ukończenia 14. roku życia, o ile takie oświadczenie nie zostało już złożone i nic nie uległo zmianom.
Udzielenie pracownikom zaległych urlopów
Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku, w którym nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Pod koniec roku pracodawca powinien przeanalizować sytuację urlopową swoich pracowników i udzielić urlopu, który im pozostał. Jeżeli nie jest to możliwe, przechodzi on na kolejny rok. Wówczas należy wykorzystać go do końca września (art. 168 Kodeksu pracy).
Występowanie zaległości urlopowych może zostać usprawiedliwione jedynie wtedy, kiedy nie zależą one od pracodawcy, np. jeżeli pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym.
Przyznanie nowych dni urlopu wypoczynkowego
Wraz z pierwszym dniem nowego roku wszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy), który może wynosić 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym. Należy pamiętać, że osobom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, natomiast osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowych 10 dni urlopu.
Plan urlopów
Coraz częściej można się spotkać z planem urlopów, który pozwala jak najlepiej zorganizować pracę podczas urlopów pracowników. Taki plan najlepiej jest sporządzić przed rozpoczęciem albo na początku kolejnego roku (przepisy nie precyzują konkretnego terminu). Plan urlopowy nie musi obejmować całego roku i może być później korygowany.
Plan urlopów przekazuje się pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).
Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa lub związki wyraziły na to zgodę, pracodawca może nie tworzyć planu urlopów.
Ekwiwalent urlopowy
Zgodnie z kalendarzem na 2026 rok, współczynnik służący do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 20,92.
Dni wolne na opiekę nad dzieckiem
Pracownik, który wychowuje przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, ma prawo do 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem, za które zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 188 § 1 Kodeksu pracy). Co istotne, z prawa do tego zwolnienia może skorzystać tylko jedno z rodziców (art. 1891 Kodeksu pracy). Aby pracownik mógł wykorzystać zwolnienie od pracy w celu opieki nad dzieckiem, powinien złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym określi, czy będzie korzystał z wymiaru godzinowego, czy dziennego opieki (art. 188 § 2 Kodeksu pracy). Takie oświadczenie składa się jednorazowo, z reguły przy nawiązywaniu stosunku pracy. Kolejne oświadczenie należy złożyć, jeżeli coś uległo zmianie, np. pracownik woli rozliczenie godzinowe niż dzienne. Co ważne, jeśli nie zdąży on wykorzystać dni wolnych na opiekę nad dzieckiem, niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok. Pracodawca nie wypłaca również ekwiwalentu pieniężnego w przypadku niewykorzystania puli opieki na dziecko.
Zaplanowanie czasu pracy
Pod koniec roku pracodawcy powinni ustalić wymiar czasu pracy na kolejny rok, tak aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy.
Całkowity, roczny wymiar czasu pracy wynosi 2008 godzin (251 dni x 8 godz.). W 2026 roku dwa święta przypadają w sobotę. Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny 15 sierpnia i drugi dzień Bożego Narodzenia 26 grudnia. Zgodnie z przepisami każde z tych świąt obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, czyli pracownik ma dwa dodatkowe dni wolne do odbioru.
Wynagrodzenie pracowników
W zakresie wynagrodzeń pracowników, pracodawca powinien przyjrzeć się minimalnemu wynagrodzeniu oraz pracownikom przebywającym na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca powinien pamiętać również o obowiązku przekazania pracownikom do końca lutego dokumentu zawierającego informację roczną o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek i wysokości odprowadzony składek.
Minimalne wynagrodzenie
Należy pamiętać, żeby zagwarantować pracownikom minimalne wynagrodzenie za pracę. Z dniem 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie nowe stawki płacy minimalnej. Miesięczne wynagrodzenie za pracę na pełen etat wzrośnie względem roku poprzedniego i wyniesie 4806 zł brutto. Zmianie ulegnie również minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych, która osiągnie poziom 31,40 zł. W nadchodzącym roku planowana jest wyłącznie jedna waloryzacja stawek.
Wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę zmienią się inne wskaźniki, np. dodatek za pracę nocną.
Zwolnienie lekarskie na przełomie roku
Jeżeli pracownik choruje na przełomie roku, tzn. zwolnienie lekarskie obejmuje zarówno grudzień, jak i styczeń następnego roku, należy przyjrzeć się, czy pracownikowi za 31 grudnia należy się wynagrodzenie, czy zasiłek chorobowy. Jeżeli za 31 grudnia pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wówczas od 1 stycznia nadal przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, limit 33 dni (lub odpowiednio 14 dni dla osób powyżej 50. roku życia) liczony jest bowiem od nowa. Jeżeli z kolei za 31 grudnia pracownik otrzymał zasiłek chorobowy, wówczas za kontynuację zwolnienia lekarskiego w styczniu również otrzyma zasiłek chorobowy.
Rozliczenia podatkowe
W związku z rozliczeniami podatkowymi, pracodawców i pracowników obowiązują konkretne terminy:
- do 31 stycznia pracodawca musi przekazać do US, właściwego ze względu na siedzibę, deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR dotyczy zryczałtowanego podatku);
- do końca stycznia pracodawca ma czas na przekazanie US formularza:
- PIT-11 - pracownikom te deklaracje należy przekazać do końca lutego.
- PIT-8C - w przypadku wypłaty świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek.
- do końca lutego pracodawca ma czas na przekazanie US i pracownikom formularza: IFT 1/IFT-1R
Płatnik zasiłków
O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w 2026 roku pracodawca czy ZUS, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, obowiązkowo lub dobrowolnie, na 30 listopada 2025 r. Pracodawca, który na ten dzień będzie miał zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, będzie płatnikiem zasiłków w 2026 roku.
ZFŚS
Do końca grudnia pracodawcy mają obowiązek skorygować odpisy podstawowe na ZFŚS, biorąc pod uwagę rzeczywiste zatrudnienie w ciągu roku. W przypadku zmiany wielkości zatrudnienia w stosunku do przeciętnego planowanego, należy przygotować korektę odpisu i w przypadku zaniżenia odpisu, wpłacić na konto funduszu różnicę.
Pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek tworzenia ZFŚS. Pozostali mogą, ale nie muszą tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą również wypłacać świadczenia urlopowe. W przypadku podjęcia decyzji o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, należy poinformować o tym fakcie pracowników do końca stycznia.
PFRON
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników, powinni do 20 stycznia złożyć informacje roczne w ramach systemu e-PFRON:
- dokument DEK-R składają pracodawcy, którzy nie osiągnęli odpowiednich wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych (co najmniej 6%);
- dokument INF-1 składają pracodawcy, którzy osiągnęli odpowiednie wskaźniki zatrudnienia niepełnosprawnych.
ZUS
Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Jeśli pracodawca składał ZUS IWA za kolejne 3 lata kalendarzowe, to na podstawie tego dokumentu ZUS wyliczy stopę procentową składki wypadkowej, która będzie obowiązywała od 1 kwietnia do 31 marca. Pracodawcy, którzy nie składali w którymś z lat ZUS IWA, sami ustalają stopę stawki wypadkowej, na podstawie grupy działalności.
Nie każdy pracodawca ma obowiązek złożyć ZUS IWA. Aby powstał obowiązek przekazania informacji ZUS IWA, płatnik musi być wpisany do rejestru REGON na koniec roku oraz wykazywać średnią miesięczną liczbę ubezpieczonych wypadkowo na poziomie co najmniej 10 osób. Kluczowa jest tu także ciągłość bycia płatnikiem: wymagane jest zgłoszenie od początku do końca roku sprawozdawczego oraz na początku roku kolejnego. Należy pamiętać, że warunek ten jest spełniony tylko wtedy, gdy w każdym z 12 miesięcy roku sprawozdawczego przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał składce wypadkowej.
GUS
Kolejne obowiązki pracodawcy na początku roku to sprawozdania GUS, które muszą przekazać niektórzy pracodawcy zobligowani do ich wypełniania:
- Z-05 (badanie popytu na pracę)
- Z-10 (sprawozdanie o warunkach pracy)
Podsumowując, przełom roku w działach kadr i płac jest bardzo wymagającym miesiącem. Prócz standarwodowych naliczeń wynagrodzenia pojawiają się tu kwestie zwiazane z rzliczeniami rocznymi pracowników i firmy, których skala jest zależna z pewnością od wielkości fimy.
