Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku - o czym należy pamiętać?

Zarówno na końcu starego, jak i na początku nowego roku pracodawca ma liczne obowiązki. Wśród nich możemy wyróżnić zadania związane z urlopami pracowniczymi, czasem pracy w kolejnym roku czy sprawozdaniami GUS i PFRON. O tym, jakie są obowiązki pracodawcy na przełomie roku, przeczytasz w naszym artykule.

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku związane z urlopami pracowników

Wśród obowiązków pracodawcy związanych z urlopami pracowniczymi możemy wyróżnić:

  • udzielenie pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych,

  • przyznanie dni urlopu wypoczynkowego w następnym roku,

  • stworzenie planu urlopów na kolejny rok,

  • wypłacenie ekwiwalentów urlopowych w oparciu o nowy współczynnik urlopowy obowiązujący od 2018 roku,

  • pobranie od pracowników oświadczeń o zamiarze lub braku zamiaru korzystania ze zwolnienia na opiekę nad dziećmi do ukończenia 14. roku życia, o ile takie oświadczenie nie zostało już złożone i nic nie uległo zmianom.

Udzielenie pracownikom zaległych urlopów

Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku, w którym nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Pod koniec roku pracodawca powinien przeanalizować sytuację urlopową swoich pracowników i udzielić urlopu, który im pozostał. Jeżeli nie jest to możliwe, przechodzi on na kolejny rok. Wówczas należy wykorzystać go do końca września (art. 168 Kodeksu pracy).

Występowanie zaległości urlopowych może zostać usprawiedliwione jedynie wtedy, kiedy nie zależą one od pracodawcy, np. jeżeli pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym.

Uwaga!

Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu na żądanie, przechodzi on na następny rok jako zwykły urlop, co oznacza, że w roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie (art. 1673 Kodeksu pracy).

Przyznanie nowych dni urlopu wypoczynkowego

Wraz z pierwszym dniem nowego roku wszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy), który może wynosić 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym. Należy pamiętać, że osobom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, natomiast osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowych 10 dni urlopu.

Plan urlopów

Coraz częściej można się spotkać z planem urlopów, który pozwala jak najlepiej zorganizować pracę podczas urlopów pracowników. Taki plan najlepiej jest sporządzić przed rozpoczęciem albo na początku kolejnego roku (przepisy nie precyzują konkretnego terminu). Plan urlopowy nie musi obejmować całego roku i może być później korygowany.

Uwaga!

W planie urlopów nie należy uwzględniać 4 dni urlopu na żądanie.

Plan urlopów przekazuje się pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa lub związki wyraziły na to zgodę, pracodawca może nie tworzyć planu urlopów.

Ekwiwalent urlopowy

W 2018 roku nastąpi zmiana współczynnika urlopowego. Od 1 stycznia 2018 r. będzie wynosił 20,92. W przypadku niepełnoetatowców współczynnik obniżany jest proporcjonalnie do wymiaru etatu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Należy pamiętać, aby wypłacając ekwiwalent urlopowy w styczniu, stosować już nowy współczynnik urlopowy.

Dni wolne na opiekę nad dzieckiem

Pracownik, który wychowuje przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, ma prawo do 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem, za które zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 188 § 1 Kodeksu pracy). Co istotne, z prawa do tego zwolnienia może skorzystać tylko jedno z rodziców (art. 1891 Kodeksu pracy). Aby pracownik mógł wykorzystać zwolnienie od pracy w celu opieki nad dzieckiem, powinien złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym określi, czy będzie korzystał z wymiaru godzinowego, czy dziennego opieki (art. 188 § 2 Kodeksu pracy). Takie oświadczenie składa się jednorazowo, z reguły przy nawiązywaniu stosunku pracy. Kolejne oświadczenie należy złożyć, jeżeli coś uległo zmianie, np. pracownik woli rozliczenie godzinowe niż dzienne. Co ważne, jeśli nie zdąży on wykorzystać dni wolnych na opiekę nad dzieckiem, niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok. Pracodawca nie wypłaca również ekwiwalentu pieniężnego w przypadku niewykorzystania puli opieki na dziecko.

Zaplanowanie czasu pracy

Pod koniec roku pracodawcy powinni ustalić wymiar czasu pracy na kolejny rok, tak aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy.

W 2018 roku będzie do przepracowania 2008 godzin. Tylko jedno święto przypada w sobotę, Święto Trzech Króli 6 stycznia. Za ten dzień pracodawcy będą zobowiązani oddać pracownikom dzień wolny.

Wynagrodzenie pracowników

W zakresie wynagrodzeń pracowników, pracodawca powinien przyjrzeć się minimalnemu wynagrodzeniu oraz pracownikom przebywającym na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca powinien pamiętać również o obowiązku przekazania pracownikom do końca lutego ZUS RMUA, dokumentu zawierającego informację roczną o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek i wysokości odprowadzony składek.

Minimalne wynagrodzenie

Należy pamiętać, żeby zagwarantować pracownikom minimalne wynagrodzenie za pracę. W 2018 roku płaca minimalna będzie wynosiła 2100 zł brutto. Pod koniec roku pracodawca powinien przejrzeć wynagrodzenia pracowników i przyznać podwyżkę tym, którzy dotąd zarabiali mniej niż 2100 zł. Jeśli w umowie jako wynagrodzenie zostało określone “wynagrodzenie minimalne”, to nie trzeba dokonywać zmian w umowie.

Jeżeli w firmie zatrudnieni są również zleceniobiorcy, im również należy podwyższyć wynagrodzenie, jeżeli jest niższe niż minimalne (13,70 zł za godzinę w 2018 roku).

Uwaga!

Minimalne wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę w 2018 roku będzie wynosiło 2100 zł brutto. Minimalne wynagrodzenie zleceniobiorcy w 2018 roku będzie wynosiło 13,70 zł za godzinę.

Wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę zmienią się inne wskaźniki, np. dodatek za pracę nocną.