Obowiązki pracodawcy na przełomie roku - o czym należy pamiętać?

Zarówno na końcu starego, jak i na początku nowego roku pracodawca ma liczne obowiązki. Wśród nich możemy wyróżnić zadania związane z urlopami pracowniczymi, czasem pracy w kolejnym roku czy sprawozdaniami GUS i PFRON. O tym, jakie są obowiązki pracodawcy na przełomie roku, przeczytasz w naszym artykule.

Obowiązki pracodawcy na przełomie roku związane z urlopami pracowników

Wśród obowiązków pracodawcy związanych z urlopami pracowniczymi możemy wyróżnić:

• udzielenie pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych,
• przyznanie dni urlopu wypoczynkowego w następnym roku,
• stworzenie planu urlopów na kolejny rok,
• wypłacenie ekwiwalentów urlopowych w oparciu o nowy współczynnik urlopowy obowiązujący od 2022 roku,
• pobranie od pracowników oświadczeń o zamiarze lub braku zamiaru korzystania ze zwolnienia na opiekę nad dziećmi do ukończenia 14. roku życia, o ile takie oświadczenie nie zostało już złożone i nic nie uległo zmianom.

Udzielenie pracownikom zaległych urlopów

Należy pamiętać, że urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku, w którym nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Pod koniec roku pracodawca powinien przeanalizować sytuację urlopową swoich pracowników i udzielić urlopu, który im pozostał. Jeżeli nie jest to możliwe, przechodzi on na kolejny rok. Wówczas należy wykorzystać go do końca września (art. 168 Kodeksu pracy).

Występowanie zaległości urlopowych może zostać usprawiedliwione jedynie wtedy, kiedy nie zależą one od pracodawcy, np. jeżeli pracownik przebywa na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym.

Przyznanie nowych dni urlopu wypoczynkowego

Wraz z pierwszym dniem nowego roku wszyscy pracownicy nabywają prawa do nowego urlopu wypoczynkowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy), który może wynosić 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym. Należy pamiętać, że osobom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, natomiast osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowych 10 dni urlopu.

Plan urlopów

Coraz częściej można się spotkać z planem urlopów, który pozwala jak najlepiej zorganizować pracę podczas urlopów pracowników. Taki plan najlepiej jest sporządzić przed rozpoczęciem albo na początku kolejnego roku (przepisy nie precyzują konkretnego terminu). Plan urlopowy nie musi obejmować całego roku i może być później korygowany.

Plan urlopów przekazuje się pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa lub związki wyraziły na to zgodę, pracodawca może nie tworzyć planu urlopów.

Ekwiwalent urlopowy

W 2023 roku nastąpiła zmiana współczynnika urlopowego. Od 1 stycznia 2023 r. wynosi 20,83. W przypadku niepełnoetatowców współczynnik obniżany jest proporcjonalnie do wymiaru etatu (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Należy pamiętać, aby wypłacając ekwiwalent urlopowy w styczniu, stosować już nowy współczynnik urlopowy.

Dni wolne na opiekę nad dzieckiem

Pracownik, który wychowuje przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, ma prawo do 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem, za które zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 188 § 1 Kodeksu pracy). Co istotne, z prawa do tego zwolnienia może skorzystać tylko jedno z rodziców (art. 189¹ Kodeksu pracy). Aby pracownik mógł wykorzystać zwolnienie od pracy w celu opieki nad dzieckiem, powinien złożyć pracodawcy oświadczenie, w którym określi, czy będzie korzystał z wymiaru godzinowego, czy dziennego opieki (art. 188 § 2 Kodeksu pracy). Takie oświadczenie składa się jednorazowo, z reguły przy nawiązywaniu stosunku pracy. Kolejne oświadczenie należy złożyć, jeżeli coś uległo zmianie, np. pracownik woli rozliczenie godzinowe niż dzienne. Co ważne, jeśli nie zdąży on wykorzystać dni wolnych na opiekę nad dzieckiem, niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok. Pracodawca nie wypłaca również ekwiwalentu pieniężnego w przypadku niewykorzystania puli opieki na dziecko.

Zaplanowanie czasu pracy

Pod koniec roku pracodawcy powinni ustalić wymiar czasu pracy na kolejny rok, tak aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy.

W 2023 roku jest do przepracowania 2000 godzin. Wypada też jedno święto w sobotę (11 listopada). Za te dni pracodawcy będą zobowiązani oddać pracownikom dzień wolny.

Wynagrodzenie pracowników

W zakresie wynagrodzeń pracowników, pracodawca powinien przyjrzeć się minimalnemu wynagrodzeniu oraz pracownikom przebywającym na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca powinien pamiętać również o obowiązku przekazania pracownikom do końca lutego dokumentu zawierającego informację roczną o przychodzie stanowiącym podstawę wymiaru składek i wysokości odprowadzony składek.

Minimalne wynagrodzenie

Należy pamiętać, żeby zagwarantować pracownikom minimalne wynagrodzenie za pracę. W 2023 roku płaca minimalna wynosi 3 490,00 zł od 1 stycznia i do 3 600,00 zł od 1 lipca. Pod koniec roku pracodawca powinien przejrzeć wynagrodzenia pracowników i przyznać podwyżkę tym, którzy dotąd zarabiali mniej niż 3 4900 zł. Jeśli w umowie jako wynagrodzenie zostało określone “wynagrodzenie minimalne”, to nie trzeba dokonywać zmian w umowie.

Jeżeli w firmie zatrudnieni są również zleceniobiorcy, im również należy podwyższyć wynagrodzenie, jeżeli jest niższe niż minimalne (22,80 zł za godzinę od 1 stycznia i do 23,50 zł od 1 lipca).

Wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę zmienią się inne wskaźniki, np. dodatek za pracę nocną.

Zwolnienie lekarskie na przełomie roku

Jeżeli pracownik choruje na przełomie roku, tzn. zwolnienie lekarskie obejmuje zarówno grudzień, jak i styczeń następnego roku, należy przyjrzeć się, czy pracownikowi za 31 grudnia należy się wynagrodzenie, czy zasiłek chorobowy. Jeżeli za 31 grudnia pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, wówczas od 1 stycznia nadal przysługuje mu  wynagrodzenie chorobowe, limit 33 dni (lub odpowiednio 14 dni dla osób powyżej 50. roku życia) liczony jest bowiem od nowa. Jeżeli z kolei za 31 grudnia pracownik otrzymał zasiłek chorobowy, wówczas za kontynuację zwolnienia lekarskiego w styczniu również otrzyma zasiłek chorobowy.

Rozliczenia podatkowe

W związku z rozliczeniami podatkowymi, pracodawców i pracowników obowiązują konkretne terminy:

• do 31 stycznia pracodawca musi przekazać do US, właściwego ze względu na siedzibę, deklaracje roczne PIT-4R lub PIT-8AR (PIT-8AR dotyczy zryczałtowanego podatku);
• do końca stycznia pracodawca ma czas na przekazanie US formularza:
• PIT-11 - pracownikom te deklaracje należy przekazać do końca lutego.
• PIT-8C - w przypadku wypłaty świadczeń z innych źródeł, od których nie była odprowadzona zaliczka na podatek dochodowy ani zryczałtowany podatek.
• do końca lutego pracodawca ma czas na przekazanie US i pracownikom formularza: IFT 1/IFT 1R

Płatnik zasiłków

O tym, kto będzie płatnikiem zasiłków w 2023 roku, pracodawca czy ZUS, decyduje liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, obowiązkowo lub dobrowolnie, na 30 listopada 2022 r. Pracodawca, który na ten dzień będzie miał zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, będzie płatnikiem zasiłków w 2023 roku.

ZFŚS

Do końca grudnia pracodawcy mają obowiązek skorygować odpisy podstawowe na ZFŚS, biorąc pod uwagę rzeczywiste zatrudnienie w ciągu roku. W przypadku zmiany wielkości zatrudnienia w stosunku do przeciętnego planowanego, należy przygotować korektę odpisu i w przypadku zaniżenia odpisu, wpłacić na konto funduszu różnicę.

Pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek tworzenia ZFŚS. Pozostali mogą, ale nie muszą tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą również wypłacać świadczenia urlopowe. W przypadku podjęcia decyzji o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, należy poinformować o tym fakcie pracowników do końca stycznia.

PFRON

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników, powinni do 20 stycznia złożyć informacje roczne w ramach systemu e-PFRON:

• dokument DEK-R składają pracodawcy, którzy nie osiągnęli odpowiednich wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych (co najmniej 6%);
• dokument INF-1 składają pracodawcy, którzy osiągnęli odpowiednie wskaźniki zatrudnienia niepełnosprawnych.

ZUS

Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Jeśli pracodawca składał ZUS IWA za kolejne 3 lata kalendarzowe, to na podstawie tego dokumentu ZUS wyliczy stopę procentową składki wypadkowej, która będzie obowiązywała od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2024 r. Pracodawcy, którzy nie składali w którymś z lat ZUS IWA, sami ustalają stopę stawki wypadkowej, na podstawie grupy działalności. 

GUS

Kolejne obowiązki pracodawcy na początku roku to sprawozdania GUS, które muszą przekazać niektórzy pracodawcy zobligowani do ich wypełniania:

• Z-05 (badanie popytu na pracę) za IV kwartał 2022 r. 
• Z-10 (sprawozdanie o warunkach pracy) za rok 2022.