Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności - o czym należy pamiętać?

Likwidacja działalności gospodarczej to nie tylko zaprzestanie wykonywania czynności z nią związanych, ale również konieczność dopełnienia licznych formalności. Osoby rejestrujące sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas fiskalnych likwidując firmę muszą przestrzegać określonych procedur. Pomimo, że kasa jest własnością przedsiębiorcy, to z uwagi na przeznaczenie, zarówno rozpoczęcie jej użytkowania, późniejsza eksploatacja, jak i zakończenie pracy musi być zgodne z obowiązującymi przepisami. Kasa fiskalna po zamknięciu działalności - co należy zrobić?

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności - o jakich obowiązkach należy pamiętać?

Likwidacja firmy to jednocześnie zakończenie pracy wszystkich kas fiskalnych używanych do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Według § 34 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, w przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik:

  1. wykonuje raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny),
  2.  niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia,
  3. składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
  4. sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Natomiast zgodnie z § 31. 1 rozporządzenia, w przypadku, gdy w działalności gospodarczej podatnik sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy online, w momencie zakończenia kasy online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik zobowiązany jest do:

  1. wystawienia raportu fiskalnego dobowego;
  2. niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu dokonuje, przy pomocy serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego oraz sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia;
  3. złożenia protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
  4. sporządzenia i złożenia, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Ponadto, w przypadku zakończenia użytkowania kasy online, podatnik ma obowiązek zapewnienia odczytu i zapisu danych z pamięci kasy na zewnętrznych nośnik danych.

Raport fiskalny miesięczny

Osoby użytkujące kasy fiskalne w swojej firmie mają obowiązek wykonywać raporty dobowe i miesięczne. Niezależnie od tego, na jaki dzień miesiąca przypada likwidacja firmy, w ostatnim miesiącu jej prowadzenia również należy wydrukować raporty będące podstawą księgowania sprzedaży zarejestrowanej na kasie.

Raporty dobowe i raport miesięczny należy wydrukować przed dokonaniem odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy.

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności - wnioski związane z likwidacją kasy rejestrującej

Przedsiębiorca kończący rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej powinien złożyć wniosek do urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy. Termin na dostarczenie wniosku to 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym.

Wniosek o dokonanie odczytu pamięci kasy rejestrującej powinien zawierać następujące informacje:

  1. dane podatnika użytkującego kasę,
  2. numery kasy fiskalnej:
    -unikatowy,
    -fabryczny,
  3. ewidencyjny,
  4. datę fiskalizacji kasy,
  5. adres, pod którym kasa była użytkowana.

We wniosku należy również zawrzeć informację, czy została odliczona ulga na kasę oraz, czy kasa była używana w działalności przez okres krótszy niż 3 lata.

Drugim drukiem, jaki powinien wypełnić i dostarczyć do urzędu przedsiębiorca, jest wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Wniosek o wyrejestrowanie kasy fiskalnej powinien zawierać dane:

  1. podatnika użytkującego kasę,
  2. kasy rejestrującej zgłaszanej do wyrejestrowania, takie jak numery kasy, adres, pod którym była używana oraz datę fiskalizacji i wyrejestrowania urządzenia.

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności - odczyt pamięci urządzenia rejestrującego

Zgodnie z § 46, w przypadku gdy serwisant stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, przesyła on kasę niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny aby dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej. Protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. W przypadku gdy podmiot prowadzący serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, w protokole należy określić przyczynę tej okoliczności. Oryginał protokołu należy przesłać w terminie 3 dni od dnia jego sporządzenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a kopię protokołu do podatnika. W przypadku, gdy serwis główny stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci, kopię protokołu przesyła się dodatkowo do Prezesa Głównego Urzędu Miar. 

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności podlega odczytowi pamięci, którego należy dokonać w terminie jednego miesiąca od daty wpływu do urzędu kompletnego wniosku o dokonanie tego odczytu.

Odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy dokonuje się najczęściej w momencie:
-likwidacji działalności gospodarczej (oddziału),
-rezygnacji ze sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych,
-wymiany kasy rejestrującej na nową,
-zapełnienia modułu fiskalnego.

Obecny przy odczycie urzędnik skarbowy ma obowiązek sporządzić protokół z czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy. Wydrukowany raport rozliczeniowy stanowi załącznik do protokołu.

Protokół sporządzany jest w 3 egzemplarzach:

  • dla użytkownika,
  • dla serwisanta,
  • dla urzędu skarbowego.

Pod protokołem wszystkie osoby obecne przy odczycie powinny złożyć podpis i pieczęć.

Kiedy podatnik ma obowiązek dokonać zwrotu ulgi na kasę?

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadku:

  • gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis,
  • naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot (określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2).

Oznacza to, że kiedy likwidacja działalności nastąpi przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, od której odliczona została ulga na kasę, przedsiębiorca musi zwrócić całą otrzymaną ulgę.

Przykład 1.

Przedsiębiorca zarejestrował działalność gospodarczą 1 stycznia 2019 roku. Ze względu na rodzaj świadczonych usług (prawnicze), od początku prowadzenia firmy był zobowiązany do używania kasy fiskalnej, od której odliczył przysługującą mu ulgę. Ze względu na problemy finansowe 1 czerwca 2020 roku zdecydował się na likwidację działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma obowiązek dokonać zwrotu ulgi na kasę fiskalną, ponieważ urządzenie było użytkowane w firmie przez okres krótszy niż 3 lata.

Jaki jest termin zwrotu ulgi na kasę fiskalną?

Zwrotu pieniędzy z tytułu odliczonej ulgi na kasę dokonujemy na konto odpowiedniego urzędu skarbowego. Termin zwrotu zróżnicowany jest w zależności od statusu podatnika VAT, a mianowicie:

  1. Czynni podatnicy VAT mają obowiązek dokonać zwrotu ulgi na kasę fiskalną do 25-tego dnia miesiąca następującego po:
    -miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza się miesięcznie,
    -kwartale, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu, jeżeli podatnik rozlicza się kwartalnie.
  2. Podatnicy zwolnieni z VAT zobowiązani są do dokonania zwrotu ulgi na kasę do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Brak dotrzymania terminu zwrotu ulgi na kasę może skutkować koniecznością uiszczenia dodatkowych odsetek od zaległości podatkowych.

Czy kasę fiskalną można odsprzedać?

Kasa fiskalna po zamknięciu działalności może zostać sprzedana. Oczywiście sprzedaż możliwa będzie dopiero po dokonaniu wszystkich niezbędnych formalności opisanych powyżej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że wartość używanej kasy jest znikoma, ponieważ osoba kupująca taką kasę musi kupić nowy moduł pamięci, a jego koszt jest porównywalny z nowym urządzeniem. W związku z tym przedsiębiorcy najczęściej po zakończeniu użytkowania kasy rejestrującej oddają ją do utylizacji.