Dobra organizacja pracy to podstawa skutecznego działania. Jeżeli zadania, jakie masz wykonać zajmują Ci zbyt wiele czasu, na biurku piętrzy się stos dokumentów, zapominasz o wcześniejszych ustaleniach, robisz po kilka rzeczy na raz i czujesz ogarniający Cię chaos - oznacza to, że przyszedł czas na zmiany.
Wprawdzie każdy z nas zna swoje obowiązki, jednak im większa jest ich różnorodność, tym trudniej jest je zgrać w czasie ośmiu obowiązkowych godzin pracy. Duża ilość spraw na głowie sprawia, że łatwiej coś przeoczyć. Oczywiście są firmy, w których pojedyncza jednostka ma tylko określony rodzaj zadań, jak kontakt z klientem, sortowanie paczek czy wyłącznie księgowanie faktur. Jednakże im mniejsze jest przedsiębiorstwo, tym na jedną osobę przypada więcej różnorodnych zadań. Brak jakiegokolwiek planu i dużo obowiązków powoduje, że wciąż goni się za ich wykonaniem, a najmniejszy błąd może zarówno nas, jak i firmę sporo kosztować. Trzeba bowiem mieć na uwadze, że chaotyczna praca przysparza nerwów nam samym, ale może również odbijać się na naszych współpracownikach.
Osoby, które potrafią zaplanować z góry swój dzień w pracy, wyznaczyć sobie cele i konsekwentnie je realizować, są bardziej efektywne. Osiem godzin może być wystarczającą ilością czasu, by wykonać wszystkie zadania w pracy, o ile nad nimi panujemy. Na początek dobrze jest ułożyć sobie plan pracy, zapisać wszystkie swoje obowiązki, ustalone terminy wykonania zadań, umówione spotkania. Następnie warto do każdego z zadań przypisać ilość czasu, jaka jest potrzeba na jego wykonanie oraz ustalić priorytety.
Jeżeli w naszej pracy głównym zadaniem są spotkania z kontrahentami, to trudno niekiedy określić z góry, ile czasu nam ono zajmie. W planie należy uwzględnić wtedy pewne widełki.
Opracowany harmonogram dnia można zapisać w kalendarzu bądź skorzystać z bardziej rozbudowanych systemów, jak CRM, w którym oprócz list zadań można stworzyć całą bazę kontaktów, zapisywać ustalenia, przypomnienia itd. Do poprawnego korzystania z naszego planu pracy niezbędna jest konsekwencja w działaniu.
Mając uporządkowane zadania i opracowany plan działania warto dbać również o porządek na biurku. Jest ono bowiem naszą wizytówką. Dobrze jest w sobie wyrobić pewne nawyki, np. otrzymaną umową wpiąć od razu do segregatora, zapisać w terminarzu ustalony termin spotkania, fakturę przekazać do działu księgowości itd. Jeżeli jest się w stanie zrobić coś od ręki, to należy to wykonać. Im więcej przestrzeni tym lepiej.
W pracy przy komputerze z dostępem do internetu istnieje pewne ryzyko, tym razem złych nawyków, takich jak przeglądanie prywatnej poczty czy monitorowanie wpisów naszych znajomych na Facebooku. Jeżeli jednak masz mnóstwo obowiązków, to takie prywatne przerywniki burzą harmonogram pracy i nie pozwalają się na niej skoncentrować. Stąd lepiej prywatne rzeczy zostawić na popołudnie, niż po godzinach nadrabiać zaległą pracę.
Nie ulega wątpliwości, że dobrze zaplanowana praca jest bardziej efektywna. Warto zatem zajrzeć kilka razy dziennie do naszego kalendarza, a na koniec dnia ocenić czy wszystkie zadania zostały wykonane. Dobra organizacja i systematyczność wpływa na poczucie, że panujemy nad swoim czasem pracy i wykonaniem zadań, co pozwoli uniknąć niepotrzebnego stresu.
