Wykazanie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy - jak przebiega?

Wystawianie faktur do paragonów czy faktur uproszczonych to codzienna praktyka wielu przedsiębiorców. Kluczowym obowiązkiem staje się jednak prawidłowe wykazanie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy rejestrującej. Wątpliwości budzi zwłaszcza konieczność stosowania dodatkowych oznaczeń, takich jak FP. W artykule wyjaśniamy, jak poprawnie ewidencjonować tego typu dokumenty w pliku JPK_V7.

Jak wygląda wykazanie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobligowani do instalacji kasy rejestrującej i ewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Należy tu jednak wyodrębnić następujące przypadki:

1. sprzedaż na rzecz konsumentów;
2. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności;
3. sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy, który w momencie sprzedaży dokonuje nabycia towaru lub usługi na cele osobiste i informuje o tym sprzedawcę (występuje w roli nabywcy-konsumenta i dokonuje zakupu na cele prywatne, a nie na cele działalności).

Warto wspomnieć, że w dalszym ciągu część przedsiębiorców ma możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego albo przedmiotowego z obowiązku stosowania kasy.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa warunki zwolnień z obowiązku ewidencji za pomocą kasy rejestrującej oraz okoliczności, w których podatnikowi nie będą przysługiwać zwolnienia.

Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, podatników:

1. prowadzących przez cały poprzedni rok działalność i kontynuujących tę działalność, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł;
2. rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła kwoty 20 000 zł.

Do wspomnianego limitu 20 000 zł podatnik dolicza zarówno otrzymane od konsumentów wpłaty gotówkowe, jak i wpłaty otrzymane na swój rachunek płatniczy.

Jednak do kwoty limitu obrotu 20 000 zł podatnik nie dolicza:

• podatku VAT należnego;
• wartości sprzedaży na rzecz firm, podmiotów, innych podmiotów, które nie są konsumentami;
• wartości dostawy towarów i świadczenia usług, które u podatnika są zaliczane do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, jeżeli czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą.

Towary lub usługi niekorzystające ze zwolnienia z obowiązku stosowania ewidencji przy pomocy kasy przy ich sprzedaży

Prawodawca w § 4 pkt 1 oraz 2 ww. rozporządzenia przedstawił wykaz towarów lub usług, których nawet jednorazowa sprzedaż musi być zewidencjonowana na kasie rejestrującej.

Wniosek z tego taki, że już przed pierwszą sprzedażą takiego towaru lub usługi podatnik musi nabyć kasę rejestrującą.

Co więcej, sprzedaż wspomnianych w powyższym paragrafie towarów lub usług wyklucza korzystanie z jakichkolwiek zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej. 

Niemniej sprzedaż innych towarów lub usług niewymienionych w powyższym paragrafie, do których mają zastosowanie przepisy zwolnień, wciąż może korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej.

Wystawianie faktur przy pomocy kasy rejestrującej i nie tylko

Przedsiębiorca w celu udokumentowania transakcji sprzedaży wystawia:

1. paragon fiskalny, jeżeli dokumentuje sprzedaż na rzecz konsumenta albo osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (albo przedsiębiorcę występującego w roli konsumenta);
2. fakturę na rzecz konsumenta albo osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, jeżeli otrzyma takie żądanie w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż;
3. fakturę standardową albo uproszczoną na rzecz podatników prowadzących działalność.

Ponadto przedsiębiorca może wystawić przy pomocy kasy rejestrującej tylko jeden typ faktury, a mianowicie fakturę uproszczoną zawierającą NIP nabywcy, o wartości transakcji do 450 zł albo 100 euro, ale tylko wtedy, gdy nabywcą jest przedsiębiorca.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura uproszczona musi zawierać elementy takie jak:

• data jej wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli została określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• kwotę należności ogółem.

Jeżeli przedsiębiorca wystawił paragon z NIP-em nabywcy, który jest czynnym podatnikiem VAT (paragon ten stanowi fakturę uproszczoną), to tylko w takim wypadku może do tego paragonu wystawić fakturę standardową.

Natomiast, gdy przedsiębiorca-sprzedawca wystawił paragon, na którym nie ma NIP-u nabywcy (zwykły paragon fiskalny), a nabywca jest przedsiębiorcą, wówczas sprzedawca nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na dane tego nabywcy z NIP-em.

Co więcej, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji:

• paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę albo
• numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.

Niemniej powyższego przepisu nie należy stosować w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę uproszczoną z NIP-em nabywcy.

Należy podkreślić, że nie ma możliwości wystawienia faktury – w tym uproszczonej – dla konsumenta albo osoby fizycznej nieprowadzącej działalności przy pomocy kasy rejestrującej.

Jeżeli konsument zażąda w ciągu 3 miesięcy wystawienia faktury do wystawionego już paragonu fiskalnego, to wówczas otrzyma fakturę wystawioną przy pomocy swojego systemu księgowego (lub innego systemu), a nie przy pomocy kasy rejestrującej.

Zgodnie z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli konsument zażąda od sprzedawcy wystawienia faktury do paragonu, to sprzedawca musi ją wystawić w przypadku, gdy zgłoszenie żądania jej wystawienia miało miejsce:

• do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę lub otrzymano całość należności bądź jedynie zaliczkę – sprzedawca dokonuje wystawienia faktury w terminie 15. dnia miesiąca następnego;
• po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, lub otrzymano całość należności bądź jedynie zaliczkę – sprzedawca dokonuje wystawienia faktury nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Wykazanie w JPK_VAT faktur wystawionych przy użyciu kasy

Wszystkie faktury, które zostały wystawione do paragonów fiskalnych, sprzedawca ma obowiązek ująć w ewidencji JPK_V7M lub JPK_V7K. Ujmuje ww. ewidencji sprzedaży JPK z oznaczeniem FP. Oznaczenie to stosuje do każdej zaksięgowanej faktury odrębnie.

Nie ma przy tym znaczenia, czy faktura do paragonu wystawiona została na rzecz przedsiębiorcy, czy na rzecz konsumenta. Co więcej, wszystkie faktury wystawione do paragonów, a więc z oznaczeniem FP, powinny być ujęte w ewidencji JPK_V7X w okresie, w którym zostały wystawione.

Co bardzo ważne, oznaczenie tych faktur kodem FP pozwala systemowi księgowemu na informacyjne ujęcie takiej faktury w ewidencji sprzedaży JPK_V7X. Faktury wystawione do paragonów nie są doliczane do wartości sprzedaży wykazanej w ewidencji sprzedaży JPK_V7X wynikającej z zaksięgowanego miesięcznego raportu z kasy fiskalnej. Ich wartość jest już ujęta w miesięcznym raporcie z kasy fiskalnej.

Natomiast wartość sprzedaży wynikająca z miesięcznego raportu z kasy fiskalnej sprzedawca ujmie w ewidencji sprzedaży JPK_V7X z oznaczeniem RO.

Oznaczeniu FP w ewidencji JPK_V7X podlegają faktury:

1. wystawione odrębnie do paragonów;
2. wystawione w postaci elektronicznej i odnoszące się do sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym;
3. emitowane bezpośrednio z kasy fiskalnej, ujęte w raporcie dobowym sprzedaży z kasy fiskalnej, do których nie jest drukowany paragon.

Natomiast kodem FP nie należy oznaczać paragonów z NIP-em nabywcy dokumentujących transakcję do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro i zawierających NIP nabywcy