Niejednokrotnie osoby prowadzące działalność bądź pracujące na etacie przekonały się, że dobra organizacja pracy to podstawa. Pierwsze oznaki chaosu w biurze to niewystarczająca ilość czasu na wykonywanie swoich obowiązków, nadmiar papierów zalegających od dłuższego czasu na biurku oraz wieczne spóźnienia w dotrzymywaniu terminów. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest zmiana organizacji codziennych zadań i obowiązków, czyli dobra organizacja pracy w biurze.
Organizacja pracy ma bardzo wiele wspólnego z zarządzaniem czasem. Jest tak, ponieważ dobre zaplanowanie wykonywanych zadań i obowiązków wpływa na sprawniejsze wykorzystanie przeznaczonego na ten cel czasu. Zatem pogarszająca się koordynacja działań skutkuje dłuższym wykonywaniem poszczególnych elementów pracy, a co za tym idzie - obniża jej efektywność. Jak w takim razie dobrze zorganizować pracę, aby przerodziło się to w nawyk? Rozwiązaniem idealnym jest plan działania.
Plan to podstawa
Opóźnienia wynikające ze złej organizacji czasu pracy oraz wykonywanych obowiązków mogą negatywnie wpłynąć na efektywność osób współpracujących. Do tego dochodzi konieczność wykonywania kilku rzeczy jednocześnie, a także poszerzający się chaos w dokumentacji. Aby uniknąć skutków takiego działania najlepszym wyjściem będzie stworzenie krótkiego planu. Najważniejszym czynnikiem determinującym porządek działań jest przyjęcie kilku podstawowych zasad oraz konsekwentne ich przestrzeganie w ciągu dnia, czy tygodnia pracy.
Najczęściej wykorzystywanym narzędziem do tworzenia takich planów są najzwyklejsze kalendarze bądź rozwiązania informatyczne, które posiadają opcję przypominania o najważniejszych terminach bądź zdarzeniach. Przydatne funkcje zawarte są także w najnowszych urządzeniach mobilnych, które większość osób nosi przy sobie praktycznie cały dzień. Wśród informacji, które powinny znaleźć się na takiej liście “rzeczy do zrobienia”, wymienić należy m.in. wykaz zadań, wraz z przewidywanym czasem, jaki należy przeznaczyć na ich wykonanie. Dodatkowo warto jest określić te czynności, które powinny zostać wykonane w pierwszej kolejności oznaczając je jako priorytetowe - jest to bowiem kluczowy czynnik prawidłowego zarządzania czasem.
Po mobilizacji i stworzeniu takiego planu, warto także do niego zaglądać przynajmniej raz dziennie. Kontrolując na bieżąco harmonogram działań, dana osoba będzie posiadać pewność, iż niczego w ciągu dnia nie pominęła bądź też będzie miała możliwość sprawdzenia, co ewentualnie trzeba przenieść na dzień następny.
Porządek w biurze też jest ważny
Zaplanowanie codziennych czynności wykonywanych podczas godzin pracy jest tak samo ważne, jak utrzymanie porządku w najbliższym otoczeniu. Staranne przechowywanie dokumentów, posegregowanych w specjalnie oznaczonych teczkach pozwala na szybsze odnajdywanie tych aktualnie potrzebnych. Porządek w biurze wpływa także na sposób w jaki postrzegają daną osobę ludzie z otoczenia, np. współpracownicy. W sytuacji, kiedy wykonywany zawód polega na spotkaniach z kontrahentami, schludny wygląd otoczenia świadczy o uporządkowaniu danej osoby, a co za tym idzie - zdecydowanie bardziej wzbudza to ich zaufanie.
Sprawna komunikacja z otoczeniem
W praktyce nic nie utrudnia pracy bardziej niż niesprawna komunikacja pomiędzy osobami współpracującymi. Chodzi tutaj nie tylko o relacje pomiędzy pracownikami, ale także o te na linii przełożony-podwładny. Jest to bowiem kluczowy składnik sukcesu w zarządzaniu przedsiębiorstwem, który wpływa bezpośrednio na kulturę organizacyjną oraz proces podejmowania decyzji przez zespół pracowników.
Dobra komunikacja wewnątrz organizacji wpływa także pozytywnie na zadowolenie z pracy, a co za tym idzie - efektywniejsze wykonywanie obowiązków przez podwładnych. Co istotne, komunikacja międzyludzka polega nie tylko na mówieniu, ale również, a może i przede wszystkim - dokładnym słuchaniu drugiej osoby.
Sprawną organizację pracy biurowej determinują także utworzone podziały zadań i odpowiedzialności na konkretnych stanowiskach, często występujące w regulaminach lub statutach organizacyjnych. Istotne z punktu widzenia efektywności są również kompetencje danej osoby zajmującej określone stanowisko pracy. Jasne jest, iż osoba posiadająca wiedzę na temat wykonywanej funkcji w organizacji będzie sprawniej wywiązywać się w własnych obowiązków, niż pracownik niekompetentny.
