Przedsiębiorcy posiadający towary handlowe, które straciły na wartości lub nie nadają się do dalszej sprzedaży, często decydują się na ich wycofanie z firmy na cele prywatne. Taka operacja, czyli nieodpłatne przekazanie towaru a kasa fiskalna, rodzi jednak istotne pytania o konsekwencje podatkowe, w tym kluczową kwestię, czy zdarzenie to należy ewidencjonować na kasie fiskalnej. Wyjaśniamy, kiedy powstaje ten obowiązek i jakie przepisy go regulują.
Nieodpłatne przekazanie towaru a kasa fiskalna – czy ewidencja jest obowiązkowa?
Nieodpłatne przekazanie towaru w działalności gospodarczej to nieodpłatne przekazanie towaru należącego do majątku firmy na osobiste cele właściciela, pracowników, osób powiązanych i niepowiązanych z przedsiębiorcą.
Nieodpłatne przekazanie towaru a podatek dochodowy od osób fizycznych
Nawiązując do art. 11 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest nieodpłatne przekazanie towaru handlowego.
Przychód powstanie jednak nie u przekazującego, a u otrzymującego.
To właśnie otrzymujący nieodpłatnie towar handlowy ma obowiązek rozpoznać u siebie przychód z nieodpłatnych świadczeń, który wyceni na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Należy podkreślić, że jeżeli odbiorcą towaru handlowego jest osoba fizyczna (przekazanie towaru na cele prywatne), wówczas rozpoznaje u siebie przychód z innych źródeł, a jeżeli przedsiębiorca, to opodatkowuje u siebie przychody z nieodpłatnych świadczeń według stosowanej formy opodatkowania.
Natomiast sprzedawca, który przekazuje nieodpłatnie towar handlowy, ma obowiązek jego wyksięgowania z kosztów uzyskania przychodów w dacie przekazania, a jeżeli nie występuje w kosztach danego roku, a w inwenturze na początek roku, to w dacie tej inwentury.
W związku z przekazaniem towaru handlowego na cele prywatne powinien być sporządzony protokół lub oświadczenie potwierdzone podpisem, dokumentujące to zdarzenie.
Samego wyksięgowania sprzedawca dokona za pomocą dowodu wewnętrznego.
Niestety zwolnienie to nie znajduje zastosowania w przypadku nieodpłatnego świadczenia dokonanego na rzecz pracownika:
- świadczeniodawcy, lub
- osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Nieodpłatne przekazanie towaru a VAT
Na mocy art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:
- przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
- wszelkie inne darowizny
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.
Jeżeli sprzedawca przekazuje nieodpłatnie towar handlowy, a przy jego nabyciu przysługiwało mu odliczenie VAT, to takie przekazanie będzie opodatkowane podatkiem VAT według stawki VAT właściwej dla sprzedaży danego towaru.
Jest jednak pewien wyjątek. Zaprezentowano go w poniższej tabeli.
Nieodpłatne przekazanie próbek towarów oraz prezentów o małej wartości niepodlegające opodatkowaniu VAT na cele związane z działalnością | |
Prezenty o małej wartości przekazywane jednej osobie | Próbka – egzemplarz towaru lub jego niewielka ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci |
Prezent o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób | Próbka ma na celu promocję tego towaru |
Przekazania prezentów nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł | Próbka nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru |
Nieodpłatne przekazanie przez sprzedawcę towaru handlowego na cele prywatne – towaru niebędącego próbką ani prezentem o małej wartości od zakupu, od którego nabycia odliczył VAT, sprzedawca ujmuje w ewidencji JPK_V7X za pomocą dowodu wewnętrznego według stawki VAT właściwej dla sprzedaży takiego towaru.
Podkreślenia wymaga fakt, że nieodpłatne przekazanie nie zostaje udokumentowane fakturą, a zatem nie można zastosować w ewidencji VAT oznaczenia GTU właściwego dla rodzaju przekazywanego towaru.
Nieodpłatne przekazanie towaru a kasa fiskalna
Przedsiębiorcy decydujący się na nieodpłatne przekazanie towarów handlowych mają wątpliwości, czy takie przekazanie powinno być zewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej.
Na to pytanie w niektórych sytuacjach należy odpowiedzieć tak, a w niektórych nie.
Od czego to zależy?
Podstawowa zasada mówi, że obowiązkowi rejestracji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej podlega wyłącznie sprzedaż na rzecz konsumentów lub osób nieprowadzących działalności gospodarczej, lub osób, które deklarują, że nabywają towar na cele prywatne, a nie na cele działalności.
Od tej zasady występują wyjątki w postaci zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Podstawowe zwolnienie to nieosiąganie w ciągu roku limitu obrotu z tytułu powyższej sprzedaży w kwocie 20 000 zł.
Poza tym występuje jeszcze szereg zwolnień przedmiotowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Istotne z punktu widzenia zagadnienia zaprezentowano w poniższej tabeli.
Zwolnienia z obowiązku ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej na gruncie nieodpłatnego przekazania towarów handlowych i usług na cele prywatne osób fizycznych | |
Lp. | Wykaz zwolnień |
1. | Nieodpłatne przekazanie lub zużycie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele osobiste:
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych |
2. | Nieodpłatnie przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa w postaci innych niż wymienione w punkcie 1 darowizn, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych |
3. | Użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych:
– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych |
4. | Nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika |
Jeżeli nieodpłatne przekazanie towaru handlowego mieści się w powyższych zwolnieniach, to sprzedawca nie ma obowiązku ujęcia tego przekazania w ewidencji prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej.
Co więcej, jeżeli będzie miało miejsca nieodpłatne przekazanie towaru handlowego podlegające opodatkowaniu VAT, wówczas takie zdarzenie także nie będzie podlegało ujęciu w ewidencji sprzedaży prowadzonej przy pomocy kasy rejestrującej.
Jednak co, gdy tak nie jest?
Nieodpłatne przekazanie towaru a obowiązek rejestracji nieodpłatnego przekazania towaru przy pomocy kasy fiskalnej
Ustawodawca w § 4 powyższego rozporządzenia zawarł listę towarów i usług, których sprzedaż nie korzysta ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania przy pomocy kasy rejestrującej.
Jeżeli więc przedsiębiorca zdecyduje o nieodpłatnym przekazaniu towaru handlowego, który występuje w § 4, to będzie miał obowiązek zewidencjonować to przekazanie na kasie rejestrującej.
Aktualny na 2025 rok wykaz towarów i usług zawartych § 4 wymieniono w poniższej tabeli.
Sprzedaż towarów i usług wymagająca obowiązkowego ujęcia na kasie rejestrującej w 2025 roku | |
Świadczenie usług | Dostawa |
przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia | gazu płynnego |
taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą | części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00) |
naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania | silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408) |
w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów | nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707) |
w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów | przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00); kontenerów (CN 8609 00) |
w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia | części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90) |
prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia | części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708 i 9401 90 80), z wyłączeniem motocykli, tj. do ciągników; pojazdów silnikowych do przewozu 10 lub więcej osób z kierowcą; samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi; pojazdów silnikowych do transportu towarów; pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych |
doradztwa podatkowego | komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol |
związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, PKWiU 56.21, PKWiU ex 56.29, PKWiU ex 56.30), wyłącznie:
| wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych |
fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych | wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników |
kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe | silników elektrycznych, prądnic i transformatorów |
związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne | sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych |
mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0) | wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług |
parkingu samochodów i innych pojazdów | zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych |
przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) | wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN |
X | wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów |
napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów | |
wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania | |
węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych | |
towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar | |
