Zgodnie z zapowiedzią resortu finansów od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikat wystawcy faktury, powiązany z obowiązkowym korzystaniem z KSeF przy wystawianiu e-faktur. Są one związane z wejściem w życie regulacji stanowiących o obowiązkowym korzystaniu z KSeF przy wystawianiu e-faktur. W dalszej części przyjrzymy się bliżej regulacjom w tym zakresie.
Zasady korzystania z KSeF
Obowiązek wystawiania e-faktur będzie wprowadzony od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników.
W stanie prawnym obowiązującym od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (z uwzględnieniem przepisów przejściowych).
Zgodnie z art. 106na ustawy VAT – w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku – fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi KSeF i jest administratorem danych w nim zawartych. To system teleinformatyczny służący do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.
W świetle powyższego wystawianie i odbieranie e-faktur możliwe będzie poprzez KSeF, co oznacza, że przedsiębiorca musi mieć dostęp do systemu. W myśl art. 106nb ustawy VAT z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik;
- podmioty wskazane przez podatnika;
- podmioty, o których mowa w art. 106c;
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c pkt 1, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3.
Uwierzytelnienie wystawcy faktury
Jak stanowi art. 10r pkt 3 ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi w drodze rozporządzenia sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF.
W tym zakresie należy zatem sięgnąć do treści Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z KSeF (również w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku). W § 5 rozporządzenia wskazano, że korzystanie z tego systemu wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
- podpisem zaufanym, albo
- wygenerowanym przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Certyfikat wystawcy faktury a awaria systemu KSeF
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów omawiany certyfikat będzie potrzebny również do wystawiania e-faktur w przypadkach awarii KSeF. Przepisy ustawy VAT regulują ten przypadek w art. 106ne–106nf ustawy VAT.
W świetle tych regulacji Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.
W okresie trwania awarii KSeF, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej. Faktury udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury, kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 2, w sposób inny niż przy użyciu KSeF.
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii podatnik jest obowiązany do przesłania do tego systemu faktur, w celu przydzielenia im w nim numerów identyfikujących.
Za datę wystawienia faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
Podsumowując, należy wskazać, że zgodnie z zapowiedziami resortu finansów podatnicy już od 1 listopada 2025 roku będą mieć możliwość generowania certyfikatu wystawcy faktur. Ważność certyfikatu ma wynosić do 3 lat.
