Poradnik Przedsiębiorcy

Leasing na gruncie VAT i PIT - jak poprawnie zaksięgować?

Leasing to dość specyficzny rodzaj umowy handlowej, dzięki której przedsiębiorca może wykorzystywać w swojej firmie sprzęt, który nie został zakupiony bezpośrednio przez podatnika. Jest to dobra droga na pozyskanie niezbędnych składników majątku, których wartość przekracza jednorazowe możliwości właściciela firmy. Jednakże, zawierając umowę leasingu, warto pamiętać, że generuje ona przychody i koszty, a co za tym idzie – ma wpływ na podatek dochodowy i VAT. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak poprawnie zaksięgować leasing!

Leasing operacyjny

Leasing operacyjny został opisany w art. 23b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym rodzaju umowy sprzęt, którego ona dotyczy, pozostaje w ewidencji środków trwałych leasingodawcy. Oznacza to, że leasingobiorca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych. Natomiast tym, co może zostać zaksięgowane jako wydatek firmowy, jest cała rata leasingowa, powiększona o konieczne opłaty manipulacyjne i prowizje. Także wszystkie koszty poniesione na codzienną eksploatację środka trwałego – jak np. paliwo do samochodu – mogą zostać wprowadzone do wydatków firmowych, bez konieczności ograniczania ich kilometrówką.

Leasingodawca – jak wspomniano wcześniej – zawierając umowę  leasingu operacyjnego, zobowiązuje się do dokonywania odpisów amortyzacyjnych środka trwałego. Natomiast do swoich przychodów zalicza on otrzymaną od leasingobiorcy całą opłatę leasingową.

Umowa leasingu operacyjnego przewiduje możliwość wykupienia środka trwałego przez leasingobiorcę.

Leasing jest też opodatkowany podatkiem od towarów i usług. W umowie leasingu operacyjnego zakłada się, że podatek ten będzie naliczany osobno dla każdej opłacanej raty. Jest to więc duża zaleta dla przedsiębiorców, którym zależy na rozłożeniu kosztów w czasie.

Przykład 1.

Pani Anna, prowadząca sklep spożywczy, zawarła umowę leasingu operacyjnego na zakup samochodu ciężarowego. Czy w związku z tym, że zakupiony samochód będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności, może stanowić środek trwały firmy, który będzie amortyzowany w czasie? W jaki sposób należy rozliczyć faktury VAT za comiesięczne raty leasingowe?

Samochód, którego zakup finansowany jest leasingiem operacyjnym, nie stanowi środka trwałego po stronie korzystającego. Bez znaczenia pozostaje fakt, że pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzenia działalności. Kosztem firmowym po stronie pani Anny nie będą więc odpisy amortyzacyjne, a faktura za opłatę wstępną oraz kolejne raty leasingowe.

Leasing finansowy

Leasing finansowy to druga forma umowy, którą mogą wybrać leasingodawca i leasingobiorca. W dość dużym stopniu różni się ona od opisanego wcześniej leasingu operacyjnego. Przepisy jej dotyczące zawarte są w art. 23f ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W momencie zawarcia umowy sprzęt, którego ona dotyczy, zostaje wprowadzony do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy. Co za tym idzie, to właśnie ta strona dokonuje odpisów amortyzacyjnych i zalicza je do kosztów uzyskania przychodów.

W leasingu finansowym korzystający nie może zakwalifikować do wydatków firmowych całej raty leasingowej, którą opłaca za sprzęt. W tej sytuacji jedynym kosztem – obok odpisów amortyzacyjnych – są odsetki od części podstawowej raty. Obliczane są one jako różnica pomiędzy kwotą spłaty a wartością początkową składnika majątku. Jednocześnie wyłącznie takie odsetki powiększają przychód leasingodawcy.

Umowa leasingowa przewiduje, że wraz z opłaceniem ostatniej raty leasingobiorca staje się właścicielem przedmiotu leasingu. Nie trzeba więc w tej sytuacji ustalać dodatkowych zasad wykupu.

Podatek VAT przy leasingu finansowym nie jest rozkładany na raty. Całą jego kwotę należy opłacić wraz z odprowadzeniem pierwszej raty leasingowej. Dlatego też decydując się na ten rodzaj umowy, należy liczyć się z koniecznością wypłacenia jednorazowo sporej kwoty pieniędzy.

Przykład 2.

Pan Jan, prowadzący firmę XYZ, zakupił zestaw komputerowy, którego cena netto wyniosła 11 000 zł. Zakup został sfinansowany leasingiem finansowym. Czy w związku z tym, że sprzęt jest kompletny i zdatny do użytku oraz będzie wykorzystywany w firmie przez okres powyżej 1 roku, może zostać wpisany do środków trwałych firmy? W jaki sposób należy rozliczyć koszty comiesięcznych rat leasingowych?

W związku z tym, że zakup zestawu komputerowego został sfinansowany leasingiem finansowym, powinien on zostać wpisany do ewidencji środków trwałych po stronie korzystającego. Dzięki temu zestaw komputerowy zostanie poddany amortyzacji. Natomiast, w przypadku rat leasingowych, do kosztów podatkowych pan Jan może zaliczyć wyłącznie opłaconą część odsetkową z poszczególnej raty. Warto również pamiętać, że zawierając umowę leasingu finansowego, cała kwota podatku VAT od transakcji podlega wpłacie wraz z zapłatą pierwszej raty leasingowej.Podczas zawieszenia działalności można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów opłaty leasingowe, pod warunkiem że umowa leasingu została zawarta przed zawieszeniem firmy.

Opłata wstępna za leasing

Sposób zaksięgowania wstępnej opłaty leasingowej od zawsze budził spór pomiędzy organami podatkowymi a podatnikami. Z jednej strony koszty pośrednie – tzn. niezwiązane bezpośrednio z określonym przychodem – mogą być księgowane jednorazowo, w dacie ich poniesienia. Jednak zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli taki wydatek dotyczy więcej niż jednego okresu rozliczeniowego i nie da się ustalić, w jakiej części odnoszą się do danego roku podatkowego, należy je podzielić i przyporządkować proporcjonalnie do poszczególnych okresów.

Tym, co wzbudzało w tej kwestii największe kontrowersje, był sposób odniesienia opłaty wstępnej do leasingu. Podatnicy zajęli w tej kwestii stanowisko, że taka opłata powinna być księgowana jednorazowo, jako że warunkuje ona możliwość zawarcia umowy leasingu, a nie odnosi się bezpośrednio do poszczególnych rat. Organy skarbowe natomiast przyjęły, że jest to wydatek ściśle związany z całą umową leasingu, w związku z czym należy rozliczać go proporcjonalnie wraz z poszczególnymi ratami.

Co ważne, sądy administracyjne, do których zwracali się przedsiębiorcy, w wydawanych przez siebie wyrokach są wyjątkowo zgodne. Przychylają się one do stanowiska podatników i możliwości księgowania wstępnej opłaty leasingowej jednorazowo, z datą jej rzeczywistego opłacenia.

Wskutek jednolitego stanowiska sądów resort finansów wystosował pismo (Biuletyn Skarbowy nr 1 z 2012 r., nr DD6/033/87/ORK/11/PK-1299), w którym zaleca się organom skarbowym szczególne branie pod uwagę orzecznictwa podczas wydawania decyzji w sprawie księgowania opłaty wstępnej:
Departament DD informuje, przychylając się do prezentowanej przez sądy administracyjne linii orzeczniczej, że wstępna opłata leasingowa powinna być zaliczana do kosztów podatkowych jednorazowo w momencie poniesienia, a nie proporcjonalnie do czasu trwania umowy leasingu. Cechą charakterystyczną tych orzeczeń jest uznanie, że wstępna opłata leasingowa ma charakter opłaty samoistnej bezzwrotnej, nieprzypisanej do poszczególnych rat leasingowych, natomiast jej poniesienie jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy leasingu. Opłata ta jest wydatkiem jednorazowym związanym z zawarciem umowy leasingu, a w konsekwencji i wydaniem samego przedmiotu leasingu.

Prawidłowość ujęcia opłaty wstępnej jednorazowo w kosztach podatkowych potwierdził również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanej interpretacji indywidualnej z 8 marca 2016 r. o sygn. ITPB1/4511-1158/15/AK, w której czytamy, że: 
(...) wstępna opłata leasingowa warunkuje zawarcie umowy, czyli należy ją powiązać nie tyle z całą umową rozumianą w wymiarze czasowym, co z momentem jej zawarcia. Dotyczy ona nie tyle samego trwania usług leasingu, lecz w ogóle prawa do skorzystania z niego. Zatem nie jest opłata dotyczącą całego okresu trwania umowy leasingu. Stąd opłata ta jest wydatkiem jednorazowym, związanym z zawarciem umowy leasingu. Dlatego też nie ma obowiązku rozliczania jej proporcjonalnie do okresu trwania umowy. Tym samym wstępną opłatę należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w dacie jej poniesienia. (...)
Od 2013 roku możliwa jest zmiana stron leasingu – jeśli poza tym inne warunki umowy pozostają bez zmian, takie zdarzenie jest traktowane jako kontynuacja umowy. W przypadku zmiany dodatkowych warunków – poza stronami – fakt taki uznaje się za zawarcie nowej umowy leasingowej.

Leasing operacyjny – ujęcie w systemie wFirma.pl

Co do zasady, finansowane leasingiem operacyjnym składniki majątku nie mogą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych. W systemie wFirma.pl rozróżnia się dwie kategorie przedmiotu leasingu:

  • samochód osobowy i ciężarowy,
  • pozostałe składniki majątku.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie ulegnie sposób rozliczania kosztów związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi w firmie. Więcej na ten temat w artykule: Zmiana sposobu rozliczania samochodów osobowych w firmie od 2019 roku

Leasing operacyjny a samochód osobowy i ciężarowy

Aby zaksięgować fakturę od leasingodawcy za opłatę wstępną oraz kolejne raty leasingowe, należy w pierwszej kolejności dodać pojazd do systemu poprzez zakładkę: EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. Po uzupełnieniu wymaganych pól należy zaznaczyć okienko Pojazd firmowy, ponieważ przy leasingu operacyjnym w celu rozliczenia kosztów nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki. W kolejnym oknie należy wybrać przeznaczenie pojazdu, a tym samym prawo do odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem (50% lub 100%).

leasing

Fakturę za opłatę wstępną i raty leasingowe należy wprowadzić do systemu poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » LEASING LUB DZIERŻAWA (dla samochodu ciężarowego) / LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU OSOBOWEGO.

leasing

Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w Rejestrze zakupów VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) zgodnie z prawem do odliczenia VAT od wydatków oraz w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.Wydatki związane z zakupem paliwa lub bieżącym użytkowaniem samochodu osobowego lub ciężarowego w leasingu operacyjnym należy księgować w systemie poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » ZAKUP PALIWA DO POJAZDU/ INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU.

Leasing operacyjny a pozostałe składniki majątku

Fakturę za opłatę wstępną i kolejne raty leasingowe dotyczące finansowania zakupu pozostałych składników majątku leasingiem operacyjnym należy księgować w systemie poprzez zakładkę: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

leasing

Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w Rejestrze zakupów VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.