Nieopłacony towar w księgach podatkowych – jak prawidłowo rozliczyć?

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jak prawidłowo ująć nieopłacony towar w księgach podatkowych. Czy brak zapłaty za fakturę zakupu po terminie płatności wymusza korektę zapisów w KPiR? W artykule wyjaśniamy, jakie obowiązki ciążą na kupującym i jak rozliczyć takie zobowiązanie zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Zakup towarów handlowych a księgowanie w KPiR

Zakup towarów handlowych powinien być wpisany do księgi podatkowej w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Zgodnie z par. 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.

Przechodząc na grunt ustawy o PIT, wskażmy, że zgodnie z art. 22 ust. 4 koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a-5, 6 i 10. U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (art. 22 usts. 5 ustawy o PIT).

Jak natomiast wynika z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. 

Dla porządku wskażmy, że ogólna reguła z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT odnosi się jedynie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, którzy nie wybrali tzw. metody memoriałowej z art. 22 ust. 5 ustawy o PIT. Natomiast uregulowanie wynikające z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT odnosi się także do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów i stosujących metodę kasową, o której stanowi art. 22 ust. 4 ustawy. 

Metoda kasowa zaś z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT nie może być utożsamiana z faktem zapłaty za dany koszt.

W świetle powyższego, aby ująć dany wydatek na zakup towaru w KPiR, nie jest wymagane, aby był on opłacony. Takiego warunku nie przewiduje ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W rezultacie w przypadku niedokonania zapłaty za towar podatnik nie ma obowiązku dokonywania korekty zapisów w KPiR.

Przykład 1.

Pan Karol prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą 1 kwietnia 2025 roku zakupił towar handlowy o wartości 5000 zł. Na podstawie otrzymanej faktury zaksięgował wartość towaru w kolumnie 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Termin płatności strony ustaliły na 1 lipca 2025. Mężczyzna nie uregulował należnej kwoty w terminie. Czy ma on obowiązek dokonania odpowiednich zapisów w KPiR pod datą 2 lipca?

Nie, pan Karol w prowadzonej księdze podatkowej nie koryguje dokonanych zapisów ani pod datą 2 lipca, ani pod datą 1 kwietnia. Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR nie wymagają dokonania korekty z uwagi na nieuregulowanie należności za zakupiony towar handlowy.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na treść art. 22 ust. 4a ustawy o PIT, który odnosi się do rozpoznania kosztu podatkowego przez tych podatników, którzy wybrali metodę kasową w PIT. Otóż zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów (z wyjątkiem kosztów postaci odpisów amortyzacyjnych) poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową (o której mowa w art. 14c), wynikające z transakcji dokonanych między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Przez uregulowanie należności rozumie się również:

1. częściowe uregulowanie należności;
2. wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Nieopłacony towar w księgach podatkowych

Fakt nieuregulowania należności w terminie powoduje, że po stronie kupującego pojawia się obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania w ramach zaliczek na podatek. Jak wynika z treści art. 44 ust. 17 pkt 2 ustawy o PIT, dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki podlega zwiększeniu o zaliczaną do kosztów uzyskania przychodów wartość zobowiązania do zapłaty świadczenia pieniężnego w rozumieniu art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, które nie zostało uregulowane, przy czym zwiększenia dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki dokonuje się, począwszy od okresu rozliczeniowego, w którym upłynęło 90 dni od dnia upływu terminu zapłaty określonego na fakturze (rachunku) lub w umowie, do okresu, w którym zobowiązanie zostanie uregulowane.

Okres 90 dni, o którym mowa, liczy się, począwszy od pierwszego dnia następującego po określonym na fakturze (rachunku) lub w umowie upływie terminu do uregulowania zobowiązania. 

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom świadczenie pieniężne to wynagrodzenie za dostawę towaru lub wykonanie usługi w transakcji handlowej. Natomiast transakcja handlowa oznacza umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Podatnik, który dokonał zwiększenia dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki na podstawie ust. 17 pkt 2, zmniejsza dochód stanowiący podstawę obliczenia zaliczki w okresie rozliczeniowym roku podatkowego, w którym zobowiązanie zostało uregulowane.

Warto też dodać, że ww. przepisy nie mają zastosowania do kosztów ustalanych przez podatników, którzy wybrali metodę kasową w PIT. Tak wynika z treści art. 44 ust. 25 ustawy o PIT.

Przykład 2.

Pan Karol prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą 1 kwietnia 2025 roku zakupił towar handlowy o wartości 5000 zł. Na podstawie otrzymanej faktury zaksięgował wartość towaru w kolumnie 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Termin płatności strony ustaliły na 1 lipca 2025. Mężczyzna nie uregulował należnej kwoty w terminie. Jakie skutki w podatku PIT powstaną po jego stronie?

W związku z brakiem uregulowania należności za zakupione towary pan Karol podstawę opodatkowania zaliczki za lipiec powinien zwiększyć o kwotę 5000 zł. Jeżeli następnie ureguluje zobowiązanie – np. w styczniu 2026 roku – to ma prawo do zmniejszenia podstawy o kwotę 5000 zł.

Przepisy rozporządzenia w sprawie KPiR nie przewidują wykazania ulgi na złe długi po stronie dłużnika w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów. Zastosowanie ulgi na złe długi w PIT nie polega na korekcie kosztów uzyskania przychodów w PKPiR, lecz na zwiększeniu dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki. 

Reasumując, podstawowym skutkiem niezapłacenia za towar z perspektywy kupującego jest konieczność zwiększenia podstawy opodatkowania podatkiem PIT. Nie są natomiast wymagane żadne działania polegające na dokonywaniu określonych zapisów/korekt w księgach podatkowych.