Biura rachunkowe coraz częściej korzystają z technologii informatycznych do zarządzania danymi klientów. Cyberbezpieczeństwo staje się zatem istotne, aby należycie chronić wrażliwe informacje, w tym dane osobowe. Warto zatem wiedzieć co robić, a czego unikać, aby zapewnić cyberbezpieczeństwo w biurze rachunkowym.
Działania zwiększające poziom cyberbezpieczeństwa w biurze rachunkowym
Podstawową zasadą, jakiej należy przestrzegać, aby prawidłowo zabezpieczyć dane przetwarzane przez biuro rachunkowe, jest utrzymanie zaktualizowanego oprogramowania, z którego biuro korzysta.
Aktualizacja oprogramowania – ważna rzecz!
Producent oprogramowania zwykle regularnie udostępnia poprawki, które naprawiają wykryte luki w zakresie bezpieczeństwa. Dlatego też niezwykle istotne jest bieżące aktualizowanie oprogramowania.
Ponadto niezbędne jest zainstalowanie i regularne aktualizowanie oprogramowania antywirusowego oraz firewalli. Narzędzia te pomagają wykrywać i neutralizować zagrożenia, zanim wyrządzą one szkody w ramach organizacji.
Bezpieczne hasła, czyli jakie?
Używanie silnych haseł stanowi podstawową zasadę cyberbezpieczeństwa. Hasła powinny być na odpowiednim poziomie skomplikowania, zawierać litery, cyfry oraz znaki specjalne.
Szyfrowanie danych w komunikacji e-mail i nie tylko
Szyfrowanie danych przechowywanych i przesyłanych jest kluczowe dla ich odpowiedniego zabezpieczenia. Dane wrażliwe powinny być szyfrowane zarówno na dyskach twardych, jak i w komunikacji e-mailowej. Dzięki temu nawet w przypadku przechwycenia danych przez nieuprawnione osoby ich odczytanie będzie niemożliwe bez odpowiedniego klucza szyfrującego.
Warto także rozważyć stosowanie VPN, który szyfruje dane przesyłane przez internet, co znacznie utrudnia ich przechwycenie przez nieuprawnione osoby. Personel biura rachunkowego powinien korzystać z VPN, szczególnie podczas pracy zdalnej lub korzystania z publicznych sieci Wi-Fi. Jest to dodatkowa warstwa ochrony dla danych przetwarzanych w ramach biura rachunkowego.
Przydatne może okazać się narzędzie, które pozwoli na monitorowanie ruchu sieciowego, aby wcześnie wykrywać nieprawidłowości i potencjalne ataki. Narzędzia do analizy ruchu sieciowego mogą automatycznie wykrywać podejrzane działania i informować o nich.
Zasada czystego biurka jako nadrzędna, szczególnie gdy biuro jest otwarte dla klientów!
Warto także wdrożyć zasadę czystego biurka, która wymaga od pracowników, aby po zakończeniu pracy usuwali wszystkie dokumenty i sprzęty z biurek. Pomaga to zapobiegać przypadkowemu ujawnieniu wrażliwych informacji. Dokumenty powinny być przechowywane w zamkniętych szafach, a urządzenia elektroniczne zabezpieczone hasłem lub blokadą ekranu.
Dostosowanie uprawnień oraz zadbanie o kopie zapasowe
W biurze rachunkowym powinna być także wprowadzona zasada minimalnych uprawnień, która polega na przyznawaniu pracownikom tylko tych uprawnień, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków. Ograniczenie dostępu do wrażliwych danych minimalizuje ryzyko ich przypadkowego ujawnienia lub kradzieży.
Tworzenie regularnych kopii zapasowych danych to nieodzowna praktyka zwiększająca poziom bezpieczeństwa danych przetwarzanych przez biuro rachunkowe. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, najlepiej offline, aby uniknąć ich zniszczenia lub zaszyfrowania przez złośliwe oprogramowanie typu ransomware.
Aby odpowiednio zarządzać bezpieczeństwem w biurze rachunkowym, warto również wprowadzić odpowiednie polityki wewnętrzne opisujące procedury w organizacji związane z cyberbezpieczeństwem.
Jedną z kluczowych polityk jest polityka bezpieczeństwa informacji. Jest to dokument, który określa zasady i procedury mające na celu ochronę danych i systemów informatycznych przed zagrożeniami. Powinien on być dostosowany do specyfiki organizacji i uwzględniać jej potrzeby oraz ryzyka związane z przetwarzaniem informacji. Poniżej znajduje się szczegółowy opis elementów, które powinna zawierać kompleksowa polityka bezpieczeństwa informacji. Są to zasady ogólne, które stanowią fundament bezpieczeństwa informacji w organizacji. Mogą one obejmować:
- poufność – zapewnienie, że informacje są dostępne tylko dla upoważnionych osób;
- integralność – ochrona informacji przed nieautoryzowanym modyfikowaniem;
- dostępność – zapewnienie, że uprawnieni użytkownicy mają dostęp do informacji w wymaganym czasie.
Polityka bezpieczeństwa informacji powinna określać role i odpowiedzialności wszystkich pracowników i jednostek organizacyjnych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Ważne jest to, aby jasno zdefiniować odpowiedzialność za zarządzanie bezpieczeństwem informacji.
W polityce bezpieczeństwa informacji należy określić proces zarządzania ryzykiem, w tym:
- identyfikację ryzyk – identyfikowanie potencjalnych zagrożeń dla bezpieczeństwa informacji,
- ryzyka – ocena prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożeń i ich potencjalnego wpływu,
- zarządzanie ryzykiem – podejmowanie działań mających na celu minimalizowanie ryzyk (np. wdrażanie środków technicznych, procedur).
Ufaj, ale sprawdzaj – czyli audyty bezpieczeństwa
W zapewnieniu odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa pomogą także regularne audyty bezpieczeństwa. Pozwolą one zidentyfikować słabe punkty w systemie informatycznym biura rachunkowego. Audyt powinien obejmować przegląd zabezpieczeń sieciowych, polityk bezpieczeństwa oraz procedur zarządzania danymi. Dzięki temu można na bieżąco wykrywać i naprawiać potencjalne luki. Warto, aby taki audyt został przeprowadzony przez zewnętrzny niezależny podmiot.
Cyberbezpieczeństwo w biurze rachunkowym – czego unikać?
Należy unikać używania prostych haseł, takich jak „123456”, „password” albo nawiązujących do imienia, nazwiska, daty urodzenia itd. Takie hasła są pierwszym celem ataków, w których hakerzy próbują odgadnąć hasło za pomocą zautomatyzowanych narzędzi.
Korzystanie z jednego hasła do wielu kont to również poważny błąd. W przypadku gdy jedno z kont zostanie przejęte, możliwe jest łatwe uzyskanie dostępu do innych. Każde konto powinno mieć więc unikalne, silne hasło.
Istotne jest również, aby nie przechowywać haseł w notatkach na biurku, w plikach tekstowych na komputerze czy w e-mailach. Zamiast tego, warto korzystać z menedżerów haseł, które bezpiecznie przechowują i zarządzają hasłami.
Urządzenia mobilne, takie jak smartfony i tablety, które mają dostęp do danych firmowych, powinny być odpowiednio zabezpieczone.
Przykład 1.
Pracownik biura rachunkowego udał się w delegację, podczas której skradziono mu plecak wraz ze służbowym telefonem. Telefon nie miał blokady ani hasła, a zawierał dostęp do danych osobowych klientów biura rachunkowego. Plecak i telefon został znaleziony tego samego dnia, wyrzucony do kosza niedaleko miejsca kradzieży. Czy w związku z tym zdarzeniem należy podjąć jakieś działania?
Brak odpowiednich zabezpieczeń, takich jak blokada ekranu czy szyfrowanie, naraziło dane na ujawnienie, co stanowi m.in. naruszenie ochrony danych osobowych i wymaga zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Należy również unikać przesyłania wrażliwych danych przez niezabezpieczone kanały, takie jak e-mail, bez szyfrowania. Warto używać bezpiecznych metod przesyłania danych, takich jak np. bezpieczne platformy udostępniania plików.
Warto też zwrócić uwagę na to, by biuro rachunkowe było odpowiednio przygotowane na ewentualne incydenty bezpieczeństwa. Każde biuro powinno mieć opracowany plan reakcji na incydenty bezpieczeństwa. Brak takiego planu może prowadzić do chaotycznej reakcji na atak, co zwiększa ryzyko utraty danych i innych szkód.
Nie powinno się także ignorować pojawiających się zagrożeń zewnętrzne, takich jak ataki DDoS czy próby włamań. Nawet jeśli systemy wewnętrzne są dobrze zabezpieczone, ataki z zewnątrz mogą sparaliżować działalność biura rachunkowego. Warto również inwestować w narzędzia do ochrony przed tego typu zagrożeniami.
Cyberbezpieczeństwo to nie tylko ochrona danych wirtualnych. Nie można ignorować konieczności wdrożenia odpowiednich fizycznych zabezpieczeń, takich jak zamki, systemy alarmowe czy monitoring. W przeciwnym wypadku możemy narazić się na kradzież sprzętu i danych tą drogą. Ważne jest, aby biuro rachunkowe było zabezpieczone zarówno pod względem cyfrowym, jak i fizycznym.
