Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup ekspresu do kawy jako koszt uzyskania przychodów

Przedsiębiorca zgodnie z ustawą może zaliczać do kosztów podatkowych wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Czy zatem zakup ekspresu do kawy może stanowić koszt firmowy?

Oczywiście gdy przedmiotem działalności są usługi związane ze świadczeniem usług gastronomicznych to nie ma wątpliwości, że zakup ekspresu do kawy będzie stanowił koszt bezpośrednio bądź jeżeli jego wartość przekroczy 3500 zł to w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Co jednak w przypadku innych przedsiębiorców, których działalność nie wiąże się z gastronomią? 

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia w swojej działalności pracowników to ma prawo zakup produktów podstawowych jak herbata, kawa, woda, cukier zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. A zatem i zakup ekspresu do kawy na potrzeby pracowników będzie kosztem. Oczywiście przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że sprzęt został zakupiony na potrzeby pracowników. Oznacza to że zakupiony ekspres, który znajduje się w gabinecie szefa - właściciela do którego nie mają dostępu pracownicy nie będzie już kosztem podatkowym.

Wątpliwości co do zaliczenia do kosztów firmowych zakupu ekspresu mają również przedsiębiorcy którzy w swojej działalności spotykają się z klientami.

Zaliczenie zakupu ekspresu i kawy do kosztów podatkowych jest zasadne?

Podczas spotkań,przedsiębiorców z klientami firmy, które często zajmują więcej niż ”chwilę czasu” naturalnym zdaje się być zaproponowanie poczęstunku. Zważając jednak na przepisy podatkowe należy szczególną uwagę zwrócić tu na charakter tego poczęstunku. Przepisy podatkowe nie pozwalają na zakwalifikowanie do kosztów podatkowych reprezentacji. Jeżeli zatem poczęstunek miałby charakter wyniosłości organy podatkowe mogą zakwestionować zasadność uznania wydatków na niego poniesionych za koszt podatkowy.

Czym jest zatem charakter wyniosłości i reprezentacja?

I tu sedno sprawy bowiem tego pojęcia nie wyjaśniają przepisy. Pojęcie jest bowiem dość subiektywne. Organy podatkowe zatem mogą zatem mieć inne zdanie w tej kwestii niż sam przedsiębiorca. W kwestii poczęstunków podczas spotkań z klientami powinien więc przyświecać brak okazałości i wystawności.

Czy zakup ekspresu do kawy będzie stanowił koszt działalności?

Jeżeli zakup ekspresu do kawy służy prowadzonej działalności, a więc jeżeli jest wykorzystywany przez pracowników lub dla potrzeb organizacji spotkań z klientem może stanowić koszt podatkowy. O tym czy ekspres jest potrzebny w prowadzonej działalności decyduje sam przedsiębiorca. Uwaga jednak na organy skarbowe które mogą żądać wyjaśnienia zasadności poniesionego kosztu. Wówczas na przedsiębiorcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia wykorzystywania ekspresu w celach prowadzonej działalności. Faktura nie będzie tu zatem dokumentem stwierdzającym zasadność kosztu. Należy zatem posiadać dodatkowe dowody potwierdzające racjonalność wydatku, związek z działalnością i brak charakteru reprezentacyjnego -jak wskazują wydawane interpretacje w indywidualnych sprawach podatników.