Poradnik Przedsiębiorcy

Zakup wyposażenia z dotacji - rozliczenie

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej mogą liczyć na wsparcie finansowe w postaci dotacji z urzędu pracy. Otrzymane środki przeznaczają na zakup różnych składników majątkowych, w tym także na wyposażenie. Sprawdź, jak rozliczyć zakup wyposażenia z dotacji!

Dotacja jako przychód podatkowy

Art. 46 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewiduje możliwość przyznania jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej. Na gruncie podatkowym takie finansowanie stanowi przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Jak wskazuje treść art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy ustawy o PIT, przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których zgodnie z art. 22a–22o dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Taka treść przepisów pozwala nam wyodrębnić dwie sytuacje. Po pierwsze środki przeznaczone na zakup wyposażenia z dotacji, dotyczące innych składników niż środki trwałe czy wartości niematerialne i prawne są przychodem z działalności. Po drugie dotacje przeznaczone na sfinansowanie zakupu środków trwałych lub nabycie wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej.

Mogłoby się wydawać, że zakup wyposażenia z dotacji jest zatem dla podatnika przychodem podatkowym podlegającym opodatkowaniu. Trzeba jednak zauważyć, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

W konsekwencji otrzymane środki na zakup wyposażenia z dotacji nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ani w zeznaniu rocznym jako przychód. Jednak zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia KPiR w celu odzwierciedlenia zdarzeń gospodarczych ewentualnym miejscem, gdzie można księgować otrzymane dotacje, jest kolumna 16 „Uwagi”.Środki otrzymane z urzędu pracy, która zostaną przeznaczone na zakup wyposażenia z dotacji, stanowi dla podatnika przychód z działalności gospodarczej korzystający ze zwolnienia od podatku.

Zakup wyposażenia z dotacji jako koszt podatkowy

Podstawowym warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest to, aby był on związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dodatkowo konkretny wydatek nie może znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy VAT. 

W celu ustalenia, czy wydatek sfinansowany dotacją jest wykluczony z kategorii kosztów podatkowych, należy zatem przeanalizować treść art. 23 ustawy. 

Jak podaje art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137. Jeżeli dokładnie przyjrzymy się treści tego przepisu, to zauważymy, że nie wymienia on zwolnienia obejmującego dotację z urzędu pracy (art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy).

Oznacza to, że nie ma przeszkód, aby podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup wyposażenia z dotacji, które nie są zaliczone do środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych (czyli np. wyposażenie), a które zostały sfinansowane ze środków dotacji otrzymanej z urzędu pracy. Istotne w tym przypadku jest, by został zachowany związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionymi wydatkami na zakup wyposażenia z dotacji a przychodami z prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Przykład 1.

Podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej otrzymał z urzędu pracy jednorazowe dofinansowanie na rozpoczęcie działalności. Środki przeznaczył na zakup wyposażenia z dotacji do swojego biura w postaci mebli, sprzętu elektronicznego oraz komputerowego. Poniesione wydatki sfinansowane dotacją stanowią dla podatnika koszt uzyskania przychodu.Zakup wyposażenia sfinansowanego dotacją z urzędu pracy stanowi dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Będzie tak pomimo faktu, że otrzymana dotacja jest w tej sytuacji przychodem zwolnionym od podatku.

Kiedy mamy do czynienia z wyposażeniem?

W kontekście powyższych rozważań bardzo ważne staje się rozróżnienie, kiedy mamy do czynienia z zakupem wyposażenia, a kiedy z zakupem środka trwałego. Mówiąc inaczej, musimy wyjaśnić, kiedy składnik majątku jest wyposażeniem, a kiedy środkiem trwałym.

W pierwszej kolejności warto sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z § 3 pkt 7 i 8 tego aktu przez:

  • wyposażenie – rozumieć należy rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym do środków trwałych;
  • środki trwałe – rozumieć należy środki trwałe w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

Przepisy rozporządzenia odsyłają nas wprost do treści ustawy PIT. 

W świetle art. 22f ust. 3 ustawy PIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do używania jest wyższa niż 10 000 zł. Warto również odnieść się do treści art. 22d ustawy PIT. Przepis wskazuje, że podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa określona zgodnie z art. 22g nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Jak zatem widać, decyzja odnośnie do uznania danego składnika majątkowego o wartości poniżej 10 000 zł za środek trwały jest pozostawiona podatnikowi. Taki składnik podatnik może zaliczyć do środków trwałych i dokonać albo jednorazowej amortyzacji, albo też amortyzować go na zasadach ogólnych. Podatnik może również zdecydować, że nie zakwalifikuje takiego składnika do środka trwałego, a wydatki związane z nabyciem zaliczy bezpośrednio w koszty. Jedynie w tym drugim przypadku mamy do czynienia z wyposażeniem.Za wyposażenie uznaje się te składniki majątku o wartości poniżej 10 000 zł, które zgodnie z decyzją podatnika nie są zaliczane do kategorii środków trwałych.

Odpowiednia kwalifikacja wydatku sfinansowanego dotacją

Decyzja podjęta w powyższym zakresie jest bardzo istotna w kontekście możliwości zaliczenia do kosztów wydatku sfinansowanego dotacją. Jak bowiem wskazaliśmy, taka możliwość istnieje wyłącznie w przypadku zakupu wyposażenia.

Przykład 2.

Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą zakupił kosiarkę spalinową o wartości 9000 zł. Zdecydował się na wpisanie jej do ewidencji środków trwałych oraz dokonanie jednorazowej amortyzacji. Choć wydatek na zakup został sfinansowany z dotacji z urzędu pracy, to podatnik nie może wydatku zaliczyć do kosztów.

Przykład 3. 

Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą zakupił kosiarkę spalinową o wartości 9000 zł. Nie wpisał tego składnika do ewidencji środków trwałych, w związku z czym stanowi ona wyposażenie. Zakup został sfinansowany z dotacji z urzędu pracy, ale podatnik ma prawo do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

W świetle powyższego możemy jednoznacznie wskazać, że zakup wyposażenia z dotacji, daje przedsiębiorcy możliwość ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu. Jest to kwestia o tyle istotna dla podatnika, że dotacja z urzędu pracy jest w tych warunkach przychodem zwolnionym od podatku. W konsekwencji jest to rozwiązanie bardzo korzystne dla podatników rozpoczynających działalność.