Krótkie wiadomości tekstowe, czyli popularne SMS-y (z ang. Short Message Service) nie są zazwyczaj kojarzone z poważnym biznesem. Jeśli w firmie chcesz się skontaktować z kontrahentem albo klientem, wybierzesz tradycyjną rozmowę telefoniczną albo e-mail, ze współpracownikiem natomiast porozmawiasz za pomocą wewnętrznej poczty czy intranetu. Jednak wiadomości SMS mogą być naprawdę przydatne w przedsiębiorstwie, o czym przekonują m.in. specjaliści od marketingu.
SMS – marketing, czyli jak dotrzeć do odbiorców
SMS-y nie stanowią wprawdzie zbyt eleganckiej formy korespondencji, jednak niezaprzeczalnie są metodą, za pomocą której można dotrzeć jednorazowo do naprawdę sporej grupy odbiorców. Wiele znaczących na rynku korporacji zauważyło już siłę krótkich wiadomości tekstowych, za pomocą których kontaktuje się ze swoimi klientami. Wystarczy, zakładając np. kartę stałego klienta w sklepie popularnej sieci odzieżowej bądź kosmetycznej, wpisać numer telefonu komórkowego. Po pewnym czasie, za pomocą telefonu klient będzie informowany o nowych kolekcjach, promocjach czy wyprzedażach. Spam? Być może, być może czasem irytujący i zaśmiecający skrzynkę, ale często – skuteczny. Właściwie zawsze klient może wyłączyć opcję powiadomień – jednak najczęściej, po odczytaniu takiego SMS-a, zapomina o takim pomyśle. A informacja o „-50% na wszystkie ubrania” może pozostać w pamięci.
Właściciele mniejszych przedsiębiorstw także mogą skorzystać z wiadomości SMS w celu skontaktowania się z klientem. W tym przypadku jednak zalecane jest zastosowanie się do pewnych zasad. Przede wszystkim, kontakt pomiędzy klientem a mniejszym przedsiębiorstwem jest zazwyczaj bardziej osobisty niż z tzw. sieciówkami. Dlatego też, zanim przedsiębiorca zdecyduje się na przesyłanie swojej oferty czy przypomnień drogą SMS-ową, warto poinformować o tym swojego klienta i dać mu możliwość wyboru – czy chce on skorzystać z takiej usługi, czy też nie. Dzięki temu, po pierwsze – odbiorca nie poczuje się przytłoczony, ale będzie mógł sam zadecydować, czy oferta jest dla niego na tyle atrakcyjna, że chce się o niej dowiadywać wprost ze swojego telefonu komórkowego. Po drugie, warto pamiętać, że SMS-y, choć stosunkowo tanie, jednak bezpłatne nie są – co ma szczególne znaczenie w momencie, gdy zwiększa się baza klientów. Dzięki wyborowi klienta przedsiębiorca może liczyć na to, że wysłane wiadomości trafią tylko do tych, którzy będą nimi zainteresowani.
Porady online
Prowadzisz firmę i masz pytania?
Skorzystaj z porad ekspertów Poradnika Przedsiębiorcy
Żeby zachować dobry wizerunek, warto zadbać o to, żeby wiadomości przychodziły do klientów o odpowiedniej porze. Jest to szczególnie ważne, jeśli w firmie wykorzystywane są narzędzia do automatycznej wysyłki – w dobrym tonie jest kontaktowanie się z klientami mniej więcej od godziny 9 rano do 18 wieczorem. Przekroczenie granic czasowych może zostać negatywnie odebrane przez otrzymującego takie wiadomości.
Kontakt z kontrahentem – SMS zamiast rozmowy
SMS-marketing to jedno, ale czy krótkie wiadomości tekstowe mogą być wykorzystywane w kontaktach z partnerem biznesowym? Okazuje się, że czasami tak.
Choć, jak już wspomniano, SMS nie należy do najbardziej eleganckich form kontaktu, są sytuacje biznesowe w których jest on wykorzystywany. Czasem zdarza się, że kontrahent ma świadomość swojej częstej niedostępności pod względem rozmów albo uważa, że forma tekstowa jest wygodniejsza. Jeśli zatem partner biznesowy proponuje takie rozwiązanie, można z niego z czystym sumieniem korzystać.
Zdarza się także, że pomimo braku ustaleń odnośnie SMS-owej formy wymiany informacji, zdarza się coś, o czym kontrahent powinien szybko się dowiedzieć. Wtedy, jeśli tradycyjny kontakt telefoniczny jest z różnych względów utrudniony, także można skorzystać z SMS-a. Warto jednak w wiadomości przeprosić za to, że używana jest taka forma kontaktu, jednocześnie podając powody takiego postępowania.
Wysyłanie do kontrahentów wiadomości SMS jest też uzasadnione wtedy, kiedy kontakt w tej formie rozpoczęli oni. Zatem odpowiedź na otrzymaną w taki sposób informacje także nie powinna być postrzegana jako złamanie zasad savoir-vivre’u.
Forma pisemna zawsze zobowiązuje
Mimo iż SMS jest mocno nieformalną metodą kontaktu i – jak wskazano powyżej – wykorzystywaną w biznesie tylko w określonych przypadkach, to jednak nadal pozostaje pisemnym przekazaniem informacji. Oznacza to, że tak jak w przypadku tradycyjnej, pisemnej korespondencji czy wiadomości e-mail, SMS także musi spełniać określone wymogi formalne.
Pierwszy z nich to oczywiście ortografia i interpunkcja. Obecnie oferowane na rynku telefony nie stwarzają już raczej problemów, jeśli chodzi o zamieszczanie w wiadomościach SMS polskich znaków. Jeśli jednak nie ma takiej możliwości, to i tak należy pamiętać o jak najbardziej poprawnym sformułowaniu przekazu. Zwracać należy zatem uwagę na przecinki, kropki czy wielkie litery tam, gdzie to konieczne. Nie należy także usuwać spacji, co jest zwyczajem często wykorzystywanym w korespondencji prywatnej w celu zmniejszenia liczby znaków. Takie działanie w kontaktach formalnych sprawia, że wiadomość staje się słabo czytelna i mało profesjonalna.
Także zwroty grzecznościowe to konieczność w SMS-owym savoir-vivre. Wiadomość zawsze powinna rozpoczynać się od przywitania, a kończyć – podpisem. Nie należy zapominać o pisaniu wielką literą zwrotów typu „Pan”, „Pańska firma” itp.
W kontaktach biznesowych należy także zrezygnować z popularnych emotikonek. Uśmiechnięte czy smutne buźki mogą wprawdzie lepiej niż słowa wyrazić nastrój nadawcy, jednakże należy pamiętać, że w kontakcie z kontrahentem nie do końca o nastrój chodzi.
Zatem, SMS-y kojarzone najczęściej z nastolatkami mogą być doskonała formą kontaktu także w biznesie. Decydując się jednak na taką metodę należy pamiętać, że także ona – mimo że tak mocno nieformalna – rządzi się pewnymi prawami i posiada zasady, których należy przestrzegać.
