Spis z natury w formie elektronicznej staje się standardem w nowoczesnym biznesie, zastępując tradycyjne arkusze papierowe. Przedsiębiorcy coraz chętniej wykorzystują kody kreskowe i specjalistyczne oprogramowanie, aby usprawnić ten proces. Jakie zasady i wymogi formalne obowiązują podatników decydujących się na tę metodę i jak prawidłowo ją wdrożyć, aby uniknąć błędów?
Spis z natury w działalności gospodarczej
Obowiązek sporządzenia spisu z natury na przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów nakłada Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W myśl art. 25 ust. 1 tego rozporządzenia spis z natury jest sporządzany w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.
Spis z natury zgodnie z art. 25 ust. 2 rozporządzenia zawiera co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników wymienionych w § 24 przez ich cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji …”,
- podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).
Przy czym przy prowadzeniu:
- księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować 1 pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;
- działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe;
- działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz liczbę zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Stosownie do art. 25 ust. 3 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spis z natury obejmuje również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ich ilościowe ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
Czy spis z natury można sporządzić w postaci elektronicznej?
Z przepisów rozporządzania Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie wynika, w jakiej formie powinien zostać sporządzony spis z natury. Zapisy rozporządzenia odnoszą się jedynie do tego, że spis musi zostać sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie oraz zawierać określone dane. W związku z tym przyjmuje się, że dopuszczalną formą sporządzenia spisu z natury jest zarówno tradycyjna forma papierowa, jak i forma elektroniczna.
Jak prawidłowo podpisać spis z natury w formie elektronicznej?
Jeżeli wybrana zostanie forma elektroniczna sporządzenia spisu z natury, przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinien zastosować przepisy art. 28 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony. Przepis ten odnosi się co prawda do prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym, jednak przez analogię powinien zostać zastosowany również do spisu z natury sporządzonego w formie elektronicznej, a więc przedsiębiorca powinien zapewnić przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania oraz nieuprawnioną modyfikacją. Oznacza to konieczność takiej organizacji obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym, aby elektroniczne arkusze spisowe były trwałe, odtwarzalne i zabezpieczone przed ingerencją po ich zakończeniu.
Podpisy pod spisem z natury sporządzonym w formie elektronicznej
Wersja elektroniczna, tak samo jak wersja papierowa spisu z natury, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w art. 25 ust. 2 rozporządzenia (wskazane na początku artykułu). Jednym z obowiązkowych elementów spisu z natury są podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników). Zatem spis z natury niezależnie od formy musi być zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie oraz podpis właściciela zakładu.
W przypadku sporządzania spisu z natury w formie papierowej właściwym podpisem będzie podpis odręczny. Natomiast w spisie elektronicznym dopuszczalne jest posłużenie się podpisem elektronicznym, przy czym jego postać może być zróżnicowana, o ile zapewnia identyfikację osoby składającej podpis i integralność dokumentu. Praktyka interpretacyjna akceptuje rozwiązania oparte na uwierzytelnieniu użytkownika (np. indywidualny login i hasło w systemie), jeżeli pozwalają jednoznacznie przypisać złożenie podpisu właściwej osobie.
Drukowanie spisu a kompletność dokumentacji
Jeżeli spis z natury jest sporządzony w formie elektronicznej w sposób zapewniający trwałość i niezmienność danych oraz stosowany jest przyjęty w jednostce system podpisywania dokumentów elektronicznie, drukowanie spisu nie jest konieczne. Warunkiem jest to, aby elektroniczna dokumentacja zawierała komplet wymaganych danych oraz podpisy (w formie elektronicznej) osób sporządzających i zatwierdzających spis.
Organizacja prac przy elektronicznym spisie z natury
Prace przy spisie z natury w formie elektronicznej wymagają nie tylko właściwych narzędzi, ale i uporządkowanego obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym. Kluczowe jest, aby od początku zapewnić spójność danych, jasny podział ról oraz kontrolę dostępu. Poniższe działania porządkują proces od przygotowania wzorca arkusza, przez identyfikację użytkowników i zamknięcie spisu odpowiednią klauzulą, po bezpieczne utrwalenie dokumentu. Niezależnie od skali działalności te elementy ograniczają ryzyko pomyłek oraz ułatwiają weryfikację zgodności remanentu ze stanem wykazywanym w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
W celu prawidłowego przeprowadzenia spisu w formie elektronicznej należy:
- przygotować wzorzec elektronicznego arkusza spisu obejmujący wszystkie wymagane pola;
- zapewnić jednoznaczną identyfikację osób sporządzających spis i osób zatwierdzających (kont użytkowników, uprawnienia, sposób składania podpisów);
- zapewnić sposób nadania numeracji pozycji oraz zamknięcia spisu klauzulą „Spis zakończono na pozycji …” w dokumencie elektronicznym;
- utrwalić gotowy spis na nośnikach informatycznych w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem, zniekształceniem i nieuprawnioną modyfikacją.
Jak uniknąć błędów w związku ze spisem z natury w formie elektronicznej?
Spis z natury sporządzony w formie elektronicznej, choć wygodniejszy w późniejszym opracowaniu i archiwizacji, niesie ze sobą ryzyko powielania błędów znanych z tradycyjnych arkuszy papierowych, ale także generuje nowe problemy wynikające ze specyfiki dokumentacji cyfrowej.
Najczęściej popełnianym uchybieniem jest brak uzupełnienia wszystkich wymaganych pól w elektronicznych arkuszach spisowych lub pozostawianie pustych wierszy, co może rodzić wątpliwości co do kompletności spisu. Brak daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia czynności spisowych w systemie powoduje z kolei utratę przejrzystości przebiegu inwentaryzacji. Powtarza się także problem pomijania klauzuli o zakończeniu spisu, której brak w wersji elektronicznej umożliwia dopisywanie pozycji już po jego formalnym zamknięciu. Błędy pojawiają się również na etapie nanoszenia poprawek – niewłaściwe jest ich nadpisywanie, usuwanie czy używanie funkcji edycji w sposób uniemożliwiający odtworzenie pierwotnych danych, co narusza zasadę trwałości zapisów księgowych.
