W przypadku kontroli prowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy przewidziane są specjalne zasady jej prowadzenia. Jak odbywa się kontrola PIP u przedsiębiorcy, jakie przysługują mu prawa oraz jak się przygotować do takiej kontroli – przedstawiamy poniżej.
Kontrola PIP u przedsiębiorcy
Ogólne zasady kontroli przedsiębiorców ustalone zostały w ustawie – Prawo przedsiębiorców. Wynika z nich, że kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.
Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.
stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;
przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia;
wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
przestrzegania przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.
Upoważnienie do kontroli PIP
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy będzie przeprowadzona przez kontrolującego po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej jego tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy. Kontrola przedsiębiorcy przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do jej przeprowadzenia.
- wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
- oznaczenie organu kontroli;
- imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej;
- określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
- oznaczenie podmiotu objętego kontrolą;
- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
- pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach;
- datę i miejsce wystawienia upoważnienia.
W przypadku, gdy konieczne jest niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, może być ona podjęta po okazaniu legitymacji służbowej. W tej sytuacji kontrolowanemu przedsiębiorcy należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Prawa inspektora PIP w trakcie kontroli
Przygotowując się do kontroli, zasadne wydaje się, aby zapoznać się z jej zasadami.
Przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Prawy określają prawa inspektora pracy w trakcie prowadzenia kontroli. Wśród uprawnień tych wymienić należy:
prawo do swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
prawo do przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
prawo do żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzoną kontrolą;
prawo do żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzoną kontrolą;
prawo do żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
prawo do żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dotyczących kontroli, o której mowa w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług;
prawo do żądania od przewoźnika drogowego delegującego kierowcę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub osoby działającej w jego imieniu informacji lub dokumentów, o których mowa w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym;
prawo do żądania od przewoźnika drogowego z państwa trzeciego delegującego kierowcę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub osoby działającej w jego imieniu informacji lub dokumentów, o których mowa w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym;
prawo do zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
prawo do utrwalania przebiegu i wyników oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku;
prawo do wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego;
prawo do sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
prawo do korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.
Protokół kontroli PIP
Kontrola prowadzona przez PIP, podobnie jak inne rodzaje kontroli, odnotowywana jest w protokole kontroli.
Prawidłowo sporządzony protokół kontroli powinien zawierać:
nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), a także numer identyfikacji podatkowej (NIP);
imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy;
imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot;
datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3;
oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę;
informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy;
opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli;
dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania;
informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji;
treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji;
informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy;
wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu;
informacje o osobach, w których obecności przeprowadzano kontrolę;
na wniosek podmiotu kontrolowanego – wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli;
datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany;
podpis inspektora pracy prowadzącego kontrolę oraz osoby lub organu reprezentującego podmiot kontrolowany.
Po zgłoszeniu przez kontrolowanego zastrzeżeń do protokołu inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.
Przedsiębiorca otrzymuje kopię protokołu kontroli.
Notatka z kontroli
Gdy inspektor PIP po przeprowadzeniu kontroli nie stwierdzi uchybień, to wówczas wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.
Przykład 1.
U Pani Grażyny w firmie pojawili się niezapowiedziani inspektorzy PIP, którzy wszczęli kontrolę wskutek donosu. Po przeprowadzeniu kontroli nie stwierdzono uchybień. Wydano jednak pani Grażynie protokół kontroli. Czy takie działanie było zgodne z prawem?
W tej sytuacji doszło do błędu – gdy inspektorzy PIP nie dopatrują się naruszeń prawa, wydają notatkę urzędową po kontroli, a nie protokół.
Podsumowanie
Podsumowując, przedsiębiorcy powinni liczyć się z tym, że inspektorzy pracy mogą prowadzić niezapowiedziane kontrole. Warto, aby przedsiębiorcy znali zasady dotyczące takich kontroli.
