Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Jak wynająć biuro i nie zbankrutować?

Zakładając własną firmę, przedsiębiorca musi zapanować nad wieloma aspektami – rejestracją, dopełnieniem niezbędnych formalności, zapewnieniem sobie narzędzi oraz miejsca pracy. Bardzo niewielki odsetek nowo powstających działalności ma szansę nabyć lokal na własną działalność, niewielu przedsiębiorców decyduje się na to także ze względu na np. oczekiwania co do zwiększania się liczby zatrudnionych pracowników. Dlatego też jednym z często wykorzystywanych rozwiązań jest wynajem lokalu przeznaczonego na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Na co zwrócić uwagę?

Wynajmując lokal dla swojej firmy przedsiębiorca powinien zastanowić się nad dwoma najistotniejszymi aspektami – ceną wynajmu oraz lokalizacją. Najczęściej okazuje się bowiem, że dobre usytuowanie wybranego miejsca wiąże się ze znacznie zwiększonymi kosztami, natomiast stosunkowo niewielkie opłaty oznaczają, że lokal znajduje się na obrzeżach miasta czy też w miejscu z utrudnionym dojazdem.

Jak zatem zadecydować – oszczędność czy dobra lokalizacja? Każdy właściciel firmy powinien indywidualnie przeanalizować, co jest najważniejsze dla jego firmy. Ze względu na jej charakter może bowiem okazać się, że tak naprawdę lokalizacja nie ma tak dużego znaczenia. W tym przypadku chodzi o działalności, które np. oferują usługi w formie on-line - programiści, graficy etc. Bezpośredni kontakt z klientem w takich firmach rzadko jest konieczny, zatem lokalizacja automatycznie schodzi na drugi plan, natomiast najważniejszym aspektem staje się cena wynajmowanego lokalu.

Natomiast firmy, w których kontakt z klientem jest konieczny – czyli wszelkiego rodzaju sklepy, działalności oferujące usługi wymagające przybycia klienta do punktu itp. – powinny zwrócić już nieco większą uwagę na to, gdzie znajduje się wybrany lokal. Być może zainwestowanie w powierzchnię handlową w centrum miasta w efekcie okaże się być bardziej opłacalne niż wynajęcie punktu znacznie tańszego, ale położonego na uboczu, do którego klientom ciężko będzie trafić. Z drugiej strony warto mieć na uwadze także to, w którym miejscu popyt na oferowane usługi czy towary będzie największy – może się bowiem okazać, że lokal usługowy na nowo powstałym osiedlu na uboczu miasta będzie dużo bardziej opłacalny niż w centrum, gdzie np. liczba firm oferujących podobny zakres usług czy towarów jest już bardzo duża.

Istotne aspekty umowy

Umowa wynajmu lokalu jest niezmiernie istotnym dokumentem – chroni zarówno właściciela, jak i wynajmującego. Warto zwrócić uwagę na to, aby podczas zawierania umowy zostały w niej ujęte odpowiednie zapisy, które pozwolą uniknąć ewentualnych niezgodności i nieporozumień.

Przede wszystkim wynajmując lokal w celu prowadzenia w nim swojej działalności dobrze jest zawrzeć zapis dokładnie określający ten właśnie cel. Dlaczego? Przede wszystkim chroni to wynajmującego przed zerwaniem umowy przez właściciela lokalu. Jeśli bowiem w umowie nie zostanie wskazane, iż w wynajmowanym lokalu ma być prowadzona działalność, wynajmujący będzie mógł zerwać zawartą umowę przez wzgląd na niedotrzymanie jej warunków przez najemcę. Fakt, że np. w rozmowie podczas uzgadniania warunków wynajmu cel prowadzenia działalności gospodarczej został wskazany, nie ma w tym przypadku znaczenia.

Z drugiej strony, zawsze może okazać się, że wynajęty lokal z określonych względów nie spełnia warunków niezbędnych do tego, aby móc prowadzić w nim firmę,co zostało wcześniej przeoczone. Jednakże, jeśli najemca będzie chciał z tego względu rozwiązać umowę, w której nie zawarto informacji o tym, że celem najmu jest właśnie prowadzenie firmy, to właściciel lokalu może w ten sposób bronić się przed zarzutami. Brak zapisu pozwala bowiem domyślnie uznać, że lokal był wynajmowany na cele mieszkalne, a nie usługowe.

Drugim niezmiernie istotnym aspektem, który należy uwzględnić podczas zawierania umowy wynajmu lokalu jest oczywiście czynsz. Uzgodnić należy przede wszystkim jego wysokość oraz to, na jakich warunkach wprowadzane będą ewentualne podwyżki tej opłaty. Wskazanie terminu także może być przydatne. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, jeśli w umowie najmu strony nie określą, do kiedy ma być wpłacany czynsz, konieczne jest uiszczanie takiej opłaty z góry na dany okres – czyli np. na początku stycznia za wynajem mieszkania w styczniu. Jeśli umowa jest zawierana na okres dłuższy niż miesięczny i także nie określono terminów wpłaty czynszu, to najemca jest zobowiązany odprowadzać go co miesiąc, do 10 dnia miesiąca.

Zatem, zawierając umowę najmu lokalu warto bardzo dobrze przeanalizować i wynegocjować jej warunki. Odpowiednie zapisy mogą znaleźć się w samej umowie albo też w załączonym do niej aneksie.

Lokal użyczony

Alternatywą dla wynajmowanego lokalu jest lokal użyczony – najczęściej w ramach stosunków rodzinnych czy wśród znajomych, ale nie tylko. Użyczać lokal przedsiębiorstwu może także inna firma. Czym różni się użyczenie od najmu? Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, użyczający zobowiązuje się do oddania biorącemu w użyczenie lokalu w formie bezpłatnej. Czas trwania takiej umowy może być określony lub nieokreślony.

Umowa użyczenia może być zawarta w formie ustnej lub pisemnej, oczywiste jest jednak, że druga ze wskazanych form jest pewniejsza. Warto zatem sporządzić dokument, wskazując w nim przede wszystkim strony umowy oraz czas, przez który ma ona obowiązywać. Także w tym przypadku przydatne może okazać się określenie celu, w jakim lokal będzie wykorzystywany.

Jak widać, brak własnego lokalu wcale nie musi oznaczać trudności z założeniem własnej firmy. Warto jednak od początku zadbać o dopełnienie wszystkich formalności i zabezpieczenie się przed ewentualnymi nieporozumieniami między wynajmującym lub użyczającym lokal a najemcą czy też biorącym w użytkowanie. Dobrze wybrany lokal i odpowiednio sporządzona umowa mogą zatem już na wstępie dać przedsiębiorcy spore korzyści i przewagę nad konkurentami.