Kontrola w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu unijnego

Każdy przedsiębiorca po podpisaniu umowy o dofinansowanie powinien dokładnie przeanalizować swoje obowiązki. Kluczowym elementem nadzoru nad wydatkowaniem środków jest kontrola w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu unijnego, która pozwala zweryfikować faktyczną realizację założeń oraz poprawność wydatkowania dotacji zgodnie z wytycznymi. Dlaczego jest to tak ważne? Na pewno część beneficjentów zostanie poddana weryfikacji. W ramach artykułu przybliżamy zarówno zakres takiej kontroli, jak i jej przebieg, aby jak najlepiej się do niej przygotować.

Jakie dokumenty stanowią podstawę prawną przeprowadzenia kontroli?

Celem kontroli w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu jest potwierdzenie, że współfinansowane towary lub usługi zostały faktycznie dostarczone, stan realizacji projektu jest zgodny z umową i odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność, a zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione. W przypadku projektów realizowanych w perspektywie finansowej na lata 2021-2027 Instytucja Zarządzająca/Instytucja Pośrednicząca przeprowadza kontrole na podstawie:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 roku ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej, zwane dalej „rozporządzeniem ogólnym”;
• Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 – tzw. ustawy wdrożeniowej;
• wytycznych dotyczących kontroli realizacji programów polityki spójności na lata 2021-2027 z 26 października 2022 roku wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej;
• wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 z 14 marca 2025 roku wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej.

To właśnie w tych dokumentach beneficjent znajdzie rozwinięcie zapisów, które zazwyczaj w formie skróconej są zawarte w umowie o dofinansowanie projektu.

W jaki sposób wybierane są projekty na kontrolę w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu unijnego?

Nie ulega wątpliwości, że instytucja, która przekazała dotację, nie jest w stanie skontrolować wszystkich projektów. W jaki sposób dochodzi zatem do wyboru próby? Funkcjonowanie mechanizmu przedstawimy na przykładzie programu regionalnego dla województwa śląskiego.

Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za przygotowanie Rocznego Planu Kontroli (RPK), który podlega zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Śląskiego. Z dokumentu możemy się dowiedzieć, jak wygląda analiza ryzyka oraz metodyka wyboru próby do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta dokonywana przez:

1. Departament Europejskiego Funduszu Społecznego,
2. Wojewódzki Urząd Pracy,
3. Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
4. Śląskie Centrum Przedsiębiorczości.

Jeżeli przeanalizujemy zapisy dotyczące kontroli dokonywanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości, to zauważymy, że instytucja przeprowadzi 20% kontroli z populacji obejmującej wszystkie złożone w danym miesiącu pierwsze wersje wniosku o płatność końcową zarejestrowane w CST2021 oraz SL2021. Z wybranej populacji 10% będą stanowiły projekty o wysokim ryzyku, a kolejne 10% wybrane w formie losowania.

Jaki jest zakres kontroli w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu unijnego?

Na podstawie Kwartalnego Planu Kontroli wyznaczany jest dwuosobowy zespół kontrolujący zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”. Przed rozpoczęciem czynności kontrolerzy podpisują deklarację bezstronności. Podmiot kontrolowany powiadamiany jest o planowanym terminie rozpoczęcia kontroli co najmniej na 5 dni przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Z zawiadomienia beneficjent dowiaduje się, jaka jest:

• podstawa prawna przeprowadzenia kontroli,
• zakres kontroli oraz termin jej rozpoczęcia,
• skład zespołu kontrolującego.

Zawiadomienie zostanie przesłane za pośrednictwem e-doręczeń, a w przypadku beneficjenta niezobligowanego do posiadania skrzynki e-doręczeń za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Podmiot kontrolowany zobligowany jest do udostępnienia wszystkich dokumentów związanych z projektem oraz do zapewnienia dostępu do miejsca rzeczowej realizacji projektu. W trakcie przeprowadzania kontroli zespół kontrolujący może poprosić o złożenie wyjaśnień oraz przeprowadzać oględziny. Kontrola w miejscu rzeczowo-finansowej realizacji projektu zazwyczaj obejmuje m.in.:

1. sprawdzenie faktycznego zakresu rzeczowego realizacji projektu i weryfikację dokumentów dotyczących projektu w miejscu jego realizacji;
2. sprawdzenie wykonania robót budowlanych/dostarczenia współfinansowanych towarów;
3. sprawdzenie ujęcia poniesionych wydatków w systemie finansowo-księgowym, prawidłowości oznaczenia środków otrzymanych w ramach programu oraz zgodności wersji elektronicznych dowodów księgowych, dołączonych do zatwierdzonych wniosków o płatność w systemie z oryginałami;
4. potwierdzenie kwalifikowalności współfinansowanych wydatków;
5. weryfikację osiągnięcia wskaźników monitoringowych;
6. analizę wykonanych robót budowlanych pod kątem ich zgodności z ustawą Prawo budowlane (jeżeli projekt realizowany był na podstawie ww. ustawy);
7. analizę dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych;
8. sprawdzenie wypełniania przez beneficjenta obowiązków w zakresie informacji i promocji oraz przestrzegania polityk horyzontalnych.

Po zakończeniu czynności kontrolnych przygotowuje się informację pokontrolną. Podmiot kontrolowany na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy wdrożeniowej ma prawo do zgłoszenia na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, w terminie 14 dni od daty doręczenia informacji pokontrolnej, podpisanych, umotywowanych zastrzeżeń do informacji pokontrolnej.

Jakie są najczęstsze błędy stwierdzone podczas kontroli?

W wyniku przeprowadzonej kontroli beneficjent może otrzymać zalecenia pokontrolne. To od ich charakteru będzie zależało, w jaki sposób zespół kontrolujący będzie później je weryfikował. Może to być np. tylko weryfikacja dokumentów przekazanych elektronicznie przez beneficjenta albo przeprowadzenie czynności sprawdzających w miejscu realizacji projektu/siedzibie kontrolowanego projektu. W trakcie kontroli rzeczowo-finansowej wśród najczęściej wykrytych nieprawidłowości wskazuje się, że:

• realizacja projektu w zakresie rzeczowym jest niezgodna z zapisami wniosku o dofinansowanie;
• posiadane przez beneficjenta dokumenty finansowo-księgowe są niezgodne z dokumentami załączonymi do systemu CST2021 lub SL2021;
• brakuje odpowiednich dokumentów związanych z procesem inwestycyjnym (np. odpowiednich zgód, pozwoleń);
• montaż tablicy informacyjnej jest niezgodny z wymogami umowy o dofinansowanie projektu;
• beneficjent nie osiągnął wskaźników monitoringowych w wartościach założonych w umowie o dofinansowanie projektu;
• beneficjent nie dysponuje dokumentacją stanowiącą podstawę rozliczania wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu;
• beneficjent zaangażował osobę z personelu projektu na podstawie umów cywilnoprawnych (a nie – jak wskazano we wniosku o dofinansowanie – umowy o pracę);
• zaplanowane w ramach projektu formy wsparcia nie zostały zrealizowane;
• partner projektu zaangażował jako personel projektu pracowników beneficjenta.

Instytucja, przekazując wsparcie, musi mieć pewność, że środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Kontrola dokumentów przekazanych w trakcie rozliczenia poszczególnych etapów często jest niewystarczająca, dlatego część beneficjentów poddawana jest kontroli rzeczowo finansowej w miejscu realizacji projektu lub siedzibie. W jaki sposób najlepiej się przygotować do takiej kontroli? Zaleca się, aby dokumenty do kontroli były gromadzone na bieżąco, tworząc logiczną strukturę katalogów, np. finanse, zamówienia, uczestnicy projektu. Wszystkie dokumenty księgowe powinny być opisane zgodnie z projektem i zadaniami, a wskaźniki postępu rzeczowego monitorowane na bieżąco. Jeżeli pojawią się jakieś odstępstwa od założeń projektu, należy być w stałym kontakcie z opiekunem. Trzymanie się tych kilku prostych zasad może uchronić beneficjenta przed przykrymi konsekwencjami.