Znacznik kont syntetycznych w JPK_KR_PD – jak go wybrać?

Jednostka prowadząca księgi rachunkowe może określić jedno zbiorcze konto środków trwałych z wieloma analitykami. W momencie przygotowywania struktury JPK_KR_PD kluczową kwestią staje się odpowiednio dobrany znacznik kont syntetycznych, co wywołuje wątpliwości przy odmiennych pozycjach bilansowych.

Znacznik kont syntetycznych a zasady ujęcia środka trwałego

W pierwszej kolejności wskażmy, że środek trwały to składnik aktywów, który na dzień ujęcia – zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości – spełnia łącznie kilka warunków, a mianowicie musi:

• mieć formę rzeczową lub być rzeczowym prawem majątkowym, takim jak prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego bądź spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
• mieć przewidywany okres ekonomicznej użyteczności w danej jednostce dłuższy niż rok (12 miesięcy),
• być przeznaczony do wykorzystania na potrzeby jednostki, w tym także do trwałego wykorzystywania przez inne jednostki na podstawie umów najmu, dzierżawy lub leasingu, o ile w myśl art. 3 ust. 4 ustawy, umowy te nie spełniają definicji leasingu finansowego,
• być kompletny i zdatny do użytkowania.

Obiekt inwentarzowy (obiekt środków trwałych) stanowi podstawową jednostkę ewidencji środków trwałych. Po potwierdzeniu, że dany składnik aktywów spełnia kryteria uznania go za środek trwały, następuje jego przyporządkowanie do właściwej grupy, podgrupy i rodzaju Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Na tym etapie ustala się również zakres obiektu inwentarzowego, dla którego wyznaczone zostaną: wartość początkowa, okres oraz metoda amortyzacji.

Każdemu obiektowi nadaje się kolejny, niepowtarzalny numer inwentarzowy, który umieszcza się – w miarę możliwości – w sposób trwały na samym obiekcie. Numer ten, wraz z opisem środka trwałego, ujmuje się w księdze obiektów (księdze inwentarzowej) stanowiącej część ewidencji środków trwałych, która może przyjąć formę na przykład kart inwentarzowych. Ewidencja ta musi być prowadzona na bieżąco oraz odpowiednio przechowywana i zabezpieczona, zgodnie z wymogami ustawy.

Minimalny zakres informacji na temat środków trwałych prezentowanych i ujawnianych w sprawozdaniu finansowym określają załączniki nr 1 i nr 4–6 do ustawy. W rachunku zysków i strat w pozycji „Zysk/strata z tytułu rozchodu niefinansowych aktywów trwałych” (załącznik nr 1 do ustawy) wykazuje się różnicę między przychodami z rozchodu środków trwałych, w tym w budowie, a ich wartością księgową netto powiększoną o koszty związane z rozchodem.

We wprowadzeniu do sprawozdania finansowego ujawnia się przyjęte zasady (politykę) rachunkowości stosowane przez jednostkę w odniesieniu do środków trwałych, w tym zasady ich amortyzacji.

Zaleca się ujawniać dodatkowe informacje o środkach trwałych, które mogą być przydatne użytkownikom sprawozdań finansowych. Przykładowo są to:

1. wartość rynkowa lub inaczej określona wartość godziwa środków trwałych (zwłaszcza nieruchomości), o ile różni się ona w sposób istotny od wykazanej w bilansie wartości księgowej netto,
2. wartość początkowa w pełni zamortyzowanych środków trwałych będących nadal w używaniu; w tym budynków i budowli oraz środków trwałych niskocennych, od których dokonano jednorazowego odpisu amortyzacyjnego,
3. wartość księgowa netto czasowo nieużywanych środków trwałych,
4. wskazanie przyczyn wpływających na zmiany stóp i stawek amortyzacji,
5. wskazanie czynników wpływających na trwałą utratę wartości środków trwałych, czy też czynników powodujących przerwanie lub zaprzestanie budowy nowych środków trwałych.

Prawidłowy znacznik kont syntetycznych w strukturze JPK_KR_PD 

Jak wynika z treści art. 9 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych: podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a–16m.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 

• dziennik, 
• konta księgi głównej, 
• konta ksiąg pomocniczych, 
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, 
• zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, 
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 

Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. 

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość. 

Następnie wskażmy, że zgodnie z art. 9 ust. 1c ustawy o CIT: podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 27 ust. 1, albo deklaracji, o której mowa w art. 28r ust. 1, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.

W rezultacie podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są zobowiązani do ich prowadzenia przy użyciu programów komputerowych i przesyłać je w formie jednolitego pliku kontrolnego JPK_KR_PD.

Na podstawie upoważnienia wskazanego w art. 9 ust. 5 pkt 1 ustawy o CIT Minister Finansów wydał Rozporządzenie z 16 sierpnia 2024 roku w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W § 2 ust. 1 pkt 3 lit. g rozporządzenia czytamy, że dodatkowymi danymi, o które należy uzupełnić księgi, są znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika z załącznika nr 7 do rozporządzenia. 

Na podstawie wspomnianego wyżej załącznika nr 7 możemy wskazać, że znaczniki środków trwałych na potrzeby sporządzenia pliku JPK_KR_PD – według prezentacji środków trwałych w bilansie – to:

1. grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu) – znacznik BAAII1a_W,
2. budynki, lokale, prawa do lokali i obiekty inżynierii lądowej i wodnej – znacznik BAAII1b_W,
3. urządzenia techniczne i maszyny – znacznik BAAII1c_W,
4. środki transportu – znacznik BAAII1d_W,
5. inne środki trwałe – znacznik BAAII1e_W.

Biorąc powyższe pod uwagę, w przypadku konta syntetycznego 01 „Środki trwałe” składającego się z różnych kont analitycznych, które mogą mieć przypisane różne znaczniki, nie ma możliwości przypisania kilku znaczników. 

W takim przypadku stosownym znacznikiem będzie znacznik „INNE”, który można stosować wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, gdy nie jest możliwe przyporządkowanie treści konta do żadnego innego znacznika ze słownika znaczników określonego przepisami.

Podsumowując, jeżeli konto syntetyczne 01 „Środki trwałe” składa się z kilku różnych analityk, to nie ma znacznika bilansowego, który by odpowiadał każdej analityce. Oznacza to, że konto syntetyczne 01 musi mieć przypisany w pliku JPK_KR_PD znacznik „INNE”.