Poradnik Przedsiębiorcy

System VIES do sprawdzania kontrahentów z UE

Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z firmami posiadającymi siedzibę w Unii Europejskiej w pierwszej kolejności zobowiązany jest do sprawdzenia otrzymanego numeru identyfikacyjnego kontrahenta poprzez system VIES. Na pytania, co to jest system VIES i dlaczego warto weryfikować w nim kontrahentów przed wystawieniem dla nich faktury, odpowiemy w niniejszym artykule.

Do czego służy system VIES?

System VIES jest to wyszukiwarka, która pozwala na uzyskanie informacji, czy weryfikowany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. VIES (czyli VAT Information and Exchange System) należy do Komisji Europejskiej i dostępny jest aż w 23 językach. Dane, jakie uzyskuje się z tego systemu, pochodzą z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej.

Jak działa wyszukiwarka VIES?

Wyszukiwarka VIES, w języku polskim znajdująca się pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl, jest bardzo prosta w obsłudze. Wymaga wprowadzenia danych na temat weryfikowanego podmiotu:

  • wybór z listy państwa członkowskiego, z którego dany kontrahent pochodzi,

  • wpisania jego numeru VAT (w Polsce znanego jako VAT-UE).

Firmy spoza Unii Europejskiej, które na potrzeby rozliczeń na jej terenie dokonały rejestracji i tym samym posiadają numer identyfikacji podatkowej z prefiksem EU, nie są ujęte w systemie VIES.Dodatkowa część dotyczy uzupełnienia takich samych informacji o firmie dokonującej sprawdzenia kontrahenta. Natomiast nie są one obowiązkowe, bez uzupełnienia tej części wyszukiwarka również wskaże wynik.

Wyniki wyszukiwania z systemu VIES

Z systemu VIES można otrzymać następujące wyniki wyszukiwania:

  • tak, numer VAT aktywny (można również sprawdzić powiązanie kontrahenta z adresem w danym państwie, jeśli zwraca ono takie informacje),

  • nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE. 

Negatywna odpowiedź oznacza, że podmiot obecnie nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE. Informacja ta może oznaczać, że dany podmiot:

  • nigdy nie był zarejestrowany do VAT-UE,

  • jest w trakcie rejestracji,

  • został wykreślony z bazy podatników unijnych, np. poprzez własną rezygnację lub zbyt długi okres niedokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Wykreślenie z listy podatników VAT-UE

W bazie VIES można sprawdzić również prewencyjnie własną firmę, szczególnie jeśli przez dłuższy czas nie były dokonywane żadne transakcje wewnątrzwspólnotowe i tym samym nie składano informacji podsumowujących VAT-UE.

Jeśli po wyszukaniu w VIES okaże się, że nasza firma nie jest zweryfikowana pozytywnie, w pierwszej kolejności warto potwierdzić tę informację we własnym urzędzie skarbowym. W przypadku wykreślenia przedsiębiorcy z listy czynnych podatników VAT-UE konieczna będzie ponowna rejestracja do VAT-UE.

Rejestracja do VAT-UE w Polsce

Przedsiębiorca, który zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, zobowiązany jest do rejestracji do VAT-UE. W tym celu należy uzupełnić formularz VAT-R w części C.3 i konieczne jest wskazanie powodu rejestracji:

  • przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT będzie dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych,

  • przedsiębiorca niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał transakcji WNT,

  • przedsiębiorca niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywać wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług lub importu usług, w odniesieniu do których stosuje się art. 100 ustawy o VAT (co do zasady transakcje na rzecz i od podatników z innych krajów UE).

Konieczne jest również wskazanie przewidywanej daty rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.korzystający ze zwolnienia z VAT nabywający towary od firm z innych krajów UE, mogą korzystać ze zwolnienia z rejestracji do VAT-UE i tym samym składania deklaracji VAT-8, dopóki wartość zakupów nie przekroczy limitu 50 000 zł. Więcej na ten temat w artykule: Nievatowiec a zakup towarów w UE.

System VIES - nieprawidłowe informacje 

Podczas weryfikacji swoich danych może się okazać, że są one nieprawidłowe lub już nieaktualne (np. adres). Ponieważ bazy danych z numerami VAT UE są prowadzone przez krajowe administracje podatkowe, to powiadomień o nieprawidłowości nie dokonuje się do Komisji Europejskiej. Zgłoszenia należy dokonać do własnego urzędu skarbowego, który odpowiedzialny jest za wprowadzenie aktualizacji danych do bazy polskich podatników VAT-UE.

Dlaczego warto sprawdzać kontrahenta w VIES?

W przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów kontrahenta należy zweryfikować w bazie VIES, aby sprawdzić, czy faktycznie widnieje on jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE. Jest to konieczne ze względu na prawo do zastosowania stawki VAT 0%.

Obniżoną stawkę VAT można bowiem stosować przy spełnieniu kilku warunków, jak potwierdzenie wywozu towarów do innego kraju UE, a także potwierdzenie, że nabywca jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (musi posiadać numer VAT UE spoza Polski).

Brak spełnienia powyższych warunków skutkować będzie koniecznością opodatkowania sprzedaży krajową stawką VAT.

Integracja systemu wFirma.pl z VIES

Warto zauważyć, że podczas wystawiania faktur sprzedaży w systemie wFirma.pl w ramach transakcji WDT lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, automatycznie nabywca sprawdzany jest w systemie VIES.

W celu wystawienia faktury wewnątrzwspólnotowej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Podczas wystawiania faktury należy uzupełnić m.in. dane nabywcy z identyfikatorem VAT-UE oraz wybrać stawkę VAT „0% WDT” lub „nie podl. UE” (dla wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług). Przy zapisywaniu faktury system wFirma.pl automatycznie połączy się z bazą VIES, jeśli dany kontrahent nie będzie zarejestrowany do VAT-UE, to wyświetli komunikat: „Podany numer nie jest aktywnym numerem VAT w systemie VIES Komisji Europejskiej”.

system vies