Przedsiębiorca rozpoczynający współpracę z firmami posiadającymi siedzibę w Unii Europejskiej w pierwszej kolejności zobowiązany jest do sprawdzenia otrzymanego numeru identyfikacyjnego kontrahenta poprzez system VIES. Na pytania, co to jest system VIES i dlaczego warto weryfikować w nim kontrahentów przed wystawieniem dla nich faktury, odpowiemy w niniejszym artykule.
Do czego służy system VIES?
System VIES jest to wyszukiwarka, która pozwala na uzyskanie informacji, czy weryfikowany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. VIES (czyli VAT Information and Exchange System) należy do Komisji Europejskiej i dostępny jest aż w 23 językach. Dane, jakie uzyskuje się z tego systemu, pochodzą z krajowych baz danych członków Unii Europejskiej.
Jak działa VIES wyszukiwarka?
Wyszukiwarka VIES, w języku polskim znajdująca się pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl, jest bardzo prosta w obsłudze. Wymaga wprowadzenia danych na temat weryfikowanego podmiotu:
- wybór z listy państwa członkowskiego, z którego dany kontrahent pochodzi,
- wpisania jego numeru VAT (w Polsce znanego jako VAT-UE).
Wyniki wyszukiwania z systemu VIES
Z systemu VIES można otrzymać następujące wyniki wyszukiwania:
- tak, numer VAT aktywny (można również sprawdzić powiązanie kontrahenta z adresem w danym państwie, jeśli zwraca ono takie informacje),
- nieważny numer VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie UE.
Negatywna odpowiedź oznacza, że podmiot obecnie nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE. Informacja ta może oznaczać, że dany podmiot:
- nigdy nie był zarejestrowany do VAT-UE,
- jest w trakcie rejestracji,
- został wykreślony z bazy podatników unijnych, np. poprzez własną rezygnację lub zbyt długi okres niedokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Wykreślenie z listy podatników VAT-UE
W bazie VIES można sprawdzić również prewencyjnie własną firmę, szczególnie jeśli przez dłuższy czas nie były dokonywane żadne transakcje wewnątrzwspólnotowe i tym samym nie składano informacji podsumowujących VAT-UE.
Jeśli po wyszukaniu w VIES okaże się, że nasza firma nie jest zweryfikowana pozytywnie, w pierwszej kolejności warto potwierdzić tę informację we własnym urzędzie skarbowym. W przypadku wykreślenia przedsiębiorcy z listy czynnych podatników VAT-UE konieczna będzie ponowna rejestracja do VAT-UE.
Rejestracja do VAT-UE w Polsce
Przedsiębiorca, który zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, zobowiązany jest do rejestracji do VAT-UE. W tym celu należy uzupełnić formularz VAT-R w części C.3. i konieczne jest wskazanie powodu rejestracji:
- poz. 65 podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy, lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług
- poz. 66 podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
- poz. 67 podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług
Konieczne jest również wskazanie przewidywanej daty rozpoczęcia dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (w poz. 68).
VIES weryfikacja a nieprawidłowe informacje
Podczas weryfikacji swoich danych może się okazać, że są one nieprawidłowe lub już nieaktualne (np. adres). Ponieważ bazy danych z numerami VAT UE są prowadzone przez krajowe administracje podatkowe, to powiadomień o nieprawidłowości nie dokonuje się do Komisji Europejskiej. Zgłoszenia należy dokonać do własnego urzędu skarbowego, który odpowiedzialny jest za wprowadzenie aktualizacji danych do bazy polskich podatników VAT-UE.
Dlaczego sprawdzenie VAT UE jest ważne?
W przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów konieczne jest sprawdzenie kontrahenta unijnego ma miejsce w bazie VIES. Aby sprawdzić, czy faktycznie widnieje on jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE. Jest to niezbędne ze względu na prawo do zastosowania stawki VAT 0%.
Obniżoną stawkę VAT można bowiem stosować przy spełnieniu kilku warunków, jak potwierdzenie wywozu towarów do innego kraju UE, a także potwierdzenie, że nabywca jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (musi posiadać numer VAT UE spoza Polski).
Brak spełnienia powyższych warunków skutkować będzie koniecznością opodatkowania sprzedaży krajową stawką VAT.
Integracja systemu wFirma.pl z VIES
Warto zauważyć, że podczas wystawiania faktur sprzedaży w systemie wFirma.pl w ramach transakcji WDT lub wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, automatycznie nabywca sprawdzany jest w systemie VIES.
W celu wystawienia faktury wewnątrzwspólnotowej należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Podczas wystawiania faktury należy uzupełnić m.in. dane nabywcy z identyfikatorem VAT-UE oraz wybrać stawkę VAT „0% WDT” lub „nie podl. UE” (dla wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług). Przy zapisywaniu faktury system wFirma.pl automatycznie połączy się z bazą VIES, jeśli dany kontrahent nie będzie zarejestrowany do VAT-UE, to wyświetli komunikat: „Podany numer nie jest aktywnym numerem VAT w systemie VIES Komisji Europejskiej”.
