Jak ująć w księdze handlowej kaucje? Zasady rozliczeń podatkowych

W przypadku podatników dokonujących obrotu opakowaniami zwrotnymi pojawia się kwestia związana z prawidłową obsługą kaucji w dokumentacji finansowej. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów często zadają pytanie, jak ująć w księdze handlowej kaucje, aby zachować zgodność z aktualnymi przepisami podatkowymi.

Podatkowy status kaucji

W przypadku opłaconej przez podatnika kaucji pojawia się pytanie, czy tego rodzaju wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Wyjaśnijmy zatem, że zgodnie z ww. przepisem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
• został właściwie udokumentowany;
• wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Mając powyższe na uwadze, należy wskazać, że opakowania zwrotne są własnością dostawcy, a kaucja za nie stanowi u niego zabezpieczenie finansowe przed ich ewentualną utratą. Po oddaniu dostawcy tych opakowań podatnik otrzymuje zwrot uprzednio wpłaconej kaucji. Uiszczenie kaucji nie jest więc wydatkiem definitywnym, ponieważ kaucja ze swojej istoty ma charakter zwrotny.

Z drugiej strony warto też się zastanowić, czy pobrana kaucja może być zaliczona do kategorii przychodu podatkowego. W tym miejscu przypomnijmy, że zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, tj. pozarolniczej działalności gospodarczej, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Opakowania zwrotne nie są własnością odbiorcy, lecz stawiane są do jego dyspozycji. Nabywcy towarów płacą za nie kaucję, która z chwilą dostarczenia opakowania zwrotnego do przedsiębiorcy podlega zwrotowi. Dostawca (właściciel opakowania) nie wyzbywa się ich własności, lecz jedynie przekazuje na czas dokonania obrotu kontrahentowi. Kaucja nie jest jednak własnością otrzymującego, gdyż w przypadku przekazania opakowań producentowi, importerowi podlega zwrotowi.

Zatem należy stwierdzić, że otrzymane pieniądze, jeżeli nie stanowią zapłaty za wykonane świadczenie, nie są przychodami w rozumieniu ustawy podatkowej. Przysporzenia majątkowe, kwalifikowane jako przychody, muszą mieć charakter definitywny. Kaucja – zgodnie z definicją słownikową – to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. O tym, czy ma ona zostać zaliczona na poczet nieuregulowanych zobowiązań, czy ma być zwrócona kontrahentowi po wywiązaniu się przez niego ze zobowiązań, decydują postanowienia umowy.

Reasumując, zgodnie z powołanymi powyżej przepisami kaucja to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie jego niedopełnienia – jest opłatą o charakterze zwrotnym, a więc pozostaje neutralna podatkowo, tj. nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak ująć w księdze handlowej kaucje?

Jak wynika z treści art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Zasady prowadzenia księgi handlowej reguluje Rozporządzenia MF z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Kwoty zapłaconej kaucji nie ujmuje się w podatkowej księdze w kolumnach przeznaczonych do ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów. Można ją natomiast wykazać w kolumnie 19 „Uwagi”. Jak bowiem wynika z ust. 18 objaśnień do podatkowej księgi, kolumna ta może być także wykorzystywana m.in. do wpisywania obrotu opakowaniami zwrotnymi.

Inne skutki powstaną w sytuacji, gdy opakowania nie zostaną zwrócone. W takim przypadku utracona kaucja stanie się definitywnym kosztem i będzie zaliczona do kosztów podatkowych poprzez kolumnę nr 15 w KPiR „Pozostałe wydatki”.

Natomiast z punktu widzenia sprzedawcy zatrzymana kaucja będzie stanowić pozostałe przychody podlegające ujęciu w kolumnie nr 8 „Pozostałe przychody”.

W tym miejscu dodajmy też, że zgodnie z par. 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W konsekwencji dopiero zatrzymana/utracona kaucja wywołuje odpowiednie skutki, jeżeli chodzi o działalności gospodarczą. Tylko w takim przypadku przedsiębiorca rozpoznaje odpowiednio przychody lub koszty w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, co w dalszej kolejności powinno znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w KPiR.