Aby efektywniej realizować określone działania w projekcie finansowanym z Funduszy Europejskich co najmniej dwa podmioty mogą zawrzeć partnerstwo. Dzięki współpracy, wymianie doświadczeń oraz korzystaniu z potencjału finansowego, kadrowego i technicznego innych jednostek można osiągnąć znacznie więcej niż w pojedynkę. Należy jednak uważać na pewne zagrożenia. Realizując projekty partnerskie w Funduszach Europejskich w perspektywie finansowej na lata 2021–2027 należy pamiętać o określonych obowiązkach, które przybliżymy w niniejszym opracowaniu.
Projekty partnerskie w Funduszach Europejskich – w których aktach prawnych uregulowano ich realizację?
Obowiązki, które ustawodawca nakłada na podmioty chcące razem realizować projekt dofinansowany z Funduszy Europejskich, zostały wskazane w:
Ustawie z 28 kwietnia 2022 roku o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (dalej: ustawa wdrożeniowa), w której najważniejsze zagadnienia zawarto w:
art. 39 ust. 1 – w celu wspólnej realizacji projektu, w zakresie określonym przez instytucję zarządzającą krajowym programem albo instytucję zarządzającą regionalnym programem, może zostać utworzone partnerstwo przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt, zwany dalej „projektem partnerskim”, na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie,
art.39 ust. 4 – wybór partnera powinien zostać dokonywany przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,
art.39 ust. 9 – w którym określono wszystkie elementy składowe umowy partnerstwa lub porozumienia o partnerstwie,
Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
Podrozdział 3.8 Personel projektu pkt 15 – W ramach projektów partnerskich wzajemne zlecanie przez partnerów realizacji zadań przez personel projektu jest niedopuszczalne;
Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych poszczególnego programu krajowego lub regionalnego, w ramach którego będziemy ubiegać się o wsparcie – w opisie poszczególnych działań sprawdzimy, czy dopuszczalna jest realizacji projektu w partnerstwie;
Załącznikach do regulaminów wyboru projektów – bardzo często instytucja organizująca konkurs ułatwia zadanie podmiotom, które chcą realizować projekt wspólnie, poprzez udostępnienie dokumentu takiego jak Wzór minimalnego zakresu Umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021–2027.
Na osobną uwagę zasługują Wytyczne dotyczące realizacji zasady partnerstwa na lata 2021–2027. Może wydawać się, że to właśnie tutaj znajdziemy najwięcej przepisów dotyczących projektów partnerskich. Jest to natomiast dokument skierowany przede wszystkim do instytucji uczestniczących w realizacji programów na lata 2021–2027, a w szczególności programów Interreg 2021–2027 zarządzanych przez Rzeczpospolitą Polską. Dla beneficjenta, który chce realizować projekt partnerski, dokument ten będzie miał zatem marginalne znaczenie.
Jakie są najważniejsze obowiązki partnerów?
Partnerstwo można zdefiniować jako zaangażowanie się we wspólną realizację projektu co najmniej dwóch podmiotów wymienionych we wniosku o dofinansowanie, których udział jest uzasadniony i niezbędny, ponieważ może przyczynić się do osiągnięcia celów projektu w stopniu wyższym niż przy zaangażowaniu jedynie wnioskodawcy.
Należy zwrócić uwagę, że partner powinien być zaangażowany w realizację całego projektu, co w praktyce oznacza uczestnictwo na każdym etapie: począwszy od przygotowania wniosku o dofinansowanie aż do zakończenia całego projektu. Wspólna realizacja polega na tym, że partner wnosi zasoby techniczne, organizacyjne, finansowe oraz ludzkie, które zawsze powinny być adekwatne do powierzonych zadań.
Rozwijając art. 39 ust. 4 ustawy wdrożeniowej warto zwrócić uwagę, że partnerstwo musi zostać utworzone albo zainicjowane przed rozpoczęciem realizacji projektu. Nie jest to natomiast równoznaczne z wymogiem zawarcia umowy o partnerstwie lub porozumienia między wnioskodawcą, a partnerami przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Wszyscy partnerzy muszą być wskazani we wniosku imiennie. Co ważne, podczas realizacji projektu partnerskiego może dojść do zmiany partnera (w takim przypadku w pierwszej kolejności należy powiadomić instytucję przyznającą wsparcie i uzyskać pisemną akceptację takiego rozwiązania).
O czym zatem warto pamiętać, przystępując do projektu partnerskiego? Trzeba przede wszystkim wziąć pod uwagę że:
w każdym projekcie partnerskim musi być wskazany partner wiodący, którym może zostać wyłącznie podmiot o potencjale ekonomicznym, zapewniający prawidłową realizację projektu, który inicjuje taki projekt i jest jednocześnie jego beneficjentem,
szczegółowe zasady wyboru partnerów do projektu opisano w art.39 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, warto zatem zwrócić uwagę, że wybór partnerów spoza grona podmiotów zobowiązanych do stosowania Ustawy z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych musi mieć charakter otwarty i publiczny, a zatem podmiot dokonujący wyboru jest zobowiązany w szczególności do:
ogłoszenia otwartego naboru partnerów na swojej stronie internetowej wraz ze wskazaniem co najmniej 21-dniowego terminu na zgłaszanie się partnerów;
uwzględnienia przy wyborze partnerów zgodności działania z celami partnerstwa, deklarowanego wkładu w ich realizację oraz doświadczenia w realizacji projektów o podobnym charakterze;
podania do publicznej wiadomości na swojej stronie internetowej informacji o podmiotach wybranych do pełnienia funkcji partnera,
zadania realizowane przez poszczególnych partnerów projektu partnerskiego nie mogą polegać na oferowaniu towarów, świadczeniu usług lub wykonywaniu robót budowlanych na rzecz pozostałych partnerów,
partnerem w projekcie nie może zostać podmiot wykluczony z możliwości udzielania dofinansowania ze środków Unii Europejskiej.
Czy różni się partnerstwo w projekcie od podwykonawstwa?
Omawiając zasady realizacji projektu partnerskiego należy jednocześnie wskazać zasadnicze różnice między partnerstwem a podwykonawstwem. Wiemy już, że partnerstwo to zarówno wspólna realizacja, jak i zaangażowanie w projekt. Jeżeli zaś mówimy o podwykonawstwie, to mamy na myśli sytuację, w której określony podmiot wykonuje pracę na rzecz lidera lub partnera projektu, jeżeli taka sytuacja została przewidziane w projekcie (zlecanie zadań). Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że podwykonawca:
nie wnosi wkładu w planowanie projektu,
nie uczestniczy w zarządzaniu projektem,
powierzone zadanie realizuje w celu osiągnięcia zysku ekonomicznego, angażując w tym celu swoje środki,
nie partycypuje w ryzyku projektowym.
Jak widać, różnice między partnerstwem a podwykonawstwem są znaczące. Przede wszystkim podwykonawca ma wykonać określone zadanie w projekcie, które nie może być zrealizowane przez lidera lub partnera projektu (trzeba je po prostu zlecić na zewnątrz).
Jakie elementy musi zawierać porozumienie lub umowa partnerstwa?
Instytucje kontrolujące projekt unijny mogą zażądać do wglądu umowę partnerstwa. Tak jak wspomniano, wzór takiej umowy bardzo często jest publikowany jako załącznik do ogłaszanego konkursu i stanowi rozwinięcie art. 39 ust. 9 ustawy wdrożeniowej. Lider projektu oraz jego partnerzy podczas określania swojej roli muszą pamiętać o zapisaniu:
przedmiotu porozumienia albo umowy;
prawa i obowiązków stron;
zakresu i formy udziału poszczególnych partnerów w projekcie, w tym zakresu realizowanych przez nich zadań;
partnera wiodącego uprawnionego do reprezentowania pozostałych partnerów projektu;
sposobu przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu, umożliwiającego określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów;
sposobu postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron z porozumienia lub umowy.
Nie ulega wątpliwości, że realizacja projektu w partnerstwie niesie się ze sobą wiele korzyści. Wspólna praca, wymiana doświadczeń, angażowanie wspólnych zasobów technicznych i organizacyjnych mogą przyczynić się zarówno do powstania innowacyjnych pomysłów, jak i bardziej efektywnego realizowania poszczególnych zadań. Trzeba jednak pamiętać, że partnerstwo musi opierać się na pewnych zasadach, które przybliżyliśmy w artykule. Wszyscy partnerzy w projekcie są równorzędnymi podmiotami. Jeżeli zaś chodzi o podział odpowiedzialności, to w przypadku partnera wiodącego ma ona wymiar finansowy. Odpowiada on m.in. za podpisanie umowy, zabezpieczenie jej realizacji, realizację rzeczowo-finansową oraz składanie wniosków o płatność.
