Zarządzanie projektem i jego rozliczenie jest dużo trudniejsze niż opracowanie wniosku o dotację. Nie ma bowiem takiego projektu, którego realizacja będzie przebiegać dokładnie tak samo jak zaplanowaliśmy. Tylko zapewnienie kontroli nad realizacją projektu oraz odpowiednie reagowanie na sytuacje nieprzewidziane pozwoli rozliczyć uzyskane dofinansowanie. O czym zatem należy pamiętać, jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie projektem unijnym?
Czy warto wyznaczyć koordynatora projektu unijnego?
Bardzo często za realizację projektu unijnego odpowiada kilka, a nawet kilkanaście osób. W przypadku projektów miękkich (np. szkoleniowych) zdarza się, że w jedno zadanie zaangażowani są zarówno pracownicy przedsiębiorstwa, jak i podwykonawcy, którym zleca się określone czynności. Dlatego też bardzo ważne jest w trakcie realizacji projektu zapewnienie odpowiedniej koordynacji wszystkich podejmowanych działań. Najlepiej zrobi to osoba znająca założenia projektu oraz przepisy, wytyczne, rozporządzenia związane z wdrażaniem środków unijnych. Do zadań koordynatora projektu należy m.in.:
- tworzenie wniosków o płatność (częściową i końcową);
- zarządzanie zespołem projektowym;
- tworzenie aktualizacji wniosku;
- kontrola realizacji wskaźników;
- odpowiednie dokumentowanie działań podejmowanych w ramach projektu;
- bieżąca wymiana informacji z instytucją udzielająca wsparcia na temat postępów w realizacji projektu.
Można więc powiedzieć, że koordynator będzie odpowiadał za cały cykl życia projektu: od fazy planowania poprzez realizację aż do zamknięcia, oceny i ewaluacji. Warto wspomnieć o tym na początku, gdyż naszym zdaniem odpowiednie zarządzanie projektem rozpoczyna się od powierzenia koordynacji projektem odpowiedniej osobie. Poza fachową wiedzą na temat Funduszy Europejskich koordynator powinien posiadać również predyspozycje do zarządzania zespołem projektowym.
Co określa umowa o dofinansowanie projektu?
Szczegółowe zasady realizacji projektu unijnego określa umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami. Należy zwrócić uwagę, że są to dokumenty bardzo obszerne, które na dodatek odwołują się do innych przepisów prawa krajowego i wspólnotowego. Nie ulega wątpliwości, że skuteczna realizacja projektu unijnego jest możliwa wyłącznie wtedy, gdy przedsiębiorca zapoznał się z prawami i obowiązkami, które nakłada na niego umowa o dofinansowanie projektu. Do najważniejszych z nich zaliczamy:
- ogólne warunki realizacji projektu;
- zasady kwalifikowalności wydatków;
- zasady monitorowania projektu i ewaluacji;
- obowiązki informacyjne i promocyjne dotyczące wsparcia z Unii Europejskiej;
- zasady kontroli, audytu oraz przechowywania dokumentów;
- zasady wstrzymania wypłaty dofinansowania;
- możliwości dokonywania zmian w umowie;
- zasady komunikacji stron (beneficjent – instytucja udzielająca dotacji).
W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że osiągnięcie określonych we wniosku o dofinansowanie celów oraz wskaźników będzie wynikało z rzetelnego wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy.
W jaki sposób dokonywane są płatności?
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że dla realizacji projektu unijnego powinien zostać założony odrębny rachunek bankowy. Instytucja przekazuje dofinansowanie na podstawie wniosku o płatności, który składany jest zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem. Co w sytuacji, gdy zmianie ulegnie zakres projektu, a co za tym idzie kwota wydatków kwalifikowalnych?
Wówczas dochodzi do zmiany kwoty przyznanego dofinansowania, na co musi wyrazić zgodę instytucja udzielająca wsparcia. Poza sytuacją, gdy projekt rozliczany jest za pomocą metod uproszczonych (kwoty ryczałtowe, stawki jednostkowe), beneficjent powinien posiadać wszelkie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: dokumenty księgowe, protokoły odbioru robót, kart pracy pracowników itp. Co ważne, brak poniesienia wydatków (w danym okresie sprawozdawczym) nie zwalnia beneficjenta z obowiązku składania wniosków o płatność wraz z wypełnioną częścią sprawozdawczą, która opisuje przebieg realizacji projektu oraz osiągnięte wskaźniki. Co do zasady wnioski o płatność powinny być składane nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
Poza wyodrębnionym rachunkiem bankowym beneficjent zobowiązany jest również do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków projektów. Umożliwi to w sposób przejrzysty i rzetelny identyfikowanie poszczególnych operacji związanych z projektem. Jak sam nazwa wskazuje, rozliczanie wydatków za pomocą uproszczonych metod nakłada na beneficjenta mniejszą liczbę obowiązków. W tym wypadku pozytywna weryfikacja części sprawozdawczej wniosku o płatność stanowi podstawę wypłaty dofinansowania. Projekt zostaje uznany za zakończony pod warunkiem zrealizowania zakresu rzeczowego i finansowego (wówczas następuje płatność końcowa).
Jakie są najważniejsze zasady kwalifikowalności wydatków?
Umowa o dofinansowanie określa, w jakich terminach można dokonywać wydatków (okres kwalifikowalności wydatków). Należy jednak pamiętać, że nie każdy wydatek poniesiony w związku z realizacją projektu może zostać uznany za kwalifikowany. Na pewno w nowej perspektywie finansowej, aby sprawnie zarządzać projektem, niezbędna będzie znajomość Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej 18 listopada 2022 roku. O kwalifikowalności decyduje również to, czy zakup usługi, dostawy został dokonany zgodnie z obowiązującymi przepisami lub procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może skończyć się obniżeniem, a nawet cofnięciem przyznanej dotacji. W przypadku otrzymania zaliczki na poczet realizacji projektu termin oraz tryb jej rozliczania również określa umowa.
Na czym polega monitorowanie realizacji projektu?
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z zewnętrznych źródeł finansowania inwestycji (dotacji), zobowiązani są do monitorowania projektu oraz osiągnięcia założonych wskaźników. Wszelkie zagrożenia oraz nieprawidłowości powinny być niezwłocznie zgłaszane do instytucji, która udzieliła wsparcia. Beneficjent ma obowiązek informować o przebiegu realizacji projektu, składając regularnie wnioski o płatność (co najmniej raz na 6 miesięcy), Nawet jeżeli w danym okresie nie były ponoszone żadne wydatki, należy poinformować instytucję o postępie rzeczowym i realizacji wskaźników. Jeżeli mowa o monitorowaniu projektu, to nie można zapominać o przestrzeganiu zasad horyzontalnych oraz polityk Unii Europejskiej. Warto również wspomnieć, że jeżeli instytucja stwierdzi, iż cel projektu został osiągnięty, ale beneficjentowi nie udało się osiągnąć wskaźników określonych w umowie, może dojść do sytuacji zmniejszenia dofinansowania proporcjonalnie do stopnia nieosiągnięcia wskaźników. Uczestnicząc w ankietach i wywiadach, przedsiębiorcy udostępniają informacje, które są konieczne do ewaluacji projektu.
Jakie obowiązki informacyjne i komunikacyjne ciążą na beneficjencie?
Beneficjent jest zobowiązany do informowania społeczeństwa, że projekt, który realizuje, jest dofinansowany przez Unię Europejską. Do obowiązków informacyjnych i promocyjnych zaliczamy m.in.:
- umieszczanie w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej oraz znaku Unii Europejskiej na dokumentach, materiałach, sprzęcie, produktach związanych z realizacją projektu;
- umieszczenie w miejscu realizacji projektu tablicy informacyjnej (projekty powyżej 500 000 euro) lub plakatu w formacie A3 (zazwyczaj projekty miękkie – szkoleniowe);
- umieszczanie opisu projektu na stronie internetowej beneficjenta.
To oczywiście tylko kilka najważniejszych przykładów. Beneficjent musi mieć również świadomość, że podpisując umowę o dofinansowanie, jednocześnie wyraża zgodę na umieszczanie swoich danych w publikowanym przez instytucje wykazie projektów.
Jak przebiega kontrola i audyt projektu unijnego?
Kontrola i audyt to kolejne elementy, które pojawiają się w trakcie realizacji projektu. Osoba zarządzająca projektem unijnym musi być gotowa na:
- zapewnienie kontrolującym wstępu do pomieszczeń i na teren, gdzie jest realizowany projekt, oraz umożliwienie oględzin środków trwałych zakupionych w ramach projektu;
- udostępnienie dokumentów związanych z projektem;
- udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w trakcie kontroli;
- umożliwienie instytucjom kontrolującym wykonywanie fotografii, filmów lub rejestracji dźwięków podczas kontroli;
- wypełnienie zaleceń pokontrolnych w zakresie i terminie wskazanym w protokole.
Niewykonanie chociażby jednego z obowiązków traktowane jest jako utrudnianie kontroli.
Zarządzanie projektem unijnym to proces złożony. W opracowaniu przedstawiono najważniejsze obowiązki, które ciążą na beneficjencie w trakcie realizacji projektu, czyli m.in.: bieżąca kontrola nad realizacją zadań, dokonywanie płatności zgodnie z procedurami, monitorowanie postępu rzeczowego i finansowego oraz przestrzeganie obowiązków informacyjnych i promocyjnych. Warto o tym pamiętać, gdyż umowa o dofinansowanie zawiera cały katalog przesłanek, które mogą doprowadzić do wstrzymania wypłaty dofinansowania lub rozwiązania umowy.
