Przedsiębiorcy otrzymujący refundację kosztów adaptacji lokalu na potrzeby firmowe muszą dokładnie przeanalizować skutki podatkowe tego zdarzenia. Prawidłowe rozliczenie otrzymanych środków zależy od źródła ich pochodzenia oraz celu, na jaki zostały przeznaczone, co bezpośrednio wpływa na obowiązki w podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czym jest refundacja kosztów adaptacji lokalu na potrzeby firmowe?
Refundacja kosztów adaptacji lokalu na potrzeby firmowe to – najprościej rzecz ujmując – zwrot wydatków poniesionych na dostosowanie własnego lub wynajmowanego lokalu użytkowego do różnych wymogów w prowadzonej działalności gospodarczej.
Koniecznością poniesienia kosztów adaptacji lokalu firmowego może być specyfika branży, np. nowy standard aranżacji wnętrza w salonach fryzjerskich danej marki.
Do innych przyczyn poniesienia kosztów adaptacji lokalu firmowego można zaliczyć wymóg stawiany zarówno przez najemców tych lokali, jak i administrację państwową, np. Sanepid.
Refundacja kosztów adaptacji lokalu użytkowego przedsiębiorca najczęściej otrzymuje w formie dofinansowania pochodzącego od państwowych podmiotów zajmujących się rozdzieleniem środków przeznaczonych na te cele. Co więcej, może pochodzić również np. od wynajmującego.
Jakie skutki podatkowe wywołuje otrzymanie takiej refundacji?
Obowiązek opodatkowania przychodu z działalności gospodarczej
Według art. 14 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) przychodami z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu:
- wartości zwróconych towarów,
- udzielonych bonifikat,
- skont,
- podatku VAT (u czynnych podatników VAT).
Opodatkowanie przychodu z działalności musi nastąpić w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania, w tym częściowego, usługi, niepóźniej niż w dniu:
- wystawienia faktury,
- uregulowania należności.
Czy otrzymanie refundacji kosztów na adaptację lokalu firmowego stanowi przychód z działalności podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym PIT?
Otrzymanie dotacji a przychód z działalności
Jak już wspomniano, otrzymana refundacja kosztów na adaptację lokalu firmowego może pochodzić od różnych podmiotów (podatników). Stanowi ona przychód z działalności gospodarczej.
Podkreślenia jednak wymaga, że w niektórych przypadkach przychód ten będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych PIT, a w innych korzystać ze zwolnienia z tego podatku.
Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT przychodem z działalności gospodarczej są również dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo, jako zwrot wydatków. Nie dotyczy to sytuacji, w której przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.
Zwolnienie z opodatkowania PIT a refundacja kosztów adaptacji lokalu na potrzeby firmowe
Natomiast wolne od podatku dochodowego są m.in.:
- dotacje z budżetu państwa otrzymane na dofinansowanie przedsięwzięć realizowanych w ramach Specjalnego Przedakcesyjnego Programu na Rzecz Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich (SAPARD),
- dotacje otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
- świadczenia, w szczególności dotacje oraz kwoty umorzonych pożyczek, otrzymane ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej lub wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej, na przygotowanie dokumentacji oraz realizację przedsięwzięcia, w tym otrzymane ze środków udostępnionych bankom,
- dofinansowanie otrzymane z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej,
- pozostałe.
Dofinansowaniem z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej podatnik może pokryć wydatki na adaptację lokalu firmowego:
- własnego,
- najmowanego (przy uzyskaniu zgody właściciela na adaptację).
Należy jednak pamiętać o skutkach podatkowych co do poniesionych wydatków zrefinansowanych przez urząd pracy.
Warto więc na chwilę zatrzymać się przy dofinansowaniu z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej skierowanym do bezrobotnego albo do absolwenta centrum integracji społecznej lub klubu integracji społecznej, albo do poszukującego pracy niezatrudnionego i niewykonującego innej pracy zarobkowej opiekuna osoby z niepełnosprawnością.
Skoro przychód z tego dofinansowania jest zwolniony z opodatkowania PIT, to czy wydatki z niego sfinansowane nie stanowią kosztów uzyskania przychodów?
Należy zaznaczyć, iż w przypadku wspomnianej dotacji z urzędu pracy wydatki z niej sfinansowane zakwalifikowane jako:
- remont lokalu firmowego – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów,
- ulepszenie lokalu firmowego – nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów – poprzez ujmowane odpisy amortyzacyjne.
Remont albo ulepszenie lokalu firmowego może dotyczyć lokalu, który jest własnością podatnika albo jest przez niego wynajmowany.
Jakie skutki podatkowe wywołuje refundacja kosztów adaptacji lokalu na potrzeby firmowe?
Wielokrotnie zdarzają się sytuacje, iż najemca chce dostosować użytkowany lokal usługowy na swoje potrzeby w prowadzonej działalności gospodarczej.
Wynajmujący zazwyczaj zwraca najemcy całość lub część wydatków na adaptację, choć zdarza się też, że wcale nie pokrywa tych kosztów.
Jeżeli najemca poniósł wydatki na adaptację lokalu firmowego i otrzymał od wynajmującego ich pełny zwrot, nie zalicza tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie otrzymana kwota refundacji nie stanowi dla najemcy przychodu z działalności gospodarczej na podstawie art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT.
Jeżeli wynajmujący zwraca najemcy tylko część wydatków na adaptację lokalu firmowego, wówczas nieprzejęta przez niego kwota – pokryta wyłącznie ze środków najemcy – stanowi dla najemcy koszt uzyskania przychodów.
Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2026 roku (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.681.2025.1.PK), w której stwierdził, iż:
Jak wskazano we wniosku, Spółka zamierza zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego, niemieszkalnego, który to lokal będzie wykorzystywany przez Spółkę na cele biurowo-magazynowe na okres 10 lat, pokrywając część kosztów przeprowadzenia prac adaptacyjno-wykończeniowych (fit-out).
Prace te będą obejmować m.in. postawienie lekkich ścianek działowych, montaż stolarki drzwiowej, prace instalacyjno-montażowe.
Rozliczenie kosztów fit-out pomiędzy Wynajmującym a Najemcą ma nastąpić poprzez wystawienie faktury zaliczkowej przez Wynajmującego dla Najemcy na różnicę kosztów pomiędzy przeznaczonym budżetem a przewidywanymi kosztami dostosowania lokalu zgodnie z kosztorysem i umową najmu, a po wykonaniu prac i odbiorze lokalu wystawieniu faktury rozliczeniowej.
Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że wykonanie prac tzw. fit-out wtórnego jest warunkiem zawarcia umowy najmu lokalu, który to lokal będzie wykorzystywany przez Spółkę na cele biurowo-magazynowe.
Tym samym Państwa stanowisko, zgodnie z którym wydatki ponoszone przez Spółkę na realizację Prac Fit-out, stanowią koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodem, należało uznać za prawidłowe.
Niemniej ww. wydatki wbrew Państwa twierdzeniu, winny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia, a nie proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, tj. proporcjonalnie do okresu danej umowy najmu/długości minimalnego zakładanego okresu danej umowy najmu.
Powyższe potwierdzają także inne liczne interpretacja indywidualne Dyrektora Informacji Skarbowej, np.:
- z 5 listopada 2025 roku (sygn. 0114- KDIP2-1.4010.554.2025.2.KW),
- z 6 maja 2026 roku (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.71.2026.1.EWJ),
- z 9 stycznia 2025 roku (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.237.2019.10.SM),
- z 19 września 2025 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.592.2025.1.AWO).
Na koniec warto przypomnieć, iż powyższe zasady dotyczą refundacji kosztów adaptacji lokalu firmowego otrzymanej przez najemcę od wynajmującego w związku z poniesieniem kosztów adaptacji tego lokalu zakwalifikowanych jako:
- remont lokalu firmowego,
- ulepszenie lokalu firmowego – inwestycja w obcym środku trwałym.
Można zatem zauważyć, że podatkowe rozliczenie refundacji kosztów adaptacji lokalu firmowego zależy od jej rodzaju oraz od podmiotu, od którego pochodzi.
