Poradnik Przedsiębiorcy

Podróż służbowa członka zarządu niebędącego pracownikiem a wydatki z nią związane

Pełnienie funkcji członka zarządu w spółkach kapitałowych związane jest z licznymi obowiązkami. Z bogatego katalogu można wyróżnić odbywanie podróży służbowych w celach związanych z działalnością spółek. W tym kontekście pojawia się pytanie jak podróż służbowa członka zarządu powinna zostać rozliczona zarówno z perspektywy spółki, jak i samego członka zarządu.

Członek zarządu niebędący pracownikiem

Osoba fizyczna może piastować funkcję członka zarządu w oparciu o różną podstawę prawną. Może to być zarówno umowa o pracę, umowa cywilnoprawna czy też akt powołania. W tym ostatnim przypadku członek zarządu nie jest uznawany za pracownika. Pomimo tego faktu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w stosunku do takich osób stosować reguły dotyczące pracowników.

Jak bowiem wynika z art. 775 Kodeksu pracy podróż służbowa polega na realizowaniu przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. W przypadku podróży służbowej pracodawca ma obowiązek pokryć wszelkie należności poniesione przez pracownika. Zasady zwrotu kosztów określone są w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę albo w rozporządzeniu dotyczącym rozliczania podróży służbowej. Opisane reguły można także stosować do osób, które nie są związane stosunkiem pracy. W takiej sytuacji podróż służbowa członka zarządu powinna zostać rozliczona na zasadach określonych w statusie spółki lub stosownej uchwale.

Podróż służbowa członka zarządu - zasady rozliczenia

Wszelkie kwestie związane z prawidłowym rozliczeniem podróży służbowej pracownika uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W oparciu o ten akt osoby odbywające podróż służbową mogą otrzymywać diety.

Zgodnie z przepisami ustawy PIT wartość otrzymanych przez członka zarządu diet w związku z odbytą podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia od podatku. Wynika to z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT. Przepis ten podaje, iż zwalnia się od podatku dochodowego diety i inne należności za czas:

  1. podróży służbowej pracownika,

  2. podróży osoby niebędącej pracownikiem,

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Skoro powyższy przepis odnosi się również do osób niebędących pracownikami, to otrzymana przez członka zarządu, pełniącego swoją funkcję na podstawie powołania, dieta w wysokości nieprzekraczającej diety wskazanej w ww. rozporządzeniu korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego. Natomiast nadwyżka ponad wartość diety będzie podlegała opodatkowaniu.

Podróż służbowa członka zarządu - wydatki w kosztach spółki

Pozostaje jeszcze do wyjaśnienia, w jaki sposób należy rozliczyć wydatki na podróż służbową członka zarządu w kosztach spółki. Należy w tym zakresie przywołać kilka ważnych przepisów. Przede wszystkim trzeba odnieść się do ogólnej definicji kosztów podatkowych spółek handlowych. Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy CIT do kosztów uzyskania przychodów zalicza się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które ponadto nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w oparciu o katalog zawarty w art. 16 ustawy.

W świetle powyższej definicji należy stwierdzić, że wypłacone członkom zarządu diety z tytułu podróży służbowych związanych z działalnością spółki będą stanowiły koszt uzyskania przychodu również w przypadku, gdy członkowie zarządu będą pełnić funkcje na podstawie aktu powołania.

W kontekście kosztów uzyskania przychodów bardzo ważne jest prawidłowe ustalenie zasad wypłacania diet za podróż służbową. Organy podatkowe stoją bowiem na stanowisku, iż prawo do ujęcia w kosztach podatkowych tego typu wydatków możliwe jest pod warunkiem istnienia odpowiedniej podstawy wypłaty diet. Jak zauważył Dyrektor Izby Skarbowej w Gdańsku w piśmie z 26 października 2005 r., nr BI/4218-0020/05: Kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że prezesa zarządu ze spółką nie łączy stosunek pracy, a jedynie tak zwany stosunek organizacyjny, wynikający z powołania uchwałą zgromadzenia wspólników, zaś prawo do zwrotu diet i innych kosztów podróży nie wynika z postanowień umowy spółki. Zatem skoro brak jest podstaw prawnych do wypłaty prezesowi zarządu diet oraz zwrotu mu kosztów podróży, to nie ma też podstaw do zaliczenia poniesionych przez spółkę z tego tytułu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W kontekście zarzutów spółki należy zatem stwierdzić, że o uznaniu za koszty uzyskania przychodów wydatków dotyczących wypłaty diet i zwrotu kosztów podróży prezesowi zarządu spółki mogłyby przesądzać przesłanki obiektywnie istniejącego związku przyczynowego, wynikające z interpretacji powołanego art. 15 ust. 1 ustawy jedynie w sytuacji, jeżeli prezes zarządu byłby uprawniony do ich otrzymania na podstawie odrębnych przepisów (regulaminów, statutów, umowy spółki).

Podsumowując powyższe rozważania, w celu prawidłowego rozliczenia wydatków na podróż służbową członka zarządu niebędącego pracownikiem warto ustalić zasady wypłaty diet w akcie wewnątrzzakładowym spółki. Zwrot wydatków do wartości określonej w rozporządzeniu jest zwolniona od podatku po stronie członka zarządu. Dodatkowo poprawnie wykazany związek przyczynowo skutkowy pomiędzy podróżą a działalnością spółki pozwala na ujęcie takiego wydatku w kosztach podatkowych.