Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca w 2026 roku. Kwestię tę reguluje Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 roku o charakterystyce energetycznej budynków. Z perspektywy firmy prowadzącej działalność w biurze, magazynie czy zakładzie produkcyjnym, przepisy te oznaczają pełne obowiązki informacyjne oraz ryzyko kar za ich niedopełnienie.
Kiedy świadectwo charakterystyki energetycznej jest wymagane w firmie?
Ustawodawca już w przepisach ogólnych zakreśla cztery zasadnicze obszary regulacji: zasady sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej, zasady kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji w budynkach, zasady prowadzenia centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków oraz sposób opracowania krajowego planu działań mającego na celu zwiększenie liczby budynków o niskim zużyciu energii. Dla właściciela nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej kluczowe znaczenie mają dwa pierwsze obszary, ponieważ to one rodzą bezpośrednie, okresowe obowiązki o charakterze publicznoprawnym, których zaniechanie uruchamia odpowiedzialność wykroczeniową.
Istotne jest, aby rozróżnić pojęcia, którymi posługuje się ustawa. Przez budynek rozumie się budynek w rozumieniu ustawy – Prawo budowlane, przez część budynku – zespół pomieszczeń o jednakowym przeznaczeniu przewidzianych do odrębnego użytkowania, w szczególności lokal użytkowy, a charakterystyka energetyczna to zbiór danych i wskaźników określających całkowite zapotrzebowanie na energię niezbędną do użytkowania budynku zgodnie z przeznaczeniem. Konsekwentne stosowanie tej siatki pojęciowej ma znaczenie praktyczne – właściciel firmowego lokalu w budynku wielolokalowym podlega innemu reżimowi niż właściciel całego budynku, przy czym obowiązki kontrolne dotyczą zasadniczo budynku jako całości.
Obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej w działalności gospodarczej
Zasadniczy obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej powstaje w trzech sytuacjach transakcyjnych: przy zbyciu budynku lub części budynku na podstawie umowy sprzedaży, przy zbyciu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu oraz w przypadku wynajmowania. Oznacza to, że przedsiębiorca, który sprzedaje nieruchomość komercyjną bądź oddaje ją w najem innemu podmiotowi, jest zobowiązany zapewnić sporządzenie świadectwa.
Ustawa przewiduje enumeratywne wyłączenia – obowiązki sporządzenia świadectwa nie dotyczą m.in. budynków podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków, używanych jako miejsce kultu i do działalności religijnej, budynków przemysłowych oraz gospodarczych niewyposażonych w instalacje zużywające energię z wyłączeniem oświetlenia wbudowanego, budynków mieszkalnych użytkowanych nie dłużej niż 4 miesiące w roku, wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m², a także budynków gospodarstw rolnych o wskaźniku EP nie wyższym niż 50 kWh/(m²·rok).
Przekazanie świadectwa przy zbyciu i najmie – obowiązek właściciela
Szczególną uwagę należy poświęcić instytucji uregulowanej w przepisie o obowiązku przekazania świadectwa nabywcy lub najemcy. Właściciel lub zarządca budynku bądź części budynku przekazuje nabywcy świadectwo przy sporządzaniu aktu notarialnego umowy zbycia prawa własności albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, a najemcy – kopię świadectwa przekazanego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej przy zawarciu umowy najmu. Przepis ten ma charakter bezwzględnie wiążący – nabywca ani najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania odpowiednio świadectwa, jego kopii albo wydruku. Klauzule umowne przewidujące takie zrzeczenie są bezskuteczne, a ich zamieszczenie w umowie najmu lokalu biurowego nie uchyla ustawowego obowiązku wynajmującego.
Świadectwo jest ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia, a przed upływem tego terminu traci ważność, jeżeli w wyniku przeprowadzonych robót budowlano-instalacyjnych uległa zmianie charakterystyka energetyczna budynku lub części budynku. Termin 10-letni biegnie od dnia sporządzenia, nie zaś od dnia oddania budynku do użytkowania – co ma istotne znaczenie dla ustalenia, czy posiadane przez przedsiębiorcę świadectwo, sporządzone przykładowo w 2017 roku, nadal stanowi skuteczny dokument w obrocie.
Obowiązek poddania budynku kontroli systemu ogrzewania i klimatyzacji
Drugim filarem obowiązków właściciela bądź zarządcy budynku jest obowiązek poddawania budynków w czasie ich użytkowania okresowej kontroli w zakresie systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji. Kontrola ta polega na sprawdzeniu stanu technicznego systemu ogrzewania z uwzględnieniem efektywności energetycznej źródeł ciepła oraz dostosowania ich mocy do potrzeb użytkowych. Ustawodawca zróżnicował częstotliwość kontroli w zależności od rodzaju źródła ciepła i jego nominalnej mocy cieplnej. Dla kotłów o nominalnej mocy cieplnej od 20 kW do 100 kW kontrola przeprowadzana jest co najmniej raz na 5 lat, dla kotłów opalanych paliwem ciekłym lub stałym o nominalnej mocy cieplnej większej niż 100 kW – co najmniej raz na 2 lata, dla kotłów opalanych gazem o nominalnej mocy cieplnej większej niż 100 kW – co najmniej raz na 4 lata, a dla źródeł ciepła niewymienionych oraz dostępnych części systemu ogrzewania lub połączonego systemu ogrzewania i wentylacji o sumarycznej nominalnej mocy cieplnej większej niż 70 kW – co najmniej raz na 3 lata.
W odniesieniu do systemów klimatyzacji częstotliwość kontroli jest jednolita i wynosi co najmniej raz na 5 lat dla dostępnych części systemu klimatyzacji o nominalnej mocy chłodniczej większej niż 12 kW oraz dla połączonego systemu klimatyzacji i wentylacji o sumarycznej nominalnej mocy chłodniczej większej niż 70 kW.
Z obowiązku kontroli zwolnione są budynki wyposażone w zaawansowane systemy automatyki i sterowania. W odniesieniu do budynków niemieszkalnych – a więc typowej kategorii obiektów wykorzystywanych w działalności gospodarczej – zwolnienie dotyczy budynków wyposażonych w systemy automatyki i sterowania umożliwiające stałe monitorowanie, rejestrowanie, analizowanie i dostosowywanie zużycia energii, analizę porównawczą efektywności energetycznej, wykrywanie utraty efektywności poszczególnych systemów oraz informowanie właściciela lub zarządcy o możliwościach poprawy efektywności energetycznej, a także komunikację i interoperacyjność z połączonymi systemami.
Dodatkowo z kontroli zwolnione są budynki wyposażone w systemy techniczne objęte umową o poprawę efektywności energetycznej, o której mowa w ustawie o efektywności energetycznej, albo obsługiwane przez operatora urządzeń lub sieci podlegające monitorowaniu wyników przez tego operatora. Powyższe wyłączenia mają istotne znaczenie dla przedsiębiorców inwestujących w systemy BMS (building management system), które, jeżeli spełniają kryteria ustawowe, de facto uwalniają od obowiązku okresowych kontroli.
Podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia kontroli jest wyłącznie osoba wpisana do odpowiedniego wykazu, prowadzonego w ramach centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków, mająca uprawnienia budowlane w specjalności instalacyjnej albo kwalifikacje wymagane przy wykonywaniu dozoru nad eksploatacją urządzeń wytwarzających, przetwarzających, przesyłających i zużywających ciepło oraz innych urządzeń energetycznych.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność logistyczną jest właścicielem centrum magazynowo-biurowego o powierzchni użytkowej 8400 m², wyposażonego w kocioł gazowy o nominalnej mocy cieplnej 280 kW oraz w system klimatyzacji o sumarycznej nominalnej mocy chłodniczej 95 kW obsługujący część biurową; ostatnia kontrola systemu ogrzewania została udokumentowana protokołem z kwietnia 2021 roku, ostatnia kontrola systemu klimatyzacji – protokołem z czerwca 2020 roku, natomiast w marcu 2026 roku spółka zawiera umowę najmu części powierzchni biurowej z instytucją finansową, przy czym zarząd nie przekazuje najemcy kopii aktualnego świadectwa charakterystyki energetycznej, powołując się na postanowienie umowne, w którym najemca „zrzeka się” prawa do otrzymania tego dokumentu. Czy w przedstawionym stanie faktycznym członek zarządu działający w imieniu spółki ponosi odpowiedzialność wykroczeniową i w jakim zakresie zaniechania spółki są relewantne w świetle ustawy o charakterystyce energetycznej budynków? Zaniechanie przekazania kopii świadectwa najemcy wyczerpuje znamiona wykroczenia stypizowanego w rozdziale o przepisach karnych, a klauzula umowna o zrzeczeniu się tego prawa jest bezskuteczna, gdyż najemca nie może się go zrzec; jednocześnie upłynęły już ustawowe terminy obligatoryjnej kontroli systemu ogrzewania (dla kotła gazowego o nominalnej mocy cieplnej większej niż 100 kW kontrola powinna być przeprowadzana co najmniej raz na 4 lata) oraz systemu klimatyzacji (co najmniej raz na 5 lat). W konsekwencji członek zarządu działający w imieniu spółki podlega karze grzywny zarówno za zaniechanie przekazania świadectwa, jak i za zaniechanie poddania budynku okresowej kontroli, przy czym stan bezprawny ma charakter trwały i jego skutki uruchamiają również ryzyko roszczeń ze strony najemcy w razie stwierdzenia wad energetycznych budynku.
Katalog zachowań bezprawnych i ich sankcjonowanie
Karze grzywny podlega ten, kto sporządza świadectwo charakterystyki energetycznej, nie spełniając wymagań ustawowych lub nie będąc wpisanym do właściwego wykazu, kto sporządza i przekazuje jako świadectwo dokument sporządzony niezgodnie z wymogiem wygenerowania go z systemu teleinformatycznego, kto nie wykonuje obowiązku przekazania świadectwa nabywcy lub najemcy, kto nie wykonuje obowiązku ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej albo przechowywania dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia świadectwa, kto nie wykonuje obowiązku poddania budynku okresowej kontroli systemu ogrzewania lub systemu klimatyzacji, kto dokonuje kontroli, nie spełniając wymagań kwalifikacyjnych lub nie będąc wpisanym do właściwego wykazu, a także ten, kto sporządza i przekazuje jako protokół dokument sporządzony niezgodnie z wymogiem wygenerowania go z systemu teleinformatycznego.
Tej samej karze podlega ten, kto dopuszcza się czynu polegającego na zaniechaniu przekazania świadectwa albo zaniechaniu poddania budynku kontroli, działając w imieniu osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Ostatnia z przytoczonych konstrukcji ma fundamentalne znaczenie dla praktyki korporacyjnej. Oznacza bowiem, że członek zarządu spółki kapitałowej, prokurent, pełnomocnik czy zarządca nieruchomości działający w imieniu przedsiębiorcy ponoszą osobistą odpowiedzialność wykroczeniową za niezapewnienie wykonania obowiązku przekazania świadectwa lub poddania budynku kontroli.
Odpowiedzialność ta nie wyłącza odpowiedzialności samego przedsiębiorcy jako właściciela w zakresie, w jakim można mu przypisać osobiste sprawstwo, a w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w istocie zlewa się z nią w jeden czyn.
Orzekanie w sprawach o te wykroczenia następuje na podstawie przepisów ustawy – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Oznacza to, że postępowanie toczy się przed sądem rejonowym, w trybie zwyczajnym bądź nakazowym, a wysokość grzywny – z uwagi na brak szczególnej regulacji materialnoprawnej w samej ustawie o charakterystyce energetycznej budynków – ustalana jest na podstawie zasad ogólnych Kodeksu wykroczeń. Zgodnie z obowiązującymi w 2026 roku regułami kw grzywnę wymierza się w granicach od 20 do 5000 zł, chyba że ustawa stanowi inaczej; w postępowaniu mandatowym funkcjonariusz uprawniony do nakładania grzywny w drodze mandatu karnego może orzec karę do 500 zł, a w przypadku zbiegu wykroczeń do 1000 zł. W postępowaniu sądowym sąd bierze pod uwagę stopień społecznej szkodliwości czynu, rodzaj i rozmiar naruszonego dobra prawnego, stopień winy sprawcy oraz jego warunki osobiste i majątkowe, co w praktyce prowadzi do znacznych różnic w wysokości grzywien wymierzanych przedsiębiorcom – w szczególności, gdy przedmiotem oceny jest wielokrotne, systemowe zaniechanie wykonania obowiązków kontrolnych w odniesieniu do rozbudowanego portfela nieruchomości komercyjnych.
Warto w tym kontekście zasygnalizować, że czyn polegający na niewykonaniu obowiązku poddania budynku okresowej kontroli ma charakter trwały – stan bezprawny utrzymuje się tak długo, jak długo upływający termin kontroli nie został zrealizowany. Przedawnienie karalności rozpoczyna zatem bieg od chwili, w której stan bezprawny ustał, co w praktyce oznacza, że samo upływanie kolejnych lat nie chroni zaniedbującego obowiązek właściciela przed odpowiedzialnością, jeżeli nie doszło do przeprowadzenia kontroli.
